בכל עסק לפחות אחת לשנה מתבצעת ספירת מלאי. את נתוני המלאי בסוף השנה יש להגיש לרשויות המס דרך רואה החשבון של העסק. אומנם כיום רוב העסקים "ממוחשבים" ויש תוכנת מלאי אשר מנהלת את המלאי בעסק, אך בכל זאת ישנם ברוב המקרים פערים בין נתוני המלאי במערכת המלאי הממוחושבת של העסק לבין המצב בפועל. פערים אלו יכולים לנבוע בין השאר מאובדן של סחורה, גניבה, בלאי או טעויות אנוש במשך השנה.
כל בעל עסק בסוף השנה מקדיש משאבים רבים לספירת המלאי: תשלום לעובדים, שעות עבודה נוספות ואף לפעמים סגירת העסק לצורך ביצוע הספירה. אם כך חשוב מאוד שהספירה גם תהיה מדוייקת, זריזה ונוחה. כאשר עושים ספירה ידנית יש מקום לטעויות והעבודה היא כפוה כי בסוף הספירה צריך לרכז את הנתונים שנספרו לרשימה אחת ולסכם כמויות למוצרים זהים.
כדי להקל על ספירת המלאי ניתן כיום להשכיר מסופונים לצורך הספירה. השכרת מסופונים היא הפתרון הטוב ביותר לביצוע ספירת מלאי.
אופן ביצוע הספירה עם מסופון:
במסופון קיים סורק ברקוד, הסופר סורק את ברקוד המוצר ולאחר מכן מזין למסופון את כמות היחדות שיש מאותו המוצר בחנות. כמובן שניתן לספור את אותו המוצר כמה פעמים במקרה שהוא נמצא בחנות שוב במדף אחר. לאחר ספירה של אזור מסויים מעבירים את נתוני הספירה מהמסופון למחשב לתוכנה יעודית אשר צוברת את נתוני המלאי.
בסיום הספירה כל הנתונים שנצברו במסופונים מרוכזים במחשב בתוכנת המספונים. בתוכנה זו ניתן לבצע סיכומים של כל המלאי בחנות, סיכומים לפי איזורים ועוד.
ספירת מלאי עם מסופון מונעות טעויות כיוון שבתוכנה במחשב שצוברת את המידע קיימים דוחות לזיהוי שורות חריגות. ישנם דוחות לבדיקת הפרשים בין נתוני המלאי בתוכנת המלאי של העסק לנתונים לבין סיכום ספירת המלאי כפי שמופיע בתוכנת המסופונים. במקרה כזה ניתן לחזור על ספירה של איזור מסויים ואין צורך להתחיל את כל הספירה מההתחלה.
בעל העסק מעביר לתוכנת המסופונים בתחילת הספירה את נתוני הפריטים שלו לרבות מחירי העלות של המוצרים. בסוף הספירה ניתן להפיק דוחות עם ערך המלאי בחנות ולהעביר אותם לרואה החשבון לצורך דיווח לרשויות המס. את סיכום המלאי ניתן גם להעביר מתוכנת המסופונים לתוכנת המלאי של העסק על-מנת לעדכן את מערכת ניהול המלאי בתחילת השנה למצב המלאי בפועל.
השכרת המסופון כוללת מסופונים ותוכנה יעודית לספירת המלאי במחשב. המסופון מושכר לימים או שבועות לפי הצורך וגודל העסק.
יעף טכנולוגיות איסוף נתונים mail@yaaf.co.il http://www.yaaf.co.il
