חברות התוכנה הגדולות בעולם וכן חברות תוכנה ישראליות מובילות פיתחו פלטפורמות לניהול ידע ארגוני במשך שנים ושיכללו אותן כך שיתאימו לארגונים גדולים עם מאות ועם אלפי משתמשים.
הרצון היה לפתח מערכת שתצדיק בסופו של דבר את ההשקעה ותוכל להכניס הכנסות עתידיות לארגונים
לדוגמא מערכת ה share point של מיקרוסופט , המקבלת שבחים על רציפות המידע ועל נוחות השימוש , אולם המחיר הנדרש ממשתמשים קטנים וכן התאמות החומרה גורמות לכך שהמערכת הזו לא תוכל לשמש ארגונים קטנים מאוד בגלל העלויות.
בשנתיים האחרונות אנו נוכחים לדעת כי ארגונים אשר החליטו לבצע ניהול מסמכים וסריקת מסמכים מחפשים מערכת מותאמת אישית המאפשרת להם גמישות ניהולית, מעבר לדיגיטציה משרדית בעלות סבירה וללא הוצאות מיותרות ויקרות על מערכות חומרה תומכות.
מערכות לניהול מסמכים וידע מהסוג המשרת ארגונים קטנים נפוצות היום יותר , ומסקר שערכנו בקרב לקוחות אשר עברו להשתמש בהן עולה כי מרביתם אינם מבינים איך יכלו לעבוד עד כה ללא המערכת. ולמרות שרוב המידע הינו מידע היסטורי או ותיק שאין צורך לגשת אליו ביום יום הרי שנוחות השימוש והמהירות שבה החומר הופך להיות נגיש ושמיש הופכות את הפיתרון לברור מאליו עבור הארגון.
חברות רבות שעברו לבצע סריקת מסמכים באמצעות לשכת סריקה או באמצעות סורקים מקומיים במשרדם מדווחים על שביעות רצון הולכת וגוברת מהפתרונות המוצעים , ותוכנות ניהול המסמכים הפכו להיות כלי עבודה המשלים את ניהול הידע בארגון.
כמו כן גיבוי המסמכים הפך להיות קל יותר והביא לחיסכון בעלויות שמירת הניירת הפיזית בכך שבוצע דילול חומר כבר במשרד ורק חומר רגיש המשיך להישלח לשמירה פיזית חיצונית.
עסקים קטנים מעוניינים במערכת זולה ונוחה לשימוש המאפשרת ביצוע פעולות והתקנה ללא התערבות חיצונית ורכישת חומרות ותוכנות נוספות וכיום הפיתרון של תוכנות אילו לניהול מסמכים נמצאות בהישג יד.
לפרטים נוספים ניתן לפנות אלינו ל 1-700-07-10-10
רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב prism .
