הכרתי כמה מנהלים עמוסים מאד, שכדי להספיק לעשות את העבודה שלהם עצמם, היו מגיעים בשש וחצי בבוקר למשרד או נשארים בערב אחרי שכל העובדים הולכים. בשעות האלה הם היו מתקתקים ביעילות את העבודה שלהם. ובשאר הזמן, במהלך יום העבודה, הם היו עסוקים בטיפול בתנועה השוטפת של שאלות, התייעצויות ובקשות שקיבלו מהעובדים ומהלקוחות.
העובדים שלהם יכלו בכל רגע נתון להתקשר אליהם כדי לשאול שאלות, או להיכנס אליהם למשרד כדי לדבר איתם. המנהלים האלה הרגישו סחוטים ולא יעילים, והרבה פעמים שאלו את עצמם בסוף היום - "אז מה בעצם הספקתי לעשות היום?!"
הנה כמה נקודות חשובות שיכולות להפוך למדיניות בנוגע לתקשורות פנים ארגוניות. אם תהיה הסכמה על המדיניות הזו וכולם ינהגו לפיה - יתפנו לך שעות רבות במהלך היום, וכולם יעבדו ביעילות רבה יותר.
1. ב 99% מהעניינים השוטפים אפשר לטפל בכתב- אם אתה רוצה לעדכן את המנהל שלך או עובד אחר בנתונים - שלח לו מייל. אין שום צורך לגשת פיזית לאדם אחר במשרד או להתקשר אליו. רק לגבי עניינים דחופים שמשפיעים על מהלך העניינים באותו רגע יש לפנות בטלפון או לגשת פנים אל פנים.
2. הדבר נכון גם לגבי בקשות. אם יש לך בקשה שלח אותה בכתב. אין טעם ללכת אל האדם ולצפות ממנו להסתובב עם הבקשה שלך אצלו בראש. כתוב מה בדיוק אתה צריך ולמתי ושלח זאת בצורה מסודרת.
3. את המיילים יש לכתוב בצורה ברורה, עם מספיק נתונים כדי שהצד השני יוכל להבין על מה מדובר, בלי שתצטרכו לדבר על זה.
4. יש לבדוק מיילים מספר פעמים ביום, ולהשיב על כל מייל שהגיע אליך ברגע שאתה קורא אותו.
5. אם קיבלת מייל שמבקש ממך לטפל במשהו שדורש מספר שעות או ימים אתה משיב בחזרה שקיבלת את הבקשה ושזה בטיפול. כמובן שאתה מעדכן כשהדבר הושלם.
6. אם קיבלת מייל שהוא לידיעתך בלבד ולא דורש טיפול – שלח מייל בחזרה שקיבלת וקראת. בצורה כזאת האדם ששלח אליך את המייל לא יתהה אם קיבלת אותו או לא.
7. מיילים דחופים ניתן לסמן בפרח אדום.
השיטה הזאת תוכל לעבוד רק אם כל אחד יטפל במיילים שלו כשהוא מקבל אותם ויגיב על תקשורות שמגיעות אליו. אם לא תגיב למיילים, אנשים יעדיפו לפנות אליך פנים אל פנים או להתקשר אליך כדי לוודא שתגיב. אם אנשים יראו שאתה מגיב לתקשורות שלהם במהירות הם ירגישו בטוחים לכתוב אליך ולא יפריעו לך במהלך העבודה עם טלפונים או ייגשו אליך.
עברו לתקשורות כתובות. זה חוסך המון זמן!
רונה חכים- הכשרה והדרכה אישית למנהלים, ייעוץ ארגוני, גיוס כוח אדם איכותי.
