חדרי ישיבות הן המקומות בהם מתנהלים דיונים מכל הסוגים בארגונים, החל בישיבות פשוטות וקצרות ועד ישיבות אסטרטגיות ורבות משמעות עבור הארגון. בעידן הטכנולוגי של ימינו חדרי ישיבות צריכים להיות חכמים ולכלול שלל יכולות מעבר לשולחן וכסאות.
תקשורת אודיו/וידאו היא כלי חשוב ומרכזי בחדרים אלו והיא מאפשרת לארגונים לשכלל את ההתנהלות ולבצע דברים רבים החל משיחות וידאו בינלאומיות עם משתתפים ועד צפייה איכותית בתכני וידאו רלבנטיים.
על מנת שחדר ישיבות חכם יוכל לתמוך בשירותי תקשורת אודיו/וידאו ולהעביר את הנתונים בצורה איכותית ויציבה, יש צורך שמבחינת תשתית או פתרונות רשתות תקשורת וציוד קצה הארגון יתקדם לפתרונות מתאימים. תקשורת אודיו/וידאו מקוונת מצריכה רוחב פס גדול וקצב תעבורה גבוה ואמין. התשתיות וציוד הקצה צריכים להתאים החל מארון תקשורת איכותי ומתאים ועד הציוד בחדר הישיבות החכם עצמו. תשתית סיבים אופטיים היא המתאימה ביותר לתקשורת אודיו/וידאו.
תקשורת אודיו/וידאו בחדרי ישיבות חכמים נוגעת גם ליכולות אינטרנטיות של העברת נתוני קול ווידאו (כולל VoIP), גם לתקשורת פנים ארגונים, תשתית תקשורת טלפוניה רגילה ותשתיות וידאו כגון כבלים, לווין וכדומה. התשתיות וציוד הקצה של תקשורת אודיו/וידאו מתחילים במרכז הנתונים והמחשוב של הארגון, לרוב במסגרת ארון תקשורת ייעודי ומקצועי למטרה זו, וממשיכים בכבלים ורשתות אלחוט לחדר הישיבות החכם ובמקרים מתקדמים במיוחד לכל עמדה בחדר הישיבות.
פתרונות תקשורת המשלבים יכולות קול ווידאו בחדרי ישיבות חכמים מאפשרים בראש ובראשונה לבצע שיחות אודיו/וידאו איכותיות ויציבות עם משתתפים בחו"ל, במקום מרוחק או אפילו במקום אחר בתוך הארגון. היתרון הוא יכולת לנהל ישיבות איכותיות ופרודוקטיביות כאילו כל המשתתפים נמצאים בחדר, אפשר להעסיק מנהלים, עובדים וכדומה ללא מגבלות פיזיות וכן הלאה. תקשורת אודיו/וידאו מאפשרת גם יכולות מעבר לטלפוניה ואינטרנט, אפשר לצרוך תכני וידאו רלבנטיים לישיבה או לפעילות בצורה איכותית יותר, איכות השימוש בכל מאפייני המערכות מוגברת ויעילה הרבה יותר ובכך הארגון יכול לשכלל את התנהלותו ולשפר תוצאות.
