ניהול חשבונות בקלות: בחירת תוכנה לניהול העסק - חלק ראשון 

בין אם נמאסו עליכם פנקסי הקבלות או שאתם פותחים עסק חדש, תוכנה לניהול העסק תהיה תמיד כלי משמעותי וחשוב בהצלחתו של עסק שלכם. כמו בכל תחום – המבחר גדול ולעיתים קשה להתמקד בתוכנה הנכונה. יש תוכנות גדולות ומסובכות, קטנות או זולות. אז מה אתם צריכים לדעת?

אספנו עבורכם מיד פשוט ומיידי באמצעותו תוכלו לבחון את התאמת התוכנה לעסק.

א.      תוכנה חד צידית או כפולה?
אם אתם חברה בע"מ אולי תזדקקו להנהלת חשבונות כפולה/דו-צידית, אך אין זאת אומרת שאתם חייבים להיכנס להוצאות כבדות ולהעסיק מנהל חשבונות בעסק. תוכנות חד צידיות זולות יוכלו לעשות עבורכם את העבודה ובסוף כל חודש תעבירו בלחיצת כפתור את החומר לרואה החשבון שישלים את החסר בתוכנה שלו.

ב.      תוכנה יקרה או זולה?
יתכן ותרצו להתחיל בהוצאה נמוכה עבור התוכנה ולהתפתח איתה לאורך השנים. כיום קיים תקן של העברת נתונים מתוכנה לתוכנה בקובץ אחיד, אם התוכנה שאתם קונים מייצרת קובץ אחיד תקין תמיד תוכלו לעבור לתוכנה אחרת כשהעסק שלכם יגדל.

ג.       איך בוחרים ממשק משתמש?
היום אפשר להוריד תוכנה הדגמה כמעט חינם לכל תוכנה. פנו זמן לנסות את התוכנה לפני שאתם קונים. זהו כלי עבודה חשוב וכמו כל כלי עבודה חשוב שיהיה נוח פשוט וקל להפעלה.

ד.      תוכנה במחשב שלכם או באינטרנט דרך דפדפן?
תוכנה שמותקנת במחשב שלכם היא שלכם, אך יקשה עליכם להשתמש בה מרחוק. תוכנה שמופעלת דרך דפדפן תוכלו להפעיל מכל מקום, אבל אתם תלויים בהמשכיות השירות של החברה המפעילה.

אז איך בוחרים?

• בשלב הראשון קבלו המלצות מחברים ובעלי עסקים, וחפשו באינטרנט.
• הכינו רשימת תוכנות שבאות בחשבון.
• בררו מחירים ותנאים. האם התשלום שנתי או קבוע? מה עלות התמיכה? מה עלויות המודולים השונים? הכינו טבלה שמרכזת את כל המידע.
• הורידו תוכנת הדגמה ונסו להפיק חשבוניות, להפיק להן קבלות, להפיק להם מסמכי זיכוי ולהפיק דו"חות.

סביר שבשלב מסויים תגלו שאתם אוהבים תוכנה מסויימת יותר מאחרות. בדקו אותה לעומק וקבלו החלטות נבונות. ניהול עסק מחייב קבלת החלטות וההחלטה על תוכנה להנהלת חשבונות היא אחת החשובות בהן. בהצלחה!