ארכיון מצוי כיום כמעט בכל בית (גם אם הוא אינו מכונה ככזה) ודאי בתוך ארגונים, חברות, מוסדות ציבור, עסקים ועוד. ארכיב ידני, המבוסס על קלסרים וניירות, או ארכיב ממוחשב. יש חברות ארכיב המעניקות שירותי ארכיב לצרכים ספציפיים, ייחודיים. מי שמסיבה כל שהיא אינם מתחזקים ארכיון אבל זקוקים מדי פעם לשירותים ארכיוניים שוכרים אותם מחברות מיוחדת העוסקות בתחום זה.
מאגרי מידע הם מאגרים חשובים בכל מקום. כאשר מידע שמור בארכיון אתם יכולים לשיות שקטים מעצם הידיעה כי הוא מוגן ומאובטח, וגם שמור באופן שיאפשר שחזורו אם וכאשר יידרש לשלות ממנו פרט כל שהוא. ארכיבים מקצועיים מסתייעים בדרך כלל בשירות גיבוי המבטיח כי המידע יישמר גם אם מסיבה כל שהיא ייהרס הארכיון או מערכת המחשבים שלו.
שימור וגניזה לצורך שחזור:
כל חברת כוח אדם מחזיקה ברשותה מאגר מידע שבו שמורים פרטים של לקוחותיה, לצורך פניית מעסיקים ולקוחות. יש הבדל בין ארכיון אשר המידע בו הוא למטרת גניזה ושימור לבין ארכיונים פעילים המשמשים כמאגרי מידע זמינים און ליין לצרכים שונים. אחד הארכיונים הידועים הוא ארכיון המדינה שבו אצורים כל תולדותיה מיום היווסדה ואף לפני כן. ידוע גם הארכיון הציוני, שניתן למצוא בו חומר חשוב העשוי לסייע לסטודנטים ולחוקרים.
ארכיב מקצועי מספק שירותים באופן מסודר ומהיר. הרישום המוקפד והמיומנות של העובדים מאפשרת להם לשלוף מידע מבוקש בזמן קצר. חשיבותם של מסמכים מצדיקה ואף מחייבת שמירתם באופן מסודר לטווח ארוך. לשם כך יש ארכיונים.
חברות עסקיות זקוקות לארכיב לצורך שימור מידע עסקי. ארכיון מסמכים פעילים ושימושיים מחייב הגנה ואבטחה מרביים. כל חברה יכולה להחליט את מי היא מסמיכה לצורך טיפול בארכיון שלה ולמי היא מאשרת גישה אל המסמכים השמורים בו. שיטת אבטחה והצפנה שונת עשויות להקל על שמירת החומר ואל אבטחתו.
ארכיון הוא מקום בעל ערך היסטורי חשוב ביותר. בו שמורים התולדות וסיפורי המקום של קהילות. משם דולים, לפי הצורך, מסמכים לאישוש או להפרכת נתונים והשערות. הכשרה מקצועית של עובדי ארכיונים נעשית כיום במסגרת לימוד מסודרת, אקדמית, המסמיכה את התלמידים לעבודה מקצועית נכונה ויעילה.
