כדי לבצע הזמנה ללא שימוש בפורטל ספקים הלקוח צריך לייצר הזמנה אצלו במערכת ולאחר מכן לשלוח אותה בפקס אל הספק.
בשליחת פקס לביצוע הזמנה קיימות מספר בעיות:
1. מצד הלקוח - פעולת שליחת פקס מייצרת עלויות הדפסה, פעימות מונה ו"שורפת" כמה דקות מיותרות. גם כאשר מיישמים מערכת פקס ממוחשב, פעימות המונה עדיין מצטברות לסכום חודשי נכבד. בנוסף, תקלה במערכת הפקס תגרום לכך שהזמנות רבות לא תקבלנה ע"י הספקים.
2. מצד הספק - ההזמנה בפקס לא תמיד מגיעה, הפקס תפוס, הדפסת הפקס לעיתים מגיעה בלתי קריאה או קריאה חלקית ואז לא יתקבלו כל הפריטים אשר הזמין הלקוח. כמו-כן, גם לספק נגרמות הוצאות בגין שימוש בנייר ובדיו.
בנוסף לכל אלו, פקס הינו מכשיר הפועלת בטכנולוגיה מיושנת, הפוגעת באיכות הסביבה, בין אם באמצעות בזבוז נייר רב, ובין אם באמצעות שימוש במחסניות דיו מזהמות.
ביצוע הזמנה
לעומת זאת, ביצוע הזמנה דרך פורטל ספקים מאפשרת לספק להיכנס לאתר אינטרנט בכל זמן ומכל מקום ולצפות בביטחון מלא בהזמנות שלו בצורה מסודרת. כל ההזמנות אצלו, עם המידע הנכון ללא תלות באמצעי כזה או אחר מלבד חיבור זמין אל רשת האינטרנט.
בשונה מההזמנות המתקבלות בפקס, צפיה בהזמנות באמצעות הפורטל מאפשרת לספק לחתוך ולמיין את ההזמנות בכל דרך שנוחה לו. כך, לדוגמא, הספק יכול לצפות בהזמנות שהגיעו עבור סניף ספציפי או עבור חתך גיאוגרפי; הוא יכול לבחור לצפות רק בהזמנות שנשלחו בטווח תאריכים מסויים; הוא יכול לצפות בהזמנות שיש בהן פריט ספציפי שמעניין אותו; הוא יכול לצפות בהזמנות שתאריך האספקה האחרון שלהן מתקרב וטרם סופקו ועוד ועוד...
אישור קבלת הזמנה
פורטל הספקים מאפשר לספק לאשר קבלת הזמנה, להביע הסתייגויות (לדוגמא, אם יש חוסר במלאי) ואף לנהל מו"מ על ההזמנה (ראו בהמשך).
המלצה להזמנה
אם בעבר הספק היה מתבסס רק על ההיגיון הפנימי של הלקוח או על ההיכרות של הלקוח עם מוצריו מבחינת גלגול המלאי - היום הספק יכול לזהות שבמקרים מסוימים הוא לא מקבל הזמנה למרות שכדאי כן לספק את ההזמנה.
לדוגמא, יתכן שללקוח יש מספר סניפים. כל מנהל סניף, או מנהל מחלקה בסניף, רואה את גלגול המלאי בסניף שבאחריותו, אך לא את התמונה הכוללת, כלומר, יתכן שמנהל הסניף רואה גלגול מלאי שלדעתו הינו משביע רצון, בעוד שבסניפים אחרים גלגול המלאי מהיר יותר. במקרה זה, הספק יכול לזהות שבסניף הספציפי גלגול המלאי איטי ביחס לסניפים דומים, ולהמליץ ללקוח להגדיל את הכמות המוזמנת. כמובן, שיש ללוות את הגדלת ההזמנה גם בפעילות שתגדיל את קצב המכירות (לדוגמא, לשנות את מיקום המוצר בחנות).
ע"מ לסייע לספק לזהות מצבים אלו, פורטל הספקים כוללל אלגוריתמים להצפת סניפים ומוצרים בהם יש חריגה משמעותית מהממוצע ולייצור המלצה להזמנה.
מו"מ על הזמנה
מודול זה מאפשר ללקוח לשלוח הזמנה מושהית. לספק יש אפשרות לבצע שינוייים מוסכמים מראש (לדוגמא, לדרוש מחיר גבוה יותר או כמות גדולה יותר, לשנות תאריך אספקה וכד'). כל שינוי כפוף לאישור הקניין, שמצידו יכול להציב תנאים משלו. כל נגיעה של אחד משותפי הסחר מתועדת, כך שניתן לצפות בתיעוד הן במהלך ביצוע המו"מ, והן לאחר מכן.
תהליך המו"מ מסתיים כאשר שני הצדדים מגיעים לעמק השווה בכל הפרמטרים. במצב זה סטטוס ההזמנה משתנה לסופי והספק רשאי לספק אותה.
חשוב לציין: שליחת הזמנה, אישור קבלת הזמנה והבעת הסתייגויות כלולים גם במערכת ה-B2B של הפורטל וניתן ליישם אותם כהעברת מסרים אלקטרוניים (EDI-Electronic Data Interchange) בין הלקוח לספק.
