האם תמיד צריך נוהל? 

כמעט בכל ארגון אשר מתחיל או משדרג את ספר הנהלים שלו, נשאלת השאלה לאלו תהליכים נדרשים נהלים? או, האם לכל תהליך הארגון צריך נוהל?

התשובה לשאלה זו אינה חד משמעית לכל סוג ארגון, כמובן שהצורך בנהלים למשל במשטרת ישראל שונה לחלוטין מהצורך בנהלים במפעל קטן לייצור דגים מעושנים.

אז מה התשובה?

לא כל דבר ולא לכל תהליך צריך נוהל, אין ליצור נהלים עבור משימות בסיסיות - אחרת הנהלים מסתרבלים והמשתמשים נוטים להתעלם מהם. לפני כתיבת נוהל יש לוודא כי יש סיבה ליצור אותו: אולי המשתמשים שוכחים לבצע פעולות מסוימות, אולי קיימת שכיחות גבוהה של עשיית פעולות לא נכון, או אולי קיימות משימות ארוכות ומורכבות כל כך שהמשתמשים צריכים רשימה לביצוע בסדר הנכון.

תהליך בכתב הכרחי רק אם הנושא חשוב או אם קיימת סבירות לשיפור משמעותי בהבהרת תהליך. לפני כתיבת נוהל יש לוודא כי המשתמשים באמת צריכים או רוצים לדעת את מה שכתוב בנוהל.

תהליך כתוב נדרש בדרך כלל מהסיבות הבאות:

• התהליך ממושך (לדוגמה: ספירת מלאי בסוף השנה).
• התהליך מורכב (לדוגמה: מתן הטבות לעובדים).
• התהליך שגרתי, אולם חיוני שכל אחד יקפיד על הכללים (לדוגמה: שכר).
• נדרש תיעוד (לדוגמה: טיפול בבעיית משמעת).
• שינוי משמעותי בארגון (לדוגמה: התקנת מערכת מחשב חדשה).
• יש השלכות חמורות אם נעשה טעות (לדוגמה: הנחיות הבטיחות).

בכל ארגון קיימים דברים הנעשים ללא נהלים כתובים. ישנם "כללים לא כתובים" ותהליכים לא פורמאליים. אולם, לפעמים גם כללים לא כתובים צריכים להיכלל בנוהל. זה עשוי לקרות כאשר למשל:

• שאלות דומות נשאלות שוב ושוב.
• נראה שאנשים מבולבלים.
• ישנן דרכים רבות מדי שאנשים מפרשים את התהליכים.

 נהלי עבודה יכולים להוות מעמסה ועול בלתי נסבל בכל ארגון. לפעמים הם מפורטים מדי ומגבילים, ובפעמים אחרות הם כלליים מידי ורופפים.

אף אחד לא היה מעוניין לעבור תהליך מסובך ומסורבל רק כדי לקבל עט או בורג. פעילות מסוג זה חייבת להיות מהירה וקלה. מצד שני, אם עמית לעבודה נעדר, ועובד אחר נדרש להחליפו זמנית, קיימת ציפייה כי המחליף יקבל נוהל מפורט המנחה אותו היטב כיצד לפעול.