סקירת מסמכים - ארכיון דיגיטלי - מה זה השטויות האלה? 

המושג "סריקת מסמכים" מתאר פעולה שבמהלכה מרכזים את מסמכי הנייר של הארגון, סורקים אותם לקבצים דיגיטליים ומשלבים אותם במערכת ארכיון דיגיטלי. הליך המאפשר לארגון לחסוך כסף והרבה.  

אם תסרקו את ערמות המסמכים שלכם מבלי שתבערו את מסמכי המקור המאוחסנים בקלסרים, לא עשיתם הרבה. נכון, מסמכים חדשים כדאי לשמור גם אם סרקתם אותם, אבל מסמכים ישנים שסרקתם ושילבתם במערכת ניהול המסמכים שלכם (ארכיון דיגיטלי), כדאי שתשקלו לגרוס או לבער. בדרך זו תחסכו בשטחי המשרד מבלי שתעבירו את המסמכים לגניזה בתשלום (בבית גניזה, ארכיון, ארכיב וכדומה).

סריקת מסמכים

ככל שתפנו יותר קלסרים משטחי המשרד, כך תחסכו יותר כסף. הרבה כסף.   בדרך כלל כשעובד צריך מסמך מסוים במהלך העבודה (לדוגמה – תעודת משלוח חתומה המאשרת קבלת סחורה) הוא מחפש אותו בערמות המסמכים הממתינות לתיוק, או בקלסר המתאים.   איתור מסמך כזה נמשך בין 6  – 25 דקות בממוצע. בהנחה שאותו עובד מחפש רק פעם ביום מסמך כזה, הוא מבזבז בחודש 132 – 550 דקות (במשרד שעובד 5 ימים בשבוע), שזה 2.25 – 9  שעות. יום עבודה אחד בחודש המיועד לאיתור מסמכים. תכפילו את מספר העובדים בארגון המחפשים מסמכים במערכת והרי לכם חסכון כספי עצום.  

כדי לסבך את התמונה הנה דוגמה נוספת - דמיינו ארגון גדול שסניפיו פרוסים ב- 10 אתרים ולכל עובד יש צורך בשליפת מסמך אחד ליום הנמצא בסניף אחר. האם הוא ייסע לסניף הספציפי או יבקש את המסמך בפקס? אבל לא יותר פשוט לשלוף את המסמך באמצעות כניסה לרשת לתוך מערכת ניהול המסמכים?   אם לארגון הייתה מערכת ארכיון דיגיטלי הוא היה לוחץ על כפתורי המקלדת ותוכנת ניהול המסמכים שלו הייתה שולפת את המסמך הסרוק מבין אלפי המסמכים, ומאפשרת להציג אותו על המסך, או אפילו להדפיס אותו (ולפקסס ולשלוח במייל וכו').  

ארכיון דיגיטלי

שליפת מסמך דיגיטלי במהירות מהארכיון הדיגיטלי של הארגון חוסכת זמן רב וכסף ומייעלת את זרימת העבודה. ראינו שכמעט יום עבודה שלם בחודש מוקדש לאיתור מסמכים, פעולה שארכיון דיגיטלי מבצע בשניות ספורות.   אם כן, עבודה עם ארכיון דיגיטלי חוסכת כסף על שטחי משרד וחוסכת כסף על זמן עבודה המבוזבז באיתור מסמכים. איך עושים סריקת מסמכים? קונים סורק מסמכים איכותי, רוכשים תוכנת ניהול מסמכים ומתחילים בעבודה (רצוי עם חברה איכותית ומקצועית).

את המסמכים יש לסרוק ברזולוציה גבוהה כך שהמסמכים ייראו ממש כמו המקור, ולשמור בפורמט מתאים (PDF, TIF, JPG).   ארגון או חברה המחזיקה ניירת ומסמכים המאוכסנים בקלסרים, בקרטונים, בספריות או במחסנים מפסיד כסף.  הוא לא רואה את הכסף הזה וייתכן שהוא אינו יודע על כך, אבל הוא מפסיד.  

ארגון המעוניין להתקדם מבחינה טכנולוגית צריך לעבור לארכיון דיגיטלי. בין אם יבצע את העבודה בעצמו או ייעזר בשירותי סריקה ליצירת ארכיון ממוחשב. חשוב שלארגון תהיה יכולת להעלות מסמכים לרשת המחשוב הפנימית, כמובן עם הגדרת הרשאות למשתמשים.