על מנת שנוכל לענות על השאלה ראשית עלינו לדעת מהי חתימה אלקטרונית או בלשון העם חתימה דיגיטלית , חתימה אלקטרונית היא קובץ מוצפן, המצורף להודעה או למסמך, המאפשר זיהוי של שולח ההודעה או המסמך ומבטיח שהתוכן המקורי של ההודעה או המסמך לא ישתנה אחרי החתימה. לחתימה שתי תפקידים הראשון להעיד על זהותו של החותם והשני חתימה של מסמך כך שכל מסמך שנקבל נוכל לדעת האם בוצע בו שינוי.
לא ניכנס פה לכול הפן הטכנולוגי של כיצד זה עובד אך כל מה שעליכם לדעת זה שהטכנולוגיה שמשתמשים על מנת ליצור את החתימה האלקטרונית נקראת Public Key Infrastructure)) PKI וכל עוד לא מסרתם את הסיסמה שלכם לאף אחד הסיכוי לפרוץ את האלגוריתמים ולזייף את החתימה שלכם שואף לאפס.
עכשיו שאנו יודעים מה זו חתימה אלקטרונית מה זה מקנה לנו ?
חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א - 2001 , שהינו הבסיס המשפטי לכול מה שאנו דנים בו כרגע מגדיר מהי "חתימה " בעולם האלקטרוני ובנוסף הוא מסדיר את התוצאות המשפטיות של השימוש ב"חתימה" בעולם האלקטרוני ובתנאי שעומדים בדרישות החוק והתקנות . החוק מורה על כך שמסר אלקטרוני החתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת, יהיה קביל בכל הליך משפטי ויהווה ראיה לכאורה לכך -
(1) שהחתימה היא של בעל אמצעי החתימה
(2) שהמסר האלקטרוני הוא זה שנחתם על ידי בעל אמצעי החתימה.
החוק מגדיר את התנאים לכך שמסר אלקטרוני (קובץ או מייל שאנו שולחים הוא מסר אלקטרוני) יהיה קביל בכל הליך משפטי ויהווה ראיה לכך שהקובץ כפי שמוצג אכן נחתם ע"י השולח ושהתוכן כפי שמוצג לא עבר שינוי כל שהוא במילים אחרות עם סוכן ביטוח שולח פוליסה ללקוח שלו בצירוף הצעת המחיר בקובץ שנחתם על ידו לא יוכלו הצדדים לטעון שהקובץ לא נחתם על ידו ובמידה ומישהו שינה את אחת הסעיפים בפוליסה או את המחיר לתשלום נוכל לדעת בוודאות שתוכן המסמך שונה.
כיום בעידן האלקטרוני שכמעט כל התכתובות בינינו עוברים במדיה האלקטרונית , מיילים קבצי word או PDF ( כן גם קבצים אלו ניתן לשנוי ) ולכול צד מאוד קל להתכחש לגבי תקינות המסמך או הקובץ שיוצג בסכסוך , הצד השולח יטען שמה שמוצג זה לא מה שהוא שלח והצד המקבל יטען שמה שהצד השולח מציג זה לא מה שהוא קיבל.
בוויכוח הזה גם אם יגיע לבית משפט יהיה קשה מאוד להכריע היות והמסמכים שיוצגו לא יהיו קבלים כמקור. היות והם אינם חתומים אלקטרונית, כל הסכסוך העסקי הזה היה יכול להיפטר בקלות אם הקבצים היו חתומים בחתימה אלקטרונית מאובטחת שעומדת בדרישות החוק.
אז כיצד אנו יכולים להפוך לירוקים ולשמור את הירוק בכיס ?
העובדה שאנו יכולים במקום לשלוח ניירות חתומים לשלוח קבצים , במקום לשלוח חשבוניות על גבי נייר בדואר לשלוח חשבוניות כקובץ במיל ולהחליף את רוב הניירת שלנו בארכיון בקבצים אנו מקטינים את תצרוכת הנייר שלנו מבלי לפגוע בעבודתנו ובכך מצילים את יערות הגשם תוך כדי חיסכון כספי רב , חוסכים בבולים וחוסכים במקום אחסון , הינה לכם דוגמא של להיכלל בטרנד הירוק ששוטף את כולנו והרצון הקולקטיבי של כולנו להציל את כדור הארץ ובפרט את יערות הגשם תוך כדי חיסכון כספי ניכר.
