רשות המיסים והמדינה בכלל מחייבת עסקים וחברות בארץ לספק קבלה וחשבונית על כל רכישה או כל הזמנה של שירות ותשלום שבוצע בעקבות אחד מהאפשרויות, רכישת מוצר או רכוש. אין יוצא מן הכלל אם חברה נותנת שירות ומקבלת על זה תשלום היא מחויבת להוציא חשבונית מס מתוך פנקסי חשבונות ולהגיש את זה ללקוח וכן להוציא חשבונית קבלה מתוך פנקסי קבלות.
ישנם אנשים רבים החושבים כי ישנם בעלי מקצוע שלא מחויבים להחזיק פנקסי חשבונות או פנקסי קבלות בצמוד אליהם וכי הם יכולים לתת שירות גם בלעדיהם. בעלי המקצוע הרבים שיש הטועים וחושבים כך הינם בעלי מקצוע כגון מוסך מורשה או טכנאים מסוגים שונים, טכנאי מזגנים, טכנאי מקררים, טכנאי תנורים ושאר מוצרים.
פנקסי חשבונות וגם פנקסי קבלות נחשבים לעומת זה כאחד מהשירותים שמוכרחים להיות בחנויות המספקות מוצרים פיזיים מהסיבה הפשוטה של אחריות על מוצרים שנקנו. החברות המייצרות או המשווק הראשי לא מספק אחריות על מוצרים אלמלא מוצגים לו בנוסף לתעודת האחריות גם קבלה מתוך פנקסי קבלות רשמיים של החנות ממנה רכשתם את המוצר בה רשום שם החברה או העסק הבעלים של החנות. לכן, אף אחד מאתנו לא מוותר לעולם על קבלה מסודרת מחניות שרכשנו מהם את המוצרים לסוגיהם השונים.
לא כל אחד יכול להוציא פנקסי חשבונות, ישנם אנשים שאין להם סמכות להוציא חשבונית מס מתוך פנקסי חשבונות מפני שהם לא נחשבים לעוסקים המורשים להוציא חשבונות מס, זאת אומרת שהם עוד לא קבלו אישור רשמי להוצאת מס עבור השירות שלהם ולכן הם לא יכולים לגבות מס ערך מוסף. לעומת זאת, כל עסק חייב להוציא חשבונית קבלה רשמית ומסודרת מתוך פנקסי קבלות שבבעלותו. וזאת למרות שהוא עסק הפטור מתשלומי מס ערך מוסף. עסקים שאינם צריכים למעשה להזמין פנקסי חשבונות הם עסקים פטורים שאין להם את החובה לשלם מס ערך מוסף ולכן אין להם גם את הזכות לגבות אותו.
ישנם תבניות מיוחדות הקבועות בחוק להוצאה של חשבונית מס, לא ניתן לבצע הדפסת חשבונית מס או הדפסת קבלות במגוון תבניות מפני שהחוק מחייב מספר דברים שלא מאפשרים שינויים גדולים מידי באותם פנקסי חשבונות או פנקסי קבלות.
