במאמר הבא נסקור בקצרה את חובתם של נותני שירותים בישראל לנהל ספרי הזמנות ואת הסיבות לכך שהם מעדיפים לעשות זאת בצורה ממוחשבת.
ע"פ הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), 1973 ותקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), 1976, נותני שירותים מחוייבים לנהל ספרי הזמנות.
מה חייב להכיל ספר הזמנות? לשון החוק אומרת כך:
(א) ספר הזמנות יהיה ספר כרוך.
(ב) בספר ההזמנות יירשמו
(1) מספר סידורי של ההזמנה
(2) תאריך קבלת ההזמנה
(3) שם המזמין ומענו. היה מענו של הלקוח ידוע לנישום אין חובה לציינו
(4) תיאור הטובין או השירות שהוזמנו, או ציון המפרט את התעוד שבו נכלל התיאור האמור.
במילים אחרות, ספר הזמנות הוא מחברת, בה על נותן השירות לרשום לגבי כל הזמנה את המספר הקטלוגי שלה, את התיאור שלה, את התאריך שלה, את שם המזמין ואת כתובתו.
בנוסף, המדינה מאשרת לתוכנות מחשב מסויימות לתפקד כ"ספר כרוך" לצורך העניין, ולנהל ספר הזמנות ממוחשב. תוכנות המאפשרות ניהול ספר הזמנות ממוחשב, יהיו לרוב תוכנות להפקת חשבוניות וקבלות באינטרנט, כגון "קלטקס" הזולה והיעילה, "חשבשבת" ו"פריוריטי", שהן תוכנות מעט יקרות יותר המתאימות לחברות גדולות.
אם נותן השירות בחר שלא להשתמש במחשב כדי להפיק את ספר ההזמנות שלו, הרי שעליו לעמוד בכללים מחמירים במיוחד בניהול "ספרו הכרוך":
- עליו למספר את כל עמודי המחברת מראש.
- עליו לכתוב אך ורק בעט לכל אורך המחברת. כתיבה עם עיפרון אינה תקנית.
- מחיקה תתבצע אך ורק באמצעות העברת קו. כל אמצעי מחיקה אחר, כגון טיפקס, עלול לגרום לפסילה של כל המחברת.
- הזמנות יירשמו מיד עם סגירת העסקה באופן סופי – לא לפני הסגירה ולא אחריה.
עקב הגבלות אלה, נותני שירותים רבים נוטים שלא לנהל ספר הזמנות תקני, או לוותר כליל על ניהול של ספר כזה ולעבור, למעשה, על החוק. נותני שירותים כאלה חשופים לסנקציות מצד המדינה כגון קנסות, אי הכרה בהוצאות ובהפסדים שונים, שינוי במדרגות המס ועוד.
אין ספק כי הוראות המדינה בניהול ספרי הזמנות קשיחים הן מחמירות ודורשות השקעה וזמן, ולכן לאחרונה היא מאפשרת לתוכנות לניהול חשבונות כגון "קלטקס" לסייע לנותני השירותים לנהל ספרי הזמנות ולקיים את החוק. אילו היו יודעים בעלי העסקים כי קיימת אפשרות להשתמש בשירותיה של תוכנה אינטרנט זולה ונוחה לניהול ספרי הזמנות, ספק אם נותני שירותים רבים כל-כך היו מסתכנים ומסתבכים עם החוק.
