מכיוון שמשרד הינו מקום ייצוגי המהווה את חזות העסק, עיצובו ותכנונו כרוכים במציאת איזון ושילוב בין אסטטיקה מוקפדת, נוחות ופרקטיות, ואילו אחד האלמנטים החשובים ביותר הינו המדפים שבמשרד. מרבית המשרדים מאופיינים בניירת רבה וכן במסמכים וחפצים הנדרשים לאחסון באופן נוח ויעיל, תוך ניצול מקסימאלי של המרחב באופן אסטטי ונעים לעין. יש לציין כי משרד המעוצב באורח נכון ומושכל לא רק יהווה כרטיס ביקור מרשים אלא ישפר גם את ההרגשה ואת תפוקת העובדים. לכן, בעת התכנון יש להקדיש מחשבה מרובה לצרכי האחסון של המשרד כיום ובעתיד.
מדפים במשרד המודרני
אם בעבר אופיינו משרדים במדפי מתכת סטנדרטיים וחסרי אסטטיקה, שהזכירו יותר משרד צבאי מאשר עסק פרטי, הרי שבימינו עולה המודעות הציבורית לעיצוב פנים לצד הבנת החשיבות של משרד ייצוגי ומרשים. כלומר, משרד הניחן בחלל עבודה נקי, גדול, יוקרתי ומעוצב.
לצד כל זאת התחוללו גם שינויים בתפיסת סביבת העבודה, ממקום קר וקורקטי לסביבה חמה ונעימה המהווה כעין בית שני לעובדים. לכן עברו המשרדים שדרוג ניכר מבחינת איכותם וחזותם של רהיטים ומדפים המצויים בהם. כך לדוגמא, במשרדים רבים מאחסנים את הציוד גם על כונניות, או רוכשים מדפים איכותיים מעץ מלא או מחומרים מודרניים כמו זכוכית ומתכת. יחד עם זאת, חשוב לדעת שמדפים אינם מוצר זול, ובעיקר עבור משרד הנדרש לכמות גדולה, כך שיש לבצע את רכישתם בשיקול דעת תוך תכנון מוקפד, לערוך סקר שוק ולהשוות מחירים לפני הקנייה, ואף להסתייע במעצב פנים בעת הצורך.
תכנון יעיל של מדפים למשרד
תכנון יעיל של מדפים מתחיל בהתייחסות לצרכי המשתמשים בהם, לכן בטרם הרכישה כדאי גם להתייעץ עם עובדי המשרד על מנת לקבל תמונה מדויקת באשר למיקום ולכמות המדפים שיש להציב. כמו כן, תכנון מדפים כרוך גם בהסתכלות קדימה על צרכיו העתידיים של המשרד, לכן מומלץ לשלב כמות גדולה יחסית של מדפים מודולאריים וניידים הניתנים בקלות לפירוק, להרכבה מחדש ולהוספה. בנוסף לכך, חשוב לתכנן את מדפי המשרד כך שינצלו באופן מקסימאלי את המרחב הקיים, ולא יהוו גורם המפריע לעין ולעבודה.
תכנון אסטטי של מדפי המשרד
מעבר ליעילות, חשוב שהמדפים ישתלבו באופן הרמוני ויתרמו למראה המשרד. יש לציין כי בעשור השני של שנות האלפיים מדפים הינם פריט ריהוט המוצע במגוון עצום של חומרי גלם, דגמים וצורות, כך שכל אחד יכול למצוא מדפים המתאימים למשרדו ולמסר ולאווירה שהם אמורים לשדר. כך לדוגמא, מדפים מעץ מלא משדרים יוקרה, אלגנטיות ורצינות, מדפי כוורת מעניקים למשרד אופי צעיר וקליל, ואילו מדפים העשויים מחומרים ייחודים עם צורה ומבנה בלתי שגרתיים יוצרים אווירה מודרנית, מתקדמת ועכשווית.
