אחת המערכות החשובות ביותר בארגון היא מערכת ניהול זמן ונוכחות עובדים. על מנת לעשות בחירה נכונה של מערכת ניהול זמן יש לברר קודם אודות צורכי הארגון שלכם והמענה האולטימטיבי עבורכם.
בירור הצרכים מראש ימנע מכם להשקיע משאבים חיוניים לשם הטמעת מערכת ניהול זמן שאינה רלבנטית עבורכם. לבחירה נכונה של מערכת ניהול זמן יש יתרונות רבים לארגון שלכם. בחירת מערכת ניהול זמן מתאימה תצמצם למינימום את הטעויות הקשורות לנוכחות עובדים, תייעל את עבודת הארגון וכפועל יוצא של אלו תחזיר את עלות ההשקעה בה.
שימוש במערכת ניהול זמן ונוכחות עובדים מאפשר לארגון לשמור על תשלומים מדויקים לעובדי הארגון, לוודא התאמה מלאה להסכמי עבודה אישיים וקיבוציים ללא צורך בהתערבות ידנית ושמירה על חוקת העבודה ובה תיקון 24 לחוק השכר.
תפקידה של מערכת ניהול זמן מתקדמת להתעדכן בהתאם לשינויים בחוק. תיקון 24 לחוק הגנת השכר, שמטרתו להגן על זכויותיהם של העובדים, מחייב את המעסיק לדווח על כמות שעות העבודה בפועל בתוך תלוש המשכורת החודשי. על הדו"ח לכלול שעות עבודה סטנדרטיות ושעות נוספות ומספר ימי עבודה בפועל. מערכת נוכחות מתקדמת תבצע פעולות אלו, בהתאם לחוק, באופן אוטומטי וללא התערבות אדמינסטרטיבית.
מאידך, בחירה שגויה של מערכת ניהול זמן עלולה לא רק לגרוע מאיכות העבודה בארגון, אלא גם להסב לו הפסדים כלכליים משמעותיים.
איזו מערכת ניהול זמן ונוכחות עובדים מתאימה עבור הארגון שלכם?
לפני שבוחרים מערכת ניהול זמן חשוב לדעת שקיימים מספר סוגים של מערכות מסוג זה. במסגרת בירור צורכי הארגון שלכם כדי לבחור במערכת הטובה ביותר צריך לקחת בחשבון את גודל הארגון, אופיו של הארגון ועוד.
מערכת ניהול זמן מסוימת עשויה להיות בנויה בצורה טובה לארגון אחד, אך עלולה שלא להתאים לארגון אחר משום הפונקציות והיישומים שכל אחת מהמערכות מכילה.
מערכת ניהול זמן שתתאים למשרדי עורכי דין או משרדי רואי חשבון תהיה מערכת שונה מזו שתתאים לעסקים בתחום התיירות או הטכנולוגיה הגבוהה למשל.
יכולת של המערכת לצפות חוסר בכוח אדם או איוש יתר אינה רלבנטית לדוגמא במשרדים מסוג זה, בתחום המסעדנות והאירועים לעומת זאת היא עשויה להיות מהותית לתפקוד התקין.
מה הם הקריטריונים להערכת מערכת ניהול זמן?
מערכת ניהול זמן טובה היא מערכת שמתמקדת במספר נושאים. הפרספקטיבה של מערכת ניהול זמן צריכה להיות פרספקטיבה רחבה וכוללת של שיפור יעילות העבודה בארגון. במקביל מערכת יעילה היא כזו שהתשלום בה הוא מדויק ונעשה על פי שעות עבודתו של העובד בפועל.
פונקציה נוספת של מערכת ניהול זמן טובה היא ביצוע סידור עבודה בהתאם לחוקי העבודה הקיימים, החוזים האישיים הסכמי השכר ועוד.
חברות שונות מספקות מערכות לצרכים אלו, לכן לפני שתבחר מערכת ניהול זמן לעסק שלך מומלץ לוודא שאתה אכן בוחר מערכת ניהול זמן שמתאימה לעסק המנוהל על ידך. אל תתפשר על דרישות לחברה מקצועית ובעלת ניסיון בתחום זה. בבחירת מערכת ניהול זמן יש לוודא שהחברה שמספקת את המערכת מסוגלת לספק גם שירותי תמיכה טכנית ותיקונים למערכת.