אז מה נדרש וכיצד זה עובד ?
• שליחת חשבוניות חתומות במייל
כבר משנת 2004, אפשר החוק הישראלי משלוח חשבוניות מס, חשבוניות זיכוי וקבלות באמצעות המייל, כקבצים חתומים בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת. כל מה שנדרש זו תוכנת חיתום ותעודה לחתימה אלקטרונית שתתחבר למערכת הנהלת החשבונות שלכם בעלויות כאלו שמאפשרות ROI לחברות קטנות ובינוניות. בבדיקת הכדאיות הכלכלית נתעלם מהתרומה לסביבה ולהצלת יערות הגשם ונעשה ניתוח כלכלי גרידא. עלות שליחת חשבונית בדואר מערוכת ע"י גורמים שונים בין 2 ש"ח ל- 4 ש"ח זה כולל את הנייר, המעטפה, הביול , ההדפסה והעבודה, כך שכול מה שנשאר לנו על מנת לבדוק את הכדאיות הכלכלית זה לכפול את כמות החשבוניות שאנו שולחים בחודש בעלות שליחת החשבוניות בדואר בתקופה שאותה אנו בוחנים ונראה אם התוצאה גדולה או קטנה מעלות המערכת.
במאמר אחר שלי שנקרא "שליחת חשבוניות חתומות בחתימה אלקטרונית במיל ושמירה על איכות הסביבה – כיצד לעשות זאת נכון" ניתן לקבל הסבר מפורט על הנושא , .
• שליחת חוזים , פוליסות והצעות מחיר
אם כבר הצטיידתם בתעודה לחתימה אלקטרונית ובתוכנת החיתום על מנת ליישם את שליחת החשבוניות לא נדרשת מכם כל עלות נוספת ואתם יכולים להשתמש באותה תוכנת חיתום ובאותה תעודה לחתימה אלקטרונית על מנת לחתום את כל שאר המסמכים שאתם מעוניינים ולחסוך זמן יקר וכסף תוך כדי הקטנת הסיכון שמישהו ישתמש בקבצים שאתם שולחים נגדכם עם שינויים קטנים שהם מצאו לנכון להכניס לאותם קבצים ששלחתם להם.
• שמירת ארכיון דיגיטאלי במקום ארכיון ניירת
עקרונית ניתן לקחת כל מסמך ישן שיש לכם לסרוק אותו ותוך כדי הסריקה לחתום אותו בחתימה אלקטרונית ולבער את מסמך המקור זאת עם הסתייגות אחת, כל המסמכים שנדרשים לשמירה על פי תקנות לניהול ספרים של מס הכנסה שלא התקבלו בקובץ ממוחשב חתום בחתימה אלקטרונית חייבים להישאר בגרסת המקור שלהם ולא ניתן לבער אותם. כרגע הנחיות מס הכנסה לא מאפשרות זאת אך בעתיד ואני מקווה שבעתיד הקרוב הנושא יותר בתקנות חדשות שיצאו. נושא זה מורכב יותר ואפרסם מאמר נפרד בנושא אך מה שאתם נדרשים לדעת זה שיש לא מעט מערכות סריקה וניהול מסמכים בשוק שמאפשרים לכם לבצע סריקה חכמה ותיוג המסמכים הסרוקים תוך חתימה שלהם.
לסיכום בלי הרבה מאמץ וכסף ניתן לתרום לאיכות הסביבה להציל את יערות הגשם ולחסוך כסף תוך כדי חלום רטוב שמתגשם.
***אין לראות בסקירה זו ייעוץ משפטי ו/או תחליף לייעוץ משפטי.
מומחה בתחום המכס ורשות המיסים, דיני יבוא וחוקיות יבוא, תהליכי יבוא ושיחרור ממכס , יועץ עיסקי ובעל ידע נרחב בתחום החתימה האלקטרונית.
