בתי עסק הם הצרכנים העיקריים של נייר בסקאלה העולמית - משמע - הם הצרכנים העיקריים של עצים. החשיבות של עצים לאספקת החמצן העולמית היא ברורה ובלי עצים אנו נתקלים בבעיה אקולוגית קשה אליה החברה המערבית צועדת בצעדי ענק. הדרך לפתור את הבעיה תוך כדי ייעול האחסון וההפצה של מסמכים שונים היא על ידי יצירת ארכיון דיגיטלי.
בעולם המודרני הכל אפשר לעשות ברשת - לא רק פעולות לא רשמיות כמו גלישה בשביל הכיף או חברות ברשתות חברתיות אלא גם תשלום חשבונות, קניות און ליין, קבלת מסמכים רשמיים. כמו כן, הרוב המוחלט של התכתבויות עסקיות ואישיות גם הן לחלוטין דיגיטליות - גם מי ששולח מכתבים מציע אופציה של קבלת אותה אינפורמציה דרך מחשב. מדובר לא רק בנוחות המובנת במסמכים דיגיטלים אותם ניתן לערוך, להעביר ובמידת הצורך גם להדפיס אלא גם באחריות סביבתית.
מה זה ארכיון דיגיטלי?
בדיוק כפי שקיימים ארכיונים של מסמכים בבתי עסק ובהם מידע החשוב לשימור כך גם ארכיון דיגיטלי מקיף ומכיל את כל המידע ההכרחי לעסק בכל רגע נתון. בעסקים ניתן ליצור ארכיון דיגיטלי מפורט עם תיקיות ותאריכים אשר תהיה אליו גישה לכל העובדים, וגישה של אדמיניסטראטורים במידת הצורך בעזרת סיסמאות. הארכיון יכול להכיל את כל המסמכים הקיימים און ליין או בזיכרונות המחשב כמו גם את כל המסמכים הכתובים הקיימים על נייר, זאת בעזרת סריקת מסמכים.
מה היתרונות והחסרונות של ארכיון דיגיטלי?
היתרונות ברורים, ראשית המעבר הוא צעד חשוב בהפיכת העסק לירוק - ארכיונים דיגיטליים יוצרים רווח משמעותי לסביבה. לא מדובר רק בטרנד חיובי לתדמית העסק אלא גם התרומה חשובה לסביבה בה אנו חיים. בנוסף,ישנו רווח משמעותי לעסק - הדפסה ונייר עולים כסף כך גם שליחה פיזית של מסמכים. כאשר כל המסמכים החשובים בחברה נמצאים בארכיון דיגיטלי ניתן לערוך ולשלוח אותם בקלות ממקום למקום. כמו כן מתאפשרת גישה אליהם מכל מקום במידת הצורך והתאמה לצרכי החברה. החיסרון הוא אחד - הזמן אותו אתם תוציאו לטובת סריקת מסמכים אולם ההשקעה לטווח ארוך היא נכונה.
איך יוצרים ארכיון דיגיטלי?
הדרך היעילה ביותר ליצור ארכיון היא תוך התייעצות עם מומחים לתחום - עבודה אשר יכולה להראות קשה ומסובכת יכולה להפוך פשוטה וחסכונית בזמן במידה ועושים אותה נכון. A.D.M.S Solutions מומחים בתחום הארכיונים הדיגיטליים מלווים מזה שנים חברות במעבר מארכיון פיזי לדיגיטלי. החברה מבטיחה ללקוחותיה לא רק מעבר נוח אלא גם אבטחת מידע של המסמכים ואסמכתא חוקית עליהם.
A.D.M.S Solutions Ltd מתמחה במתן פתרונות סריקה לארכיון הדיגיטלי המתקדם כולל סריקת מסמכים, סריקת תמונות, סריקת מפות ועוד.
