השכרת ציודים לאירועים עשוי להישמע כצעד מסובך מאוד הכולל אינספור חיפושים ותיאומים, איסוף והחזרה. אבל למעשה השכרת ציוד לאירועים הוא צעד פשוט ביותר ומיטב החברות מספקות שירות מלא של יעוץ, תכנון כמויות, תכנון לוגיסטי ועוד.
שירות השכרת ציוד לאירועים כולל הרבה יותר מאשר סיפוק הציוד עצמו. ניתן לבחור מתוך עשרות חברות ברחבי האינטרנט את החברה שמספקת את השירותים התואמים ביותר את הפקת האירוע.
ישנן חברות המספקות גם התאמה מבחינה לוגיסטית ועיצובית בין הפריטים השונים ובטח שגם משלוח ואיסוף של הציוד כולו. חלקן אפילו מספקות צוות להקמה ותפעול, כך שכל שנותר לכם הוא רק לישון בשקט לפני האירוע.
היתרון
היתרון של השכרת ציוד לאירועים במרכז הוא שאיכות הציוד יכולה להיות גבוהה יותר ממה שניתן להרשות בקנייה של ציוד. כל זאת, יחד עם חסכון משמעותי של מחיר השכרת ציוד כנגד מחיר הקנייה.
על מנת להקל על התהליך יש לעשותו במסודר: לערוך רשימה לפי קטגוריות של פריטים בסיסיים וחשובים להפקת האירוע כמו מערכת ההגברה, במה ועוד.
כך, בשלב הראשון ניתן להשוות את המחירים ואופי השירות בין החברות השונות המספקות מוצרים אלו להשכרה. ישנם סיכויים רבים שתמצאו חברה אחת המספקת את כל המוצרים שברשימה.
לאחר שתמצאו את החברה העונה על מירב דרישתכם ערכו רשימה נוספת של ציוד קטן, שם יכלל ציוד לאירוע, האגרטלים, המפות ועוד, אשר ניתן להכניסם כחלק מהעסקה בהזמנת הציוד הגדול.
אחרי שהרשימות מאורגנות כדאי להגיע להתרשם מאירוע אחד או שניים, של חברת הציוד, שם באופן מוחשי יותר ניתן להתוודא לכל הפרטים הקטנים. הפרטים הקנטים הם שהופכים אירוע טוב למושלם. מיטב החברות של השכרת ציוד לאירועים מציעות להשכרה כמעט כל ציוד שעולה על הדעת לכן לא להתבייש לשאול.
תיק הזמנות
טיפ נוסף שעשוי להקל מאוד על פרוצדורת ההזמנות הוא תיק הזמנות של השכרת ציוד לאירועים. בפועל, זהו קלסר שבתוכו דפי הזמנה אשר בכל דף מצוין שם החברה, תאריך ההזמנה, מספר הפריטים והעלות. כך ניתן לאגד את כל ההזמנות השונות לאוסף אחד מסודר.
יום לפני האירוע יש להקפיד להתקשר לכל החברות הרשומות בקלסר, לאשר את שעת האיסוף או הגעת הציוד למקום ואת פרטי ההזמנה. בהצלחה!
