הצרכים והטכנולוגיה השתנו. האם ארגונים מתאימים את עצמם למציאות החדשה? 

השינויים שחלו בשנים האחרונות בתחום המחשוב אינם מאפשרים עוד עבודה ורטיקאלית ועצמאית. אם בעבר, מתכנתים עבדו מול מערכות מחשוב מרכזיות (MF) וגוף ארגוני אחד הוביל את הפרויקט מתחילתו ועד סופו באופן כמעט  עצמאי, או לפחות כמוביל דומיננטי עם תלות מינורית בגופים נוספים, היום המצב שונה.
הטכנולוגיה התפתחה לכיוון מערכות Multi-Tier, ארגונים כיום צריכים לתמוך בתהליכים חוצי ארגון ולמצוא פתרונות משותפים למספר
גופים, ובתחומים טכנולוגיים המחייבים התמחויות עומק. כתוצאה מכך נוצרו מבנים מטריציוניים (רוחביים) ופרויקטים רבים מחייבים שיתוף פעולה בין מגוון בעלי מקצוע וגופים מתחומי התמחות שונים. ארגונים רבים עובדים לעיתים קרובות במבנה והתנהלות הדומים למפעלי ייצור בהם הפריט המיוצר עובר בין תחנות שונות, כאשר בכל תחנה צוות מומחה לטכנולוגיה הספציפית ותור לחומר גלם משלה, והפריט המוגמר עובר לטיפולה של התחנה המקצועית הבאה.

מגמה זו דומיננטית בעיקר בגופים טכנולוגיים מורכבים, ומתבטאת גם בכך שהלקוחות נדרשים לעבוד יותר ויותר בתיאום רוחבי ופחות
במבנה ה-Silo  המסורתי.

המצוי
השינויים שחלו בסביבת העבודה יוצרים קושי לנהל פרויקטים אסטרטגיים ורוחביים באופן יעיל ובזמן סביר. במקרים מסוימים ממתינים פרויקטים זמן רב לקבלת שירות מגוף מרכזי. נגרם בזבוז משאבים, ולעיתים, פרקי הזמן הארוכים שחולפים, גורמים להתארכות פרויקטים, גלישה בתקציב וחלקם אף מתמסמס.

בארגון מטריציוני המחלקות היישומיות, המשרתות את הלקוחות העסקיים, מקבלות בדרך כלל שירותים מגופים מרכזיים, כגון המחלקת הטכנית (תשתיות חומרה ותוכנה) מחלקת התקשורת, מחלקת אבטחת מידע, ומחלקות התקציב והרכש. .
במקרים כאלה מחלקת ה-IT מתקשה להתחייב בפני הלקוח הסופי (המשתמש הארגוני) לתכולה ולוחות זמנים, וכאשר מתחייבים,
מוגדרים לוחות זמנים עם מקדמי ביטחון גבוהים או, במקרה הגרוע, לא עומדים בהתחייבויות. כתוצאה מכך, זמני הסבב לאספקת / קבלת השירות  מתארכים הרבה מעבר לצורך האמיתי, על כל המשתמע מכך, וסבב למכרז, למשל, עלול להמשך מספר חודשים.

בפעילויות מורכבות הדורשות תיאום בין עובדים שונים בבמחלקת ה- IT , לא תמיד יש פונקציה אחת שמרכזת את הפעילות מול הלקוח הפנימי, ולעיתים הוא נדרש לבצע תיאומים באופן אישי. בנוסף לכך, בפרויקטים בהם מעורבים גופי תשתית ויישום, מתמודדים
הגורמים השונים עם אתגרי תיאום והקצאת משאבים, שכן, בדרך כלל, גופי התשתית משרתים יותר מפרויקט אחד ומחוייבים לטפל גם ב"שוטף" ובתיקון תקלות בסביבות הייצור, שגוזלים חלק נכבד מזמנם. כאשר כל פרויקט מתוכנן כפרויקט יחיד, בהנחה שגויה
שיקבל משאבים מרכזיים ברגע שיזדקק להם, או כאשר קיימים קשרים לוגיים בין מספר פרויקטים

שונים, הופך מימוש הפרויקטים למורכב יותר.

אפשר גם אחרת

הניסיון העשיר של   BDA  Projects מלמד כי ניתן להתמודד  עם אתגרים אלה בין היתר על ידי בניה של יכולות עבודה מתאימות ורוחביות, שישפרו את רמת השירות ויאפשרו ניהול פרויקטים יעיל ובזמן סבירים במחלקות המרכזיות של הארגון. כשאנחנו מלווים
ארגונים מטריציונים אנחנו מיישמים מתודולוגיות שונות המאפשרות לנהל פרויקטים רוחביים תוך גיבוש תפיסת ספק-לקוח, סנכרון משאבים משותפים ותגבור או צמצום השימוש בהם, חשיפת השיקולים לקביעת סדרי העדיפויות בפני כולם, ובניית מערך נהלים ומנגנוני
מעקב, בקרה, קבלת החלטות ומדידת שביעות רצון.

תהליך העבודה כולל חקר מעמיק של המצב הקיים בארגון, אפיון צרכים, הגדרת דרכי פעולה וכלים ליישומן. כך למשל, אנחנו מסייעים
לארגון לשפר את שיטות תכנון הפרויקטים, להתייחס לשינויים, השפעות והשלכות בין
פרויקטאליות, לאתר ולמנוע צווארי בקבוק, לייתר תלות לא הכרחית בין גופים מסוימים,
כמו גם לקבוע SLA לשירותים סטנדרטיים, לסייע לספקי השירות בתכנון העבודה והמשאבים ועוד. מאחר ומדובר
בתהליך "לומד" ומשתפר, בסגנוןPlan-Do-Check-Act  אינטראקטיבי, אנחנו מבצעים
פיילוטים לתיקוף המתודולוגיות והכלים התומכים המוצעים.

הישגים ותועלות

ארגונים בהם הטמענו את המתודולוגיות השונות, הצליחו להתאים את תהליכי התכנון והבקרה למטריצה הארגונית, לקצר זמני סבב למתן שירות ולפרויקטים, וליצור סביבת עבודה אופטימאלית בה הגופים המרכזיים, המוגדרים כנותני
שירות בארגון, פועלים בתיאום מלא עם תכנית העבודה השנתית ועם סדרי העדיפויות של
הלקוחות והארגון.

כאשר היעדים ברורים והציפיות מתואמות, עולה רמת שביעות הרצון של המשתמשים הארגוניים והלקוחות, והארגון פועל מתוך תחושת הישג של עמידה ביעדים ושיפור מתמיד.