מסמכי PDF אילו מסמכים דיגיטליים אשר עושים בהם שימוש רב אירגונים שונים לצרכים רבים. מסמכי PDF נחשבים לפורמט דיגיטלי מאוד מאובטח, חברת אדובי עשתה מאמצים רבים על מנת לייצר פורמט מעולה כזה של קובץ דיגיטלי, לכן עושים בו שימוש רב לצורך העברת מסמכים חשובים ובעלי רגישות גבוהה.
כאשר סוגרים קובץ PDF לא ניתן לבצע בו שינויים מכיוון שהוא סגור ומאובטח לכן הקובץ נמצא בשימוש גבוה במיוחד אצל ארגונים העוסקים בתחום המידע האישי. את הקובץ ניתן לאבטח בצורה נוספת על ידי הוספת סיסמאה שלא יהיה ניתן לקריאה וכך לחשוף את הפרטים הנמצאים במסמך מה שמגביר את רמת האבטחה.
חברות כמו אמזון, איביי המוכרים ספרים משתמשים בקובץ בכמות רבה מאוד זוהי הדרך המועדפת להעברת ספרים דיגיטליים. כיום ישנם מכשירים אשר מיודעים לקריאה של הקובץ חברת אמזון הוציאה את קינדל זהו מכשיר אשר המטרה שלא זה לקרוא ספרים דיגיטליים בפורמט של PDF.
הדרך להוספת חתימה אלקטרונית מאוד פשוטה והיא מתבצעת על ידי מגש הכלים בשורה העליונה. לוחצים על כפתור "חתימה" ובוחרים באופציה "הוספת חתימה" לאחר שניפתח חלון אתם צריכים לאשר בעזרת ביצוע כניסה. לאחר מכן תצטרכו להכניסה את החתימה האלקטרונית ולמקם אותה הכין שאתם רוצים.
במסמכי PDF כל האופציות נמצאות מול העניים חברת אדובי התמקדה הרבה בנושא חווית משתמש ולכן הקבצים קלים להבנה ולביצוע פעולות. כל חתימה אלקטרונית אשר נכנסת לתוך המסמך איננה ניתנת לשינוי לאחר מכן. החתימה מוטמעת במסמך PDF ושומרת על צורתה עד שהמסמך מושמד.
יש אפשרות להוסיף חתימה גם בקבצי WORD אבל החתימה אשר מתווספת בקובץ WORD איננה מאובטחת כמו החתימה בפורמט של PDF. לכן פחות משתמשים בWORD לעומת זאת WORD זהו הקובץ היחיד שיש בו שימוש רחב של עריכה ויצירת מסמכים. ב WORD משתמשים כולם כדי לערוך מסמכים כתובים ולאחר שמסיימים או ששומרים באותו פורמט או שמשנים לפורמט של PDF. בפורמט WORD אפשר להוסיף חתימה אלקטרונית ואז לשמור את הקובץ בפורמט של PDF וכך החתימה תהיה גם מאובטחת וגם ערוכה יפה.
לסיכום: מסמכיPDF מאובטחים ברמה הגבוהה ביותר, והוספת חתימה מתאפשרת בקלות וביעילות. השימוש במסמכי PDF רק יועיל הרבה יותר מהשימוש במסמכי נייר, לא רק שזה יחסוך בנייר זה גם יפחית בצורך כריתת עצים ויעזור לעולם ירוק יותר. עלויות העסק ירדו בצורה משמעותית וזה יעזור לצמיחה עתידית של העסק .
