מאמר זה עוסק באחד מהתפקידים המרכזיים והעיקריים בכל חברה ועסק בנושא שירותי הקלדה והדפסות החומר השוטף של החברה. כיום תחום זה הינו תחום מרכזי המשתלב בעבודת האדמיניסטרציה של המזכירה. שעות רבות מיום העבודה של המזכירה מוקדשות הדפסות פנים ארגונית וחוץ ארגונית של המסמכים של החברה / העסק בו היא עובדת, והינם הקשר הכתוב המקשר בין החברה לבין גורמיה הפנימיים והחיצוניים.
שירותים אלה חלים על כל מסמך, מכתב, חוזה, הצעת מחיר, מפרט, מכרז ועוד - הכל בהתאם לתחום בו עוסקת החברה ויוצרת את התקשורת הפנים והחוץ ארגונית של החברה.
ואז פתאום אופפפפסססס... המזכירה ו/או הקלדנית חולה, המזכירה לא יכולה להגיע באותו יום, המחשב לא עובד וכל מיני רג'קטים אחרים אשר מונעים את היכולת לקבלת את ההדפסות הדרושות באותו יום. מה עושים אז?
בשביל זה נולדו חברות הנותנות שירותים חיצוניים אשר כל משרד וחברה יכולים להיעזר בהם בשעת הצורך.
בבואך לבחור חברה / משרד הנותן שירותי קלדנות כאלה, עליך לבדוק כמה פרמטרים על מנת לקבל שירותי הקלדה מקצועיים המחליפים את החוסר במזכירה באותו יום או כל בעיה אחרת שנוצרה שמונעת קבלת שירותי הקלדה מהמזכירה שנעדרה.
רצוי מאוד לבדוק שהמשרד שנותן שירותי הקלדה כאלה מחזיק קלדניות בעלות ניסיון רב שנים בענף זה. באם אכן כך, מתיימרות הקלדניות להכיר את כל סוגי ההדפסות של כל סוגי המסמכים או רובם הנמצאים כיום בשוק. באם זה קלדנות של מפרטים טכניים לסוגם, הדפסה של מסמכים המוגשים למכרז, הצעות מחיר אותם אתה מגיש לחברה על הצד המקצועי ביותר, מכתבים בצורה המקצועית בה הם אמורים להיכתב מבחינת תצורת המכתב, טבלאות מיוחדות או טפסים מיוחדים שמתנהלים בעסק, מילוי נוכחות עובדים באם יש, חוזים באנגלית או בעברית הדחופים לאותו יום, כתבי כמויות באם מדובר במשרדי הנדסה וכהנה וכהנה.
כמו כן רצוי לבדוק שבאתר של החברה שממנה תקבל את שירותי הקלדה ישנן דוגמאות לעבודות שנעשו על ידי זו, ודרך עבודתם וביצועם בהדפסות אלה.
רצוי חברה לבדוק שמחירי החברה שמבצעת סוג של שירותים כאלה ונותנת שירותים אלה יהיו סבירים ומתאימים לעבודה שאותה היא מבצעת - כך תדע איך החברה שמבצעת שירות כזה מעריכה את עצמה.
זמנים הוא דבר חשוב לך מאוד בקבלת שירותי קלדנות חשוב מאוד לבדוק שהחברה שתבצע לך את שירותי הקלדה אלה תעמוד בזמנים שקבעת איתה בצורה מקצועית ומדויקת.
לפני שאתה מתחיל לעבוד עם משרד או חברת שירותי הקלדה רצוי לקבל מהם הצעת מחיר מסודרת שבה יהיה כל מה שהוסכם ביניכם על מנת למנוע אי הבנות לאחר מכן.
לאחר שבדקת את כל הפרמטרים הנ"ל ונראה לך שהמשרד שנותן שירותי הקלדה אלה מתאים לך, אתה יכול להיות שקט שהיום שלך יעבור בשלום.
בהצלחה
זיו קלדנות ותמלול
