מהי תוכנית קרב משולבת לעסק? 

מהי תוכנית קרב משולבת לעסק?

באחד העסקים שהתחיל לקבל אצלנו ייעוץ, המנכ"ל היה מאוכזב באופן מתמיד מהתפקוד של הסמנכ"ל שלו.

פעם אחר פעם, כשהייתי נפגש עם המנכ"ל והיינו עוברים על הדברים שצריכים להתבצע ובמה צריך להתרכז בייעוץ, הוא היה מביע חוסר שביעות רצון מהתפקוד של הסמנכ"ל.

מצד שני, קיימתי מספר שיחות עם הסמנכ"ל וגם הוא לא הייה ממש מרוצה מהמצב. כי בסך הכל יש לו נכונות, אך נראה שכאילו הדרישות של המנכ"ל אינן מציאותיות.

המנכ"ל נכנס לקונפליקט. הוא אמר לעצמו (וגם לי במספר פגישות) "אם אני הייתי לוקח את המטלה הזו על עצמי - היא הייתה מסתיימת תוך 48 שעות."  מצד שני, אני לא רוצה לעקוף את הסמנכ"ל. אני רוצה שהוא יהיה עצמאי. שידע להחליט על סדר עדיפויות נכון.

איך זה יכול להיות? שני אנשים שרוצים אחד את טובת השני וטובת החברה שלהם, טובעים במחזורי פעולה שלא הושלמו, ובחוסר שביעות רצון תמידית. אפשר לומר שהאהדה ביניהם, היתה מוגבלת ככל שזה נגע לתחום העבודה. וכאשר הם תיקשרו אחד עם השני, היה אפשר ממש להרגיש את העננה הכבדה שיושבת שם.

עשיתי איתם פעולה פשוטה שלקחה שתי פגישות ועוד בקרה טלפונית כדי לפתוח את הדלת לפתרון מעשי ולשיפור התפוקה, הניהול והיחסים בין כל הנוגעים בדבר.

הנה מה שעשיתי.

טיפול

הסמנכ"ל, איש משכיל וחרוץ, עשה כמיטב יכולתו להספיק את הדברים שצריך לבצע. אך משום מה, נראה היה, שלא משנה מאיזה כיוון הוא מנסה לתקוף את המטלות שלו, תמיד יש מטלות שהוא לא מספיק להגיע אליהן. תמיד יש משהו לא צפוי שמשבש את סדר השבוע. תמיד יש משהו שהיה דחוף למנכ"ל אך לא בוצע משום ש..... (כל פעם סיבה אחרת).

כדי לפתור את הבעיה, השתמשתי בשני נתונים מתוך קורס מנהלי ארגונים של ל.רון האברד: תוכנית קרב משולבת וישיבת צוות שבועית.

מהי תוכנית קרב?

אם מתייחסים לעסק כמלחמה (ובארץ שלנו בזמנים של היום, חלק מהימים נראים בהחלט כמו מסע מלחמתי לטוב ולרע), אפשר לומר שמלחמה היא דבר שמשתרע על פני תקופה ארוכה.

קרב הוא דבר שמתרחש ביחידת זמן קצרה. אדם יכול להפסיד בכמה קרבות ועדיין לנצח במלחמה. לכן תוכנית קרב מתייחסת לפרקי זמן קצרים. בעסקים אנו מדברים על יום או שבוע לכל היותר.

המשמעות היא רשימת יעדים ליום המחרת או לשבוע הקרוב המקדמים את התכנון האסטרטגי והמטפלים בפעולות המיידיות ובחריגות המעכבות אותו. (חריגה היא מצב או מקרה שבו משהו הינו לא בסדר, לא נכון או חסר).

יש אנשים שמתייחסים לתוכנית קרב שכזו בתור רשימת פעולות שהם מקווים לעשות למחרת או בשבוע הבא. ובכן זה עדיף על לא לכתוב בכלל וברוב המקרים תכנון שכזה יגביר את התפוקה וישיג הרבה יותר ביצוע . אך זה שימוש מאוד מצומצם ומוגבל של תוכנית קרב.

פירוט תוכנית הקרב השבועית האישית

בכל מקרה, ביקשתי מכל אחד מהם: מהמנכ"ל ומהסמנכ"ל לכתוב תוכנית קרב המפרטת את הפעולות שצריכות להתרחש ולהסתיים עד סוף השבוע הקרוב.

לאחר מכן, השתמשתי בנתון מתוך מכתב מדיניות שנקרא "ישיבות צוות שבועיות" המופיע בקורס מנהלי הארגונים של ל.רון האברד.

במכתב המדיניות הזה, מפורט סדר יום של ישיבת הצוות היעילה והאפקטיבית ביותר שיכולה להיות. סעיף מספר 6 נקרא "תוכנית קרב משולבת".

תוכנית קרב משולבת

ביקשתי מהם בתור השלב הבא להיפגש ולעבור על שתי הרשימות ביחד ולהשלים ולתקן אותן כדי שיהיה תאום.

ציינתי שהמדד להצלחה בפעולת התאום הזו הוא האם כשנגיע לישבת הצוות בעוד שבוע, ביצוע הפעולות הללו יביא לתפוקה גבוהה יותר ולמורל והבנה גבוהה יותר ביניהם?.

לאחר שהם עברו על הרשימות, והוסיפו מספר דברים אחד לרשימה של השני,

בפגישה הבאה, כבר היה שיפור ניכר ביחס ובעניין שהשניים גילו בתהליך.

המנכ"ל סיפר שהייתה לו כבר הבנה מהתהליך.

כעת הוא  הייה יכול לראות תמונה בהירה של כל מה שצריך לקרות - הרבה יותר ממה שהיה אפשר קודם לכן. לא רק את התמונה שלו, אלא גם את התמונה של הסמנכ"ל ומה עליו לעשות.

כך אפשר כעת להעריך כל משימה, מה משך הזמן שלה לביצוע, מה העדיפות שלה מול המשימות האחרות וגם אפילו לפתוח יומן ולכתוב מתי (יום ולעיתים גם שעה) כל משימה  תבוצע כדי שהשבוע יזרום טוב יותר.

פתאום, היה אפשר לראות מקרים בהם מרצון טוב מתכננים פעולות שבפועל לוקח 150 שעות לבצע אותן, ולנסות לדחוף אותן לשבוע של 40 שעות עבודה לא כולל לילות ושעות במהלך סוף השבוע.

מצב הרוח עלה, התאום גבר, וגם האהדה עלתה.

למי שמכיר את המשולש שמיצג את מרכיבי ההבנה (אהדה-ממשות ותקשורת) הפעולה הזו, בהחלט הגבירה את הממשות שיש לכל אחד מהם על פעולותיו של השני, והגבירה את האהדה והתקשורת ביניהם.

כעת אפשר להיכנס לשבוע מצויין ופורה יותר וכמובן לצפות לפגישה הבאה, בה נוסיף עוד נדבך על תהליך התאום והניהול הזה.

אתם מוזמנים לעבוד השבוע עם תוכנית קרב משולבת,

אשמח לשמוע תןצאות מיישום,

בהצלחה!

עפר פלאוט

אקספדיטור מאיץ עסקים בע"מ.