ציוד משרדי הוא מונח המתייחס לסוגי מוצרים שונים, המשמשים לניהול משרד ועבודה משרדית במסגרת פעילות העסק השוטפת. רכישה של ציוד משרדי עשויה להגיע לעלויות של מאות, אלפי ואף מאות אלפי שקלים, כאשר תקצוב נכון ובחירה נבונה של צרכי משרד, הם הפיתרון לקיצוץ העלויות אל המינימום הדרוש, כאשר חשוב כמובן להקפיד על מילוי כל צרכי המשרד בכדי לא לפגום בפעילות השוטפת, ואף להביא לייעול העבודה באמצעות שימוש בציוד משרדי נכון.
מאמר זה יציג מספר אביזרי ציוד משרדי מקובלים בימינו, הנחשבים יעילים לניהול העבודה המשרדית, וכמו כן יציג את אופני השימוש המומלצים. באופן הגיוני, סוגי עסקים שונים צורכים סוגים שונים של ציוד משרדי המשמשים למטרות שונות בהתאם לאופי העסק (למשל, מסעדה עשויה לבצע רכישה גדולה יותר של עטים ופנקסי רישום כציוד למלצרים, מארחים, ברמנים ועובדי שירות אחרים, בעוד שעסק המנהל מוקד טלפוני, יבחר להשקיע חלק נכבד מהתקציב עבור ציוד משרדי במערכת טלפוניה, אוזניות (מדונות) ומכשירי טלפון).
עם זאת, קיים ציוד משרדי שהינו רלוונטי כמעט לכל סוגי העסקים, ובבחירתו, יש להתייחס לצרכי המשרד הספציפיים של העסק המדובר, להבין את מטרות השימוש במוצרים הנבחרים ולהקפיד כי אופן השימוש מובן ונהיר.
חותמות – חותמות משרדיות הן ציוד משרדי הכרחי עבור כל עסק באשר הוא, היות והן מספקות את הגושפנקא הדרושה עבור חשבוניות וקבלות, חתימת חוזים עם לקוחות, טפסי הזמנת סחורה וטפסי משלוח, הסכמים והסדרי תשלום ועוד. קיימים סוגים שונים של חותמות הניתנות לעיצוב והתאמה לצרכי העסק, כולל חותמות תאריכונים (המאפשרות החלפה של התאריך באמצעות גלילה ידנית), חותמות אישיות (הניתנות לעיצוב כולל קביעת מספר שורות, גודל הפונט וסוגו, תוכן החותמת ועוד) וחותמות מסוגים נוספים, כאשר את כל סוגי החותמות ניתן לעצב ולרכוש גם דרך חנויות ציוד משרדי מקוונות באינטרנט.
לוחות מחיקים, לוחות שעם – אביזרי ציוד משרדי נוספים שהינם שימושיים במיוחד בסביבת המשרד הם לוחות מחיקים ולוחות שעם, כאשר קיימים סוגים רבים של לוחות מסוגים אלה, בעלי שימושים ייעודיים לסוגי עסקים שונים. לוחות מחיקים הינם שימושיים במיוחד עבור הדרכות, העברת מצגות, הרצאות, וכן עבור תכנון ומעקב אחר נתוני עבודה ופעילות. קיימים לוחות מחיקים ייעודיים לתכנון יומי, שבועי, חודשי ואף שנתי, המציגים טבלאות מוכנות שאינן מחיקות למילוי הפרטים בשדות מתאימים על פני הלוח המחיק. כמו כן, קיימים לוחות מחיקים לצרכים שונים ומגוונים, כגון לוח מחיק בעל חמשות תווים ללימוד, הלחנה או אימון במוסיקה, ואף לוח מחיק בעל תבנית בלתי מחיקה של מגרש כדורגל, לתכנון אסטרטגיית משחק. לוחות שעם שימושיים אף הם, וניתן להשיג גם לוחות משולבים, הכוללים לוח מחיק ולוח שעם לתליית מודעות. קיימים גם לוחות שעם המגיעים עם ארון בעל נעילה, המאפשרים פרסום מודעות על ידי אנשי צוות מורשים בלבד.
תיוק ואחסון – כל עסק באשר הוא, מחזיק ברשותו כמות נכבדת של ניירת משרדית, בין אם מדובר בחוזים חתומים עם לקוחות, ספקים, אנשי מקצוע וכד', ובין אם מדובר בחשבוניות או קבלות שיש להזדכות עליהן או כל מסמך אחר. הצורך בתיוק ואחסון ניירת משרדית, מצריך חישוב נכון של כמויות, על מנת לבצע רכישה של ציוד משרדי מתאים עבור המטרה. באם הנכם מחזיקים בכמות גדולה של ניירת משרדית אשר ברובה אינה צריכה להימצא בנגישות מיידית, ייתכן ותהיו מעוניינים להקדיש מתקציבכם עבור ציוד משרדי לרכישת קופסאות ארכיון וקופסאות קטלוגים, אשר יאפשרו לכם לאחסן את הניירת המשרדית באופן מסודר, כולל תיוג הקופסאות לפי סוג הניירת, תאריכים ועוד. בכל מקרה, התייחסו לאופן בו אתם מנהלים את הניירת המשרדית שלכם, והצטיידו בציוד משרדי אשר יקל עליכם את העבודה עם ניירת ככלל, הכולל מגשי נייר שולחניים, ארגזי מגירות וכד'.
כאשר אתם פונים לרכוש ציוד משרדי, זכרו כי רכישה גדולה עשויה להקנות עבורכם הנחות במקומות מסוימים, ועל כן חפשו את אותם הספקים אשר יוכלו להציע לכם עסקה משתלמת עבור העסק שלכם, ויתנו לכם שירות אמין לאורך זמן. לא תרצו להחליף את ספק הציוד המשרדי לעתים תכופות מדי, ולעמוד בפני מוצרים ומחירים שונים בכל הזמנה. חפשו ספק ציוד משרדי יציב, בעל מערך משלוחים מסודר, אשר יוכל להציע מלאי רחב וזמין של מוצרים, כך שעבודתכם לא תתעכב בשל חוסר בציוד משרדי חיוני.
להשגת ציוד משרדי מכל הסוגים עבור העסק שלכם -
ענת קלינסקי - תוכן שיווקי
