אז מה עושים עם תקשורת פנים ארגונית? 

לתקשורת פנים ארגונית (תפ"א) שני תפקידים עיקריים:

1. העברת מידע בתוך הארגון בכל האפיקים (מלמעלה-למטה, מלמטה-למעלה, לרוחב ובאלכסון). 
במסגרת הזאת בוחנים אנשי התקשורת הפנים ארגונית את:

•   תרבות העברת המידע הקיימת בארגון: האם היא תרבות ליברלית או אוטוריטטיבית? האם היא מעודדת פתיחות?
•  הכלים התקשורתיים הקיימים: כיצד משתמשים בהם בארגון? באיזו מידה הם אפקטיביים? את זאת בוחנים באמצעות סקרים (עם מדדים כמותיים ואיכותיים), קבוצות מיקוד ועוד.

בשלב הבא:

•  משפרים, על סמך ממצאי המיפוי, את האפקטיביות של הכלים הקיימים ובונים כלים חדשים, תוך התאמתם למגוון קהלי היעד בארגון
•  מקנים למנהלים יכולות ומיומנויות שיאפשרו להם להשתמש בכלים

המטרה הסופית היא ליצור ארגון שמתקשר בצורה אפקטיבית, ושהתקשורת בו תורמת לשביעות הרצון של עובדיו, ובעיקר – להשגת יעדיו העסקיים.

2. הטמעת תהליכים בארגון
תפקידה של התקשורת הפנימית לסייע למנהלים ליצור מחויבות להשגת יעדים ותוצאות עסקיות, להטמעת ערכים וכדומה. המעבר, ממצב שבו מעבירים מידע למצב שבו יוצרים מחויבות, מחייב בניית תהליכים תקשורתיים-ניהוליים מדידים. תקשורת פנימית יכולה לסייע להטמיע ביעילות:

•  שינויים, מיזוגים
•  משברים, פיטורים
•  תוכניות אסטרטגיות
•  פרויקטים ויעדים קצרי טווח או ארוכי טווח (כמו מבצע גיוס לקוחות, תוכנית חיסכון וכו')
•  חזון וערכים
•  מיתוג
•  ועוד...

חשוב לזכור שהתקשורת הפנים ארגונית איננה מטרה אלא אמצעי ניהולי. לפיכך, כאשר עוסקים בהטמעת תהליך כלשהו, אין לראות בתקשורת הפנימית דיסציפלינה נפרדת, אלא חלק אינטגרלי מהתהליך עצמו.

תוכנית תקשורת אינה שלמה אם אי אפשר למדוד את האפקטיביות שלה. דרך פשוטה למדוד אפקטיביות היא לשלוח משוב קצר למדגם של עובדים. לפניכם כמה טיפים שימושיים לכתיבת משוב:

•  רצוי לשלב במשוב מדדים כמותיים ואיכותיים.
•  שלבו במשוב שאלה שתאפשר לכם למדוד האם השגתם את יעדיכם. למשל: "מטרת פרויקט X הייתה ________. באיזו מידה, לדעתך, הוא השיג את המטרה? (בחר ערך בין 1 - כלל לא השיג, ל-5 - השיג בהצלחה רבה).
•  הוסיפו שאלות פתוחות, כמו "מה הדבר שהכי חשוב לשפר בארגון?"
•  בצעו שיפור מתמיד על בסיס תוצאות המדידה.

כלי מדידה אפשריים נוספים הם קבוצות מיקוד ושיחות אישיות

תקשורת פנים – טיפים שכדאי להפנים!

• אל תסמוך על פתרונות פל"א (פה לאוזן)

• הקפד על ישיבות צוות קבועות, ספק מידע ודון עליו
• שמור על תקשורת רציפה עם עובדיך, גם כשאין לך מידע חדש
• שוחח באופן אישי עם חברי הצוות, באופן פורמלי ובלתי פורמלי
• הקפד על תיאום ציפיות וקבל משוב מחברי הצוות
• דבר עם המנהל שלך ועם עמיתיך, כדי לצמצם את אי הוודאות

• שקוף שאתה אמין...

• הראה נוכחות ושמור על קשר רציף
• הקפד על אמינות – אל תבטיח דברים שאינם בשליטתך, ואל תהסס לייצג גם את המסרים הלא פופולריים
•  Walk the talk

• עזוב את הסולו – אתה חלק מצוות

• לא כל הפתרונות בידיך – אל תיקח על עצמך את האחריות למציאת כל הפתרונות. שתף את חברי הצוות בחשיבה וביוזמה
• דאג להציג ולדון בתהליכי ההתקדמות (השיתוף אינו נגמר בהצגה הראשונית)
• דאג לציין אנשים שהצליחו בפני כל הצוות (מילה טובה מקדמת את הצוות ואת הפרויקט כולו)

• בתקופה של שינוי –  הבא את הרגישות לידי ביטוי

• גלה אמפתיה, שתף וודא כי המידע הגיע לכולם
• אמור תודה כשצריך, צור קשר רציף, היה ייצוגי ושמור על יושרה
• שמור על פרופורציות, תאם ציפיות ובצע חונכות מותאמת

• צייר להם את התמונה הגדולה

• חבר את המנהלים לרציונל של הפעילות
• צור בהם הסכמה ומחויבות
• המנהלים הם המשפיענים, עודד אותם שיתקשרו את השינוי ויהיו שגריריו
• התמקד במה ייצא להם מזה
• צמצם אי ודאות

• ולסיום, תמיד תשאל את עצמך:

• האם אתה יודע מיהם קהלי היעד שלך?
• האם המידע נגיש לכולם?
• האם מסריך תואמים את מסרי הארגון – ONE VOICE?
• האם המידע אכן הגיע לכולם?
• האם מדדת את תהליך התקשורת ואת השפעתו על התוצאות העסקיות?