עבודות בניין דורשות תכנון מקדים כדי לארגן את העבודה בצורה היעילה ביותר, לפקח על איכות הבניה, וכדי לחשב את העלות הצפויה של העבודה. אחד השלבים החשובים ביותר לקראת פרויקט כלשהו הוא הכנת כתב כמויות. כתב הכמויות הוא רשימה של כמויות החומרים הנדרשות לעבודה על פי פרמטרים של שטח הפנים הכולל של הקירות וכדומה. חישוב כמויות הבטון, הברזל ושאר החומרים מהווה תנאי מקדים לכל פעולת תכנון.
באופן טבעי, סוגים שונים של עבודות דורשים הכללת אלמנטים שונים בכתב הכמויות. כך למשל, בהכנת כתב כמויות עבור פרויקט העוסק בעבודות חשמל יפורטו בין השאר מספר נקודות החשמל, אורכם הכולל של הכבלים השונים, הארקה וכדומה. עבודות אינסטלציה דורשות פירוט של דברים כמו אמבטיות, כיורים ואסלות והמידות השונות שלהם.
הכנת כתב כמויות צריכה להיעשות על ידי גורמים מקצועיים, שידעו לפרט מה כולל המחיר (ומה אינו כולל), כך שלא יישאר מקום להפתעות. באופן כזה משמש כתב הכמויות כמסמך עליו נידונות הצעות מחיר של קבלנים, או במקרים מסוימים תביעות על רשלנות או חילוקי דעות כספיים עם מבצע העבודה. חתימה מראש על כתב הכמויות מבטיחה כי מזמין העבודה לא יידרש לחרוג מן התקציב שיועד לפרויקט.
כתב כמויות יכול להיעשות באופן ידני, או באמצעות שימוש בתוכנות מחשב ייעודיות. בין היתרונות שבשימוש בתוכנות אלו ניתן למנות את היכולת לעדכן מחירים וכמויות בקלות, כאשר המחיר מתעדכן בהתאם לכך באופן אוטומטי. השימוש בתוכנה מאפשר להשתמש בחלקים מתוך כתב הכמויות של עבודה מסוימת גם בעבודות הבאות, ובכך לחסוך זמן יקר. ובנוסף לכך, ניתן לייצא את פלט התוכנה לתוכנות אחרות כגון מעבדי תמלילים או גיליונות אלקטרוניים, ובכך לשלב את הפרטים שבכתב הכמויות במסמכים רשמיים אחרים.
