סריקת מסמכים - רוצים לחסוך כסף?
דף הבית  >>  >>  הרשם  |  התחבר
מאמרים

סריקת מסמכים - רוצים לחסוך כסף? 

מאת    [ 29/07/2011 ]
מילים במאמר: 458   [ נצפה 1889 פעמים ]

 
 

ככל שנוקפות השנים בכל עסק נצברים מאות ואלפי מסמכים. חשבוניות, תעודות משלוח, התכתבויות, הצעות מחיר, מסמכים חשבונאיים שונים ועוד, כולם תופסים שטח אחסון יקר.

 

ההוצאות על אחסון המסמכים אינן ההוצאות היחידות. כאשר עסק מחזיק מסמכים רבים, חיפוש מסמך מסוים מתוך ערימה של מסמכים מהווה בזבוז זמן יקר אותו ניתן להקדיש למשימות אחרות בעסק.

 

סריקת מסמכים מהווה הליך "ירוק" שמטרתו חסכון בייצור נייר, חסכון בשטחי משרד (חסכון באנרגיה הנדרשת לתפעול שטחים אלה), חסכון ברכישת קלסרים (שאף הם עשויים מעץ), חסכון באשפה ופסולת, חסכון בזמן איתור המסמך הרצוי ועוד.

 

בהנחה שהבנת את הצורך בניהול הידע של הארגון שלך באמצעות ארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך מערכת לניהול מסמכים, עליך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה לך, בהתחשב בפרמטרים כגון: הגנה על המסמכים, גיבוי המסמכים, שיתוף מסמכים בין המשתמשים, הרשאות, קלות תפעול, יעילות וחסכון בעלויות.

 

כדי למקסם את החיסכון הצפוי ממעבר פעילות הארגון לארכיון דיגיטלי עליך לשאוף להכיר את מלוא היכולות של המערכת בה תבחר. הכרת יכולות המערכת תאפשר לך לחסוך בעלויות, לבטל כפילויות, להנגיש את המידע בקלות, לצמצם בעלויות הדואר, להקטין את שטח האכסון המיועד לקלסרים עמוסי מסמכים ועוד.

 

היתרונות   יש יתרונות רבים בסריקת מסמכים, בעיקר עבור חברות וארגונים גדולים.   ·         ראשית, מדובר בשיפור הזמן של העובדים. אם בעבר היה צריך להשקיע זמן רב על תיוק המסמכים בקלסרים וסידורם בספריות, כיום ניתן במהירות לסרוק את המסמך ולשמור אותו כקובץ במחשב.

סריקת מסמכים ואחסונם בארכיון הדיגיטאלי יאפשרו לשלוף אותם בלחיצת כפתור ויחסכו לעסק זמן רב.

  ·         שנית, משלוח מסמכים סרוקים באמצעות המייל עדיף על משלוח מסמכים באמצעות פקס (שלא תמיד נעשה בקלות ולעיתים המסמך נשלח בצורה שאינה ברורה או שאינו מגיע). העברת מסמך סרוק דרך המייל נעשית תוך שניות ובאיכות גבוהה יותר.   ·         שלישית, סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים מסייעת הן לארגונים עסקיים והן לאדם הפרטי לשמור מסמכים חשובים כקבצים דיגיטליים כאמצעי גיבוי חשוב מאוד.   ·         מסמכים שיש כמעט בכל בית כגון חוזה שכירות, תעודת זהות, דרכון, חוזה עבודה ועוד ניתן לשמר באמצעות סריקת מסמכים, לגבות אותם בעותקים נפרדים ולדעת שהם יישארו לתמיד (בהנחה שביצעת גיבוי רב שכבתי), לא יצהיבו ויישמרו באותה איכות.  

דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי,  http://www.documents.co.il טל: 054-5880060 href="mailto:info@documents.co.ilinfo@documents.co.il">">info@documents.co.il
 

"מסמכים" - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, סריקת מסמכים. www.mismachim.co.il

מאמרים נוספים שעשויים לעניין אותך:

שליחת המאמר שלח לחבר  הדפסת המאמר הדפסת המאמר  קישור ישיר למאמר קישור ישיר למאמר  דווח מאמר בעייתי דווח על מאמר בעייתי  כתוב לכותב המאמר פניה לכותב המאמר  פרסום המאמר פרסום המאמר 

©2017
כל הזכויות שמורות

מורנו'ס - שיווק באינטרנט

אודותינו
שאלות נפוצות
יצירת קשר
יתרונות לכותבי מאמרים
מדיניות פרטיות
רשימת כותבים
כותבים מומחים
עלינו בעיתונות
מאמרים חדשים
פרסם אצלנו
לכותבי מאמרים: פתיחת חשבון חינם
כניסה למערכת
יתרונות לכותבי מאמרים
תנאי השירות
הנחיות עריכה
לבעלי אתרים:



מדיה חברתית:
חלון מאמרים לאתרך
תנאי שימוש במאמרים
ערוצי מאמרים ב-RSS Recent articles RSS


מאמרים בפייסבוק מאמרים בטוויטר מאמרים ביוטיוב