חשיבותו של הארכיב, אותו גוף אשר נועד לאחסון חומרים תיעודיים, אשר נקרא לעתים ארכיון, הייתה מובנית מאליה כבר בזמנים קדומים. למעשה, מקורו של הארכיב הנו ביוון העתיקה. לסוגים שונים של ארכיבים (מנהליים, אישיים, או תיעודיים) אותה מטרה מבחינה תיעודית, אך חשיבותם משתנה בהתאם לגוף אותו הם משרתים. כלומר, עבור כל גוף מסחרי או עסקי הפועל כיום ישנה חשיבות עליונה לתיעוד פעילותו השוטפת. תולדותיו של אותו גוף מתועדות מתחילתן באופן אובייקטיבי וחסר פניות באמצעות הארכיבים, אשר בהן נשמרים דו"חות, מסמכים, מכתבים, ופרוטוקולים. הארכיב עשוי לשמש מאוחר יותר כראייה לפעילות כשרה של הארגון (במקרה של תביעה או חקירה), לאחסון בטוח של חומר רגיש או מסווג, ויש לו עוד שימושים רבים ומגוונים. לכן, מרבית החברות, הארגונים, והעסקים, בוחרים להעסיק חברת שירותי ארכיב חיצונית אשר תנהל באופן מקצועי ומהימן את החומרים התיעודיים הקשורים לפעילותם השוטפת. במאמר זה נדון בקריטריונים בהם מוכרחה חברת שירותי ארכיב לעמוד, וכיצד לבחור חברת ארכיב מוצלחת.
מאפייני חברת שירותי ארכיב מוצלחת
כל חברת שירותי ארכיב שמכבדת את עצמה שמה דגש על שלושה מאפיינים עיקריים של השירות שהיא מעניקה ללקוחותיה: מבנה הארכיב, אבטחת המידע, ובטיחות על כל המשתמע מכך. המבנה בו משתמשת חברת שירותי הארכיב לאחסון ושמירת החומרים התיעודיים מוכרח לעמוד בתנאים מסוימים. עליו להיות תקין מבחינת לחות (30%-60%), וטמפרטורה (13-25 מעלות), חסר חלונות (על מנת למנוע נזק העשוי להיגרם לנייר כתוצאה מקרני שמש), ומאוורר מספיק כדי לאפשר תחלופת אוויר תקינה. נושא האבטחה חשוב מאין כמוהו, בין אם מדובר באחסון מגנטי, או וירטואלי של חומרים רגישים, או אחסון פיזי של מסמכים וחומרים אחרים. בנוסף, האבטחה מכסה גם את אבטחת המבנה, באופן שימנע פריצות, וגם אבטחת מידע המאוחסן באופן מגנטי או וירטואלי. מכיוון שלנושא הבטיחות חשיבות רבה, על חברת שירותי הארכיב לדאוג לשמירה על נהלים תקינים במקרה של שריפה, גלאי עשן, מטפים, וכיוצא באלו. מעבר לכך, עליה לדאוג לפיקוח קפדני על גורמים המהווים סכנה בסביבת מבנה הארכיב ולאסור על העישון בקרבת המבנה.
בחירת חברת שירותי ארכיב
בדומה לבחירת נותני שירות בתחומים שונים, אחד המאפיינים המעידים על חברת שירותי ארכיב שניתן לבטוח בה עם חומרי תיעוד הוא המוניטין. מוניטין חיובי נצבר במהלך שנות פעילות בהן השביעה החברה את רצונם של לקוחותיה. כלומר, מוניטין שכזה מעיד על ותק, ניסיון, ידע, ומתן שירות מצוין. כמו כן, בסופו של דבר חברת שירותי ארכיב מורכבת מצוות עובדים, בדומה לחברות וארגונים מסוגים שונים. כך שהמלצות ומוניטין מעידים על צוות אמין וחרוץ, ובכך מסתכמת הרי הענקת שירות טוב ללקוח.
