ציוד משרדי הוא חלק אינהרנטי בשגרת העבודה היומית. שימוש חכם בציוד משרדי אינו מסתכם בהוזלת ההוצאה בלבד, כי אם דורש הסתכלות רחבה יותר, ושימוש יצירתי בציוד משרדי שאף יביא לייעול העבודה, והגברת הפרודקטיביות הארגונית.
להלן מספר עצות בנושא ציוד משרדי, ליצירת סביבת העבודה חיובית וניהול עבודה יעיל:
כיסאות רשת – יצירת סביבת עבודה נוחה ומכוונת ארגונומית, ידועה כמרכיב חיוני במשרד המודרני הן מבחינה בריאותית, והן מבחינת יכולת העבודה ורמת הביצוע של העובדים. כיסאות מחשב הינם מרכיבים מרכזיים בסביבת העבודה המשרדית, ובעלי השפעה ישירה על בריאות הגב והשרירים. מחיריהם של כיסאות מחשב טובים מגיעים לסכומים של מאות ואף אלפי שקלים, אולם כיום מציעות החנויות לציוד משרדי כיסאות רשת איכותיים ובעלי עיצוב ארגונומי, שניתן להשיגם בסכומים נוחים ומשתלמים. הרשת הינה חומר אידאלי ליצירת תבנית המתעצבת בהתאם למבנה הגב, והשימוש המועט בחומר מאפשר את המחירים המוזלים, כך שכיסאות רשת הינם בהחלט פיתרון משתלם לשיפור סביבת העבודה, תוך הוזלת תקציב הריהוט המשרדי.
מדפסות משולבות – מדפסות מדפסות הינן פיתרון זול וחסכוני למשרדים קטנים ובינוניים, ומאפשרות לבצע את כל הפעולות הנדרשות ממכונות הצילום והפקסימילה, תוך חיסכון משמעותי במחיר, והוזלת התקציב עבור ציוד משרדי. מחירה של מכונת צילום מתחיל בסכום של כ-1,500 ש"ח, ועשוי להגיע לעשרות אלפי שקלים, בעוד שמדפסות משולבות בסיסיות ניתנות להשגה בפחות מ-1000 ש"ח בחנויות מקוונות לציוד משרדי. כמובן שאם הנכם מחזיקים משרד גדול, עם צריכה גבוהה של הדפסות וצילומים, ייתכן ותאלצו לרכוש מכונת צילום או אף מספר מכונות.
מדרכי רגל (הדום) – אמצעי פופולרי נוסף לשיפור סביבת העבודה מבחינה ארגונומית הוא מדרך הרגל, המעודד צורת ישיבה נכונה ובריאותית, ונמצא כמסייע בבעיות גב הנגרמות כתוצאה מישיבה ממושכת מול מחשב. מדרכי רגל הינם אביזרי ציוד משרדי פופולרים במיוחד, היות והינם תואמים לכל סוגי הכיסאות, כך שגם אם כיסא המשרד אינו מספק תמיכה מושלמת, מדרך הרגל נותן את התמיכה התחתונה הדרושה. גם אביזר זה ניתן לרכישה מוזלת בחנויות ציוד משרדי באינטרנט, במחיר של כ-100 ש"ח.
לוח מחיק ולוחות שעם – לוחות מחיקים ולוחות שעם הינם פריטי ציוד משרדי, שעל אף אופיים הפשוט, מהווים נכס עבור כל משרד! לוחות מחיקים מציעים מגוון של שימושים שתורמים לניהול מסודר של העבודה היומיומית. במשרדים קטנים ובינוניים המנהלים שירותי מכירות, טלמרקטינג וטלמיטינג, למשל, מומלץ להחזיק לוח מחיק גדול, שיוצג בפני כל העובדים, ויציג מידע עדכני לגבי נתוני פגישות, מכירות, יעדים וכו', של השבוע או החודש הנוכחי. לוחות שעם אידאליים כלוחות מודעות עבור עובדי החברה, שניתן למקמם בחדר האוכל, במטבחון המשרדי, או בכל מקום אחר שהינו ייעוד לעובדים. לוח מודעות לשימוש העובדים מחזק את יכולתם להביע את עצמם בארגון, ומשפר את התקשורת והגיבוש במקום העבודה.
קופסאות מיתוג – אביזר מחשוב שימושי להעברת הדרכות קבוצתיות ומצגות. קופסת המיתוג מאפשרת חיבור של מספר מסכי מחשב אל מחשב אחד עד ידי מספר כבלים המחוברים ליחידה מרכזית המעבירה את המידע. בעזרת קופסת המיתוג ניתן לבצע הדרכות, להעביר מצגות, לנהל ישיבה יומית, להציג מסמכים ועדכונים באופן קבוצתי ולנהל תקשורת משרדית בצורה נוחה ופשוטה. ניתן להשיג קופסאות מיתוג מוזלות בחנויות ציוד משרדי באינטרנט, וכמו כן ניתן להשיגם ברשתות השונות.
ציוד משרדי, מרכז את כל "כלי העבודה" המשמשים את עובד המשרד, והתקציב עבור ציוד משרדי עשוי לנוע מכמה מאות שקלים, לאלפי שקלים בחודש, כאשר מחשבים את ההוצאות עבור מוצרי מחשוב וריהוט בפריסת תשלומים, וכן הוצאות שוטפות עבור ציוד משרדי כגון כתי כתיבה, נייר וכד'.
בעת תכנון התקציב עבור ציוד משרדי, חשבו על האופן בו הציוד המשרדי שבחרתם יתרום לניהול העבודה בארגון שלכם. קחו בחשבון את כל האלמנטים שיהפכו את הציוד המשרדי שלכם למועיל, יעיל ומשתלם, תוך התחשבות בכל צרכי המשרד, והעניקו למשרד שלכם את סביבת העבודה הנוחה ביותר, באמצעות שימוש בציוד משרדי חכם.
ענת קלינסקי - תוכן שיווקי
