מדוע עדיין אין לי זמן? 

מדוע עדיין אין לי זמן?

מנהל אחד עם צוות של מספר אנשים טכניים ועם מזכירה, הגיע אלי והציג בפני את הבעיה העיקרית שלו: ניהול זמן. הוא התלונן שאין לו זמן והוא פשוט מרגיש עמוס ויש לורשימה ארוכה של משימות שהוא לא מגיע לקדם אותן.... למרות עבודה מאומצת מעבר לשעות העבודה המקובלות וגם בימי שישי.

למען האמת, אחרי שתחקרתי אותו עוד קצת גילינו שעם כמות הזמן שהוא מבזבז בחוסר יעילות בכל יום, הדבר היחיד שיש לו שפע ממנו זה זמן. אם כך, מה הייתה באמת הבעיה? ממה היא הייתה מורכבת? ואיך היה ניתן לטפל בה בכלל?

טיפול

קיימים קורסים רבים וגישות רבות לניהול זמן. חלקם מציע לחלק את הדברים לקטגוריות של דחופים יותר, דחופים עוד יותר, ודחופים הרבה יותר מול 'דברים לא חשובים' וכן הלאה.

ובכן אפשר לומר שהגישה הזו לא ממש מעשית. מדוע? מפני שקודם כל, אם יש משהו שאינו חשוב -מדוע בכלל הוא מופיע על רשימת המטלות שלך?! אפשר הייה לוותר עליו מלכתחילה, או שכבר עבר זמנו ואין טעם עוד לבצע ולהשלים אותו. בקיצור - הוא אינו תורם או מקדם מטרה עיקרית שלך או של העסק.

הדבר השני שמפספסים בדרך זו הוא כיצד יודעים מה חשוב ודחוף יותר ממה? האם קיימת איזושהי מדיניות אחידה שאפשר לקבוע על פיה את הדחיפות האמיתית של הדברים?

לאחר חקירה יסודית גילינו  שבעל העסק, בעל ותק של יותר מ- 10 שנות ניסיון, מבלה שעות רבות בכל יום בביצוע מטלות שלא הוא צריך להתעסק איתן.

מה עשינו:

הכנסנו נוהל קבוע שמתבצע פעם בחודש:

1) בחינת כל הפעולות שהתחרשו בשבועות האחרונים וכן ביצוע בדיקה כדי למצוא היכן המנכ"ל מבלה הרבה זמן ב"ביצוע עבודה של מישהו אחר".

2) לאחר מכן, המשימה שלו הייתה לכתוב במדויק את כל ההנחיות כיצד לבצע את אותה מטלהשלא הוא כמנכ"ל אמור לבצע.  כאן הוא מגדיר את התפקיד ואת הפעולות הנדרשות בו בצורה ממצה אך מפורטת.

3) עכשיו צריך לבדוק ולהחליט למי הוא מעביר את המטלה. יהיו תפקידים שאפשר להעביר לאיש צוות קיים, ויהיו תפקידים שאין מי שיאייש אותם ויהיה צורך לגייס מישהו חדש. אך יהיה הצורך אשר יהיה, כעת למנכ"ל היה ברור איזה תפקיד הוא צריך להוריד מעליו.

תוצאות:

בעל העסק התחיל בהדרגה להסיר מעליו תפקידים, לכתוב אותם על נייר בצורה בסיסית ולאחר מכן לתקן ולהוסיף לפי הצורך, ואז לגייס את האדם המתאים (או להעביר את התפקיד למישהו קיים).כעת למנכ"ל יש זמן לעסוק בהמשך פיתוח העסק ובניהולו השוטף,וגם נשאר לוזמן "לחיות"

אשמח לשמוע תוצאות מיישום.

בהצלחה!

עפר פלאוט

אקספדיטורמאיץ עסקים בע"מ.