פתרונות מתקדמים לשיתוף ניהול סנכנרון ואחסון תוכן בענן 

כל בעל עסק מכיר את זה , הבעיה של חוסר סינכרוניזציה בין העובדים קיימת בכל מקום. קבצים נעלמים, טעויות בתקשורת ובעיות בדואר האלקטרוני פעמים רבות יוצרות מצב שבו קבצים לא עוברים בין העובדים כפי שצריך. כלי שיתוף בענן  יוצרים סנכרון מלא ומאובטח בין העובדים ע"י הפעלת ספרייה משותפת אחת שאליה נכנסים כל הקבצים שתהיו מעוניינים לשתף.

דמיינו ששמרתם קובץ מסוים לפני שבועיים - מה הסיכוי שתזכרו היכן הצבתם אותו, באיזה מדיה ועל איזו פלטפורמה טכנולוגית? באמצעות תוכנת שיתוף מתקדמת ועדכנית הבעיה הזו נפתרת, ובקלות – כל הקבצים נשמרים על תיקיות משותפות, בצורה נוחה שתעשה חסד גם לאנשים הפחות מעורים טכנולוגית. כך למשל אפשר לשמור  את כל מסמכי הוורד וה-PDF, ולפתוח אותם גם באייפון בכל עת, בלי להתחיל לשלוח אותם במייל ולבצע עוד כל מיני מעקפים כדי להגיע אליהם וכן לעקוב אחרי שינויים עשו בקבצים, לשלוח הערות ועוד.

Cloud Content-Sharing  (קולבורציה) הוא ללא ספק הדבר החם הבא בעולם פתרונות מחשוב הענן  במגזר העסקי , תחום בו מתמקדת היום עיקר פעילות חדירתן של ענקיות התוכן השיתופי בעולם.

על פי רוב משווקים פתרונות השיתוף הנפוצים על בסיס  SaaS ומהווים אפליקציות אחסון ושיתוף לעסקים המשמשות כעין"קופסת כלים" מקוונת הפותרת את הצורך במרבית התוכנות המשרדיות תוך חיסכון רב .לרוב  משלבות בהן מגוון רחב של פתרונות ענן מובנים ונלווים הכוללים עורכים מקוונים למרבית המסמכים הקיימים תוך יצירת שיתופיות מקסימלית בין העובדים/הלקוחות או עם כל גורם אחר המתקשר אלקטרונית עם הארגון .

 מי שיבחר להשתמש בכלי שיתוך עדכני יוכל  פרט ליכולות הרגילות כמו גישה לכל הקבצים ושיתופם דרך הדפדפן מכל מכשיר ומכל מערכת הפעלה גם  למצוא שם תיקיות ציבוריות, חיפוש מתקדם בתוך מסמכים ואפילו קבלת התראות על שינויים דרך הדואר האלקטרוני או RSS  והכל  גם תחת תקני אבטחה מחמירים מבוססי 256B-AES-Encryption. 

לרוב ניתן ליצור קבוצות משתמשים ולתת הרשאות לעריכת הקבצים או לצפייה בהם בלבד וכן לערוך קבצים במשותף  ולנהל דיונים ותגובות ,משמירת גרסאות, רשימת מטלות, הצפנה וניהול סיסמאות. בתוך כך נמנעות הורדות הגוזלות זמן רב באמצעות צפייה בקבצים ישירות מן הדפדפן, החל מ- Microsoft Office, Adobe Photoshop ו- Flash וכן לסנכרן תיקיות לשולחן העבודה לצורך גישה כאשר אינך מחובר    .

ממשקי משתמש נוחים יאפשרו גרירת הקבצים מהמחשב, וזריקתם לחלון הדפדפן .  בכל חיפוש של קובץ מסוים נדרשת הקלדה של אותיות ספורות בלבד על מנת לקבל את רשימת הקבצים המתאימה או לחילופין לתת לכל קובץ מספר תגיות כמו "שיווק", "קורות חיים" וכד', וכך למצוא אותן מהר יותר, גם אם אינכם זוכרים באיזו תיקיה שמתם אותן. התגיות, הקבצים והחיפוש תומכים כולם באופן מלא בשמות בעברית בנוסף אפשר כמובן להוריד את הקבצים למחשב אחד-אחד או תיקיה שלמה. 

פתרונות שיתוף הכוללים גם אינטגרציה מובנית עם יישומים חיצוניים כדוגמת Office, Google Analytics, Google Apps, Salesforce, Gmail, Zoho ישפרו ללא ספק את התוצאה הסופית.  כמו כן יכללו קונסול אדמיניסטרטיבי מקיף וקל לשימוש עבור ארגונים הנזקקים לניהול עשרות, מאות ואף אלפי משתמשים, הקצאת הרשאות שונות למשתמשים שונים החל מהעלאה בלבד ועד לזכויות עדכון מלאות, הגנות בסיסמא או הקצאת תאריכי תפוגה לקישורי קבצים או לחומרים רגישים. כמו כן ניתן להפיק דו"חות אודות פעילויות של משתמשים או קבצים, כולל כניסות למערכת, הורדות והעלאות קבצים ועדכונים לפי טווחי תאריכים.