כיום, כלים המסייעים לניהול המשרד הופכים ליותר ויותר פופולאריים. במאמר זה נסביר אודות אחד הכלים הכי חזקים שמוצעים היום בשוק.
מהי תוכנת CRM? רוב האנשים לא ממש מבינים מה משמעות המושג הזה. מדובר במגוון נרחב של תוכנות לניהול קשרי לקוחות שמטרתן לארגן את כל הנתונים והדטה אודות הלקוחות.
מה התוכנה עושה? ישנן כל מיני סוגים של תוכנת CRM. אפשר לחלק את התוכנות לשלוש קבוצות: הקבוצה הראשונה מאפשרת לחברה לנהל את חשבונות הלקוחות, לתעד את כל ההיסטוריה של כל לקוח וכך לעקוב אחרי הלקוחות.
הקבוצה השנייה כוללת את כל האפשרויות שמציעה התוכנה הנ"ל, אך מאפשרת גם לאתר ו"לצוד" הזדמנויות עסקיות. כל מה שקשור לפוטנציאל עסקי יכול להיות מתועד בתוכנה, כדי לא לפספס אף הזדמנות.
הקבוצה השלישית והאחרונה מספקת את כל האפשרויות שנותנות שתי הקבוצות שהזכרנו, אך מאפשרת גם להפיק חשבוניות, למזג מערכות, מעקב אחרי הזמנות ועוד.
מה היתרונות בתיעוד זה? כל פרט במערכת היחסים שלנו עם הלקוח מתועד ונרשם. החל מתהליך יצירת הקשר הראשוני עם הלקוח וגם לאחר שסגרנו עימו עסקה.
אילו חברות צריכות מערכת CRM? התוכנה היא יתרון גדול. אמנם תהליך הרכישה כרוך בהוצאות וההתקנה עצמה תיקח זמן, כמו גם ההסתגלות של העובדים ולכן לפני שאתם מבצעים התחייבות כזו, שאלו את עצמכם האם אתם זקוקים לתוכנה זו. חובה שתחשבו היטב ותאפיינו את צרכיכם העסקיים. במידה ואתם רוצים שכל המידע אודות הלקוח יהיה מאורגן בצורה מאורגנת, שיהיה קל לעקוב אחרי ההתנהלות עם הלקוחות, אזי התוכנה תספק לכם בדיוק את מה שאתם צריכים.
נזכיר לכם כי מרכז הכובד של כל עסק נמצא באגף השיווק. תוכנת קישרי לקוחות היא הפתרון האידיאלי עבור כל עסק שצריך לעקוב אחרי הביצועים והנתונים של המכירות. התוכנה מתעדת מידע אודות מכירות, ניהול חשבונות והזמנות, תמיכה – כל מה שקשור לקשר עם הלקוח.
מה החסרונות של התוכנה? ככל שהמערכת מציעה יותר ויותר אפשרויות והממשק שלה יותר עשיר, כך עובדי החברה עלולים להסתגל יותר זמן ולהתקשות עם כל הפונקציות שאיתן צריכים להשתמש. ישנן חברות שהתקינו את התוכנה, שמצאו שהעובדים משתמשים רק בחלק קטן מהפעולות וחלקים גדולים מהתוכנה פשוט לא נמצאים בשימוש.
לכן, חשוב לבצע בחירה מושכלת בחברה המציעה את התוכנה. הצעד הראשון הוא להעריך בדיוק את צרכי החברה. הביטו אל איך שהדברים מתנהלים כרגע, חשבו אילו עניינים אפשר לשפר ולייעל ואילו דברים צריכים להישאר בדיוק כפי שהם.
שקלו לבצע רכישה של מערכת קישרי לקוחות שתספק בדיוק את צרכיי החברה. אם אתם מרוצים מאוד מתוכנות החשבוניות שלכם ולא רוצים לשנות אותה, אולי תצטרכו מערכת המיועדת בעיקר למכירות. את התוכנות שתרצו לשלב במערכת יש לבחור בזהירות ובקפידה.
