כיצד לבחור נכון מרכזית טלפונים לעסק?
מרכזית טלפונים הינה כלי חיוני בעסק. בחירה במרכזת הטלפון הנכונה והחברה שמספקת את השירות והתמיכה הטכנית לאחר ההתקנה הינה קריטית לעבודה התקינה של העסק.
כיצד לבחור בספק הנכון? באיזה מרכזיה לבחור? מהם הפרמטרים החשובים בבחירת מרכזית הטלפון?
על כל אלו ועוד בהמשך...
כיום מוצעות מספר רב של מרכזיות טלפון המותקנות בעסק כמערכת מקומית. מערכת מרכזית טלפונים מקומית הינה יחידת מיתוג (מעין מחשב) שאליה מקושרים ישירות הטלפונים.
בנוסף מוצעות מערכות מרכזיות IP Centrex המאפשרות מתן שירותי מרכזית טלפונים על ידי מפעיל תקשורת (בזק, הוט, סלקום, אורנג?, סמייל 012, 013 נטוויז'ן, 014 בזק בינלאומי ועוד). בשירות זה של מפעילי התקשורת אין צורך להתקין מרכזית טלפונים מקומית בעסק אלא נדרשת קישוריות למפעיל התקשורת. מפעיל התקשורת דואג לאספקת טלפונים ויחידת קצה (מודם, נתב ומתג תקשורת) שמותקנת בעסק.
ישנם מספר פרמטרים שיש לקחת בחשבון לפני רכישת מרכזית טלפונים לעסקים:
• כמות שלוחות פנים - זוהי כמות הטלפונים בעסק כולל אביזרי תקשורת אחרים כגון: מודמים, פקסימיליה, אינטרקום לפתיחת דלתות ועוד. חישוב כמות השלוחות חשוב לפעולה המיידית והעתידית של העסק. לעיתים צמצום כמות השלוחות כרוך בהוצאה כספית גדולה בהמשך. לכן, יש להתחשב בגידול טבעי של העסק ולחשב תוספת שלוחות. יש לבדוק אם מרכזית הטלפונים מאפשרת תוספת שלוחות.
• קווי חוץ - בהתאם לכמות השלוחות ולצרכי העסק יש לחשב את הכמות הנדרשת לקווי חוץ. עסק שהינו מוקד טלפוני זקוק לחישוב שונה מעסק רגיל. בשיקולי בחירת קווי החוץ יש להחליט באם נדרשת אפשרות החיוג הישיר לכל שלוחה או שמספיק לנתב כל קו תקשורת לשלוחה מסויימת (כדוגמת עמדת המזכירות). בנוסף, יש להחליט באם מעוניינים בחיוג ישיר פנימה ישירות לשלוחות המרכזייה באמצעות קווי PRI או SIP TRUNK או לחילופין הפניית שיחות לעמדת מרכזן או לנתב שיחות שיפנה את השיחות ליעד המבוקש.
• סוג מכשירי הטלפון - קיימים שני סוגים עיקריים של מכשירים: טלפון חכם או טלפון רגיל. יש לבדוק את הפונקציות השונות של כל סוג מכשיר טלפון ובהתאם לצרכי העובד להחליט איזה מכשיר טלפון נדרש עבורו. כמובן ששיקולי עלות מכשיר הטלפון הינם חשובים ולכן יש לוודא ולבדוק מה הפונקציונליות הנדרשת לכל עובד.
• אביזרים נלווים- יש לבדוק האם נדרשת פונקצית פתיחת דלתות וכן מודמים לצרכים שונים כגון קישוריות לכרטיסי אשראי. בנוסף מומלץ לחבר יחידת מוסיקה בהמתנה למרכזיה אשר תנעים את זמן ההמתנה למתקשר לעסק. כמו כן, יש לשקול שילוב מערכת ניתוב שיחות אשר מפנה זמן עבודה של מרכזן וגם מייעלת את ההגעה לאדם הרצוי.
• גיבוי סוללה - יש להחליט אם נדרשת סוללת גיבוי להגנה מפני נפילת המרכזיה בזמן הפסקת חשמל. יש לבדוק כמה זמן הסוללה יכולה לספק מתח עבודה למרכזיה ללא בהפסקת חשמל.
• מיקום התקנת המרכזייה - מרכזית הטלפונים תפעל בצורה תקינה באם תותקן במקום נקי ומאוורר. מומלץ למקמה במקום ממוזג, לא ליד עמדת המרכזן וזאת כדי למנוע רעשים מיותרים (של מאווררי המרכזיה) וגרימת הפרעות רעש למרכזן.
• תשתית כבילה - בהתאם לטכנולוגיה (טלפוניה מסורתית הפועלת על גבי זוג חוטי נחושת או טלפונית תקשורת מחשבים IP) יש להגיע ממקום התקנת המרכזייה למיקום העובד. הערה: בתקשורת IP ישנם טלפונים אשר מאפשרים חיבור של המחשב האישי של העובד לטלפון ובכך לחסוך העברת שני כבלי תקשורת מחשבים לכל עמדת עובד (כבל אחד מתחבר לטלפון ומהטלפון מקושר המחשב).
שורה תחתונה:
בבחירת מרכזית טלפונים לעסק יש להשקיע מחשבה ולקבל החלטות רק לאחר הבנת הצרכים של העסק. מומלץ לבחון את החלופות השונות הקיימות כיום ולקבל החלטה באם אתם מעוניינים לרכוש מרכזייה בבעלותכם אם כל המשמעויות הכרוכות בכך למול לשכור שירותי תקשורת מנוהלים במיקור חוץ באמצעות אחד ממפעילי התקשורת הקיימים כיום בשוק.
