טיפים לתשאול אפקטיבי של ממליצים 

טיפים לתשאול ממליצים אפקטיבי / מיכל שמר-דהן

פעמים רבות מייחסים חשיבות מועטה לשלב תשאול הממליצים - שלרוב מתבצע בסיום תהליך הגיוס, לאחר ראיונות ומבדקים. תשאול ממליצים עשוי להיות אחד הפרמטרים המשמעותיים ביותר בתהליך הגיוס באם נעשה באופן מקצועי. כאשר התשאול מתבצע באופן מתוכנן ומובנה תוך הקשבה והצלבה ניתן להגיע במהלך שיחה קצרה זו למענה על שאלות משמעותיות ביותר לגבי המועמד שלא הצלחנו לקבל עליהן מענה בשלב הראיון ובמהלך המבדקים.

לעתים, תשאול ממליצים עשוי אף להכריע את הכף לגבי מועמד כזה או אחר.

מהו תשאול ממליצים אפקטיבי?

בהנחה, ששלב זה מתבצע לאחר ראיון מקצועי, ראיון אישיות ומבדק מקצועי, קיבלנו רושם מסויים לגבי המועמד וכעת נותר לנו לבדוק 2-3 נקודות אשר לגביהן נותרו סימני שאלה.

מטרות שלב זה הן אימות עובדות ונתונים וחיזוק השערות לחיוב ולשלילה לגבי המועמד.

המטרה איננה חזרה על קורות החיים או על דברי המועמד (קרוב לוודאי שהצליב את הדברים עם הממליץ) אלא דווקא לברר את מה שלא נאמר ומה שלא נכתב עד כה בתהליך!

ברור, שלדברים הנאמרים ע"י ממליצים יש להתייחס בזהירות להנמיך אותם מראש במספר רמות - שהרי ממליצים, בהגדרתם, אמורים להמליץ על המועמד ואין להן אינטרס לעזור לנו בקבלת החלטות.

כיצד ניתן להתגבר על הבעייתיות שבשיחה עם ממליץ לקבלת המלצה אמיתית?

טרם השיחה הקצרה מומלץ לקיים הכנה אשר תמזער את ההטיות;

את מי כדאי לתשאל כממליץ?

ראשית, עלינו לשאול את עצמנו - אילו ממליצים רלוונטיים למועמד הספציפי? המלצות אפקטיביות ניתן לקבל לא רק ממנהלים אלא גם מעמיתים, ספקים, קולגות, יועצים ו...כפיפים (תופתעו כמה אינפורמציה ניתן לקבל מכפיפים!). יחד עם זאת, חשוב לתשאל לפחות מנהל ישיר אחד, מהעבר או ההווה.

ניתן להבין ולקבל גם שלא כל עובד מסיים את יחסי העבודה באופן שבו מתאפשר לו לקבל המלצה חמה ממנהלו הישיר. יש לבדוק זאת, אולם לא לפסול את המועמד על הסף רק משום שאיננו מוסר את שם המנהל האחרון כממליץ. בכל אופן, תשאול ממליץ אחד איננו רלוונטי ומומלץ לתשאל 2-3 ממליצים.

הכנת שאלות ברורות וממוקדות לשיחה

עלינו לשאול את עצמנו מהי מטרת השיחה בהתייחס למועמד הספציפי? מאחר שמדובר לרוב במנהלים עסוקים שלרובם אין אינטרס להקצות מזמנם היקר לשיחה זו, השיחה הינה קצרה ביותר וממוקדת. מדובר במספר דקות בודדות ולכן עלינו להכין את 3-4 השאלות שעליהן חיוני עבורינו לקבל מענה להשלמת התמונה לגבי המועמד.

פתיחה כללית כגון: "ספר לי על המועמד" מבזבזת זמן יקר ומזמינה את ניהול השיחה ע"י הממליץ. "שיחה" שכזו הינה בזבוז זמן ואיננה אפקטיבית, מאחר שאיננה משיגה את המטרה שלשמה יזמנו אותה: חיזוק השערות לגבי המועמד וקבלת פרטים נוספים שלא ידענו קודם במהלך תהליך הגיוס.

ניהול השיחה

בפתיחת השיחה נציג את עצמנו ואת שם המועמד המפנה לממליץ. חשוב לשאול האם העיתוי נוח ולתת לממליץ הרגשה נוחה ופתוחה. לא מומלץ, בשלב זה (אלא אם הממליץ מתעקש לדעת), לנדב לממליץ את שם החברה אליה הוא מועמד, גודלה, פרטים לגבי המשרה וכו' - אנו מעוניינים לבדוק עימו האם המועמד מתאים לסוג זה של משרה וארגון ולא מעוניינים שהממליץ יתאים את הפרופיל למשרה ולארגון שתיארנו. על מנת לוודא שהממליץ הוא אמין נתעקש לקבל פרטים מדוייקים ודוגמאות רבות ככל האפשר ככל האפשר על הפרמטר שאותו בחרנו לבדוק ולא נסתפק בתשובות כלליות כגון: "הוא בסדר גמור, הכל היה נהדר, אין לי הערות, הוא מתאים בדיוק לתפקיד" וכיוצב'.

בכל מקרה, גם אם מתברר שקיימים פערים בין דברי המועמד לממליץ אין להתעמת עם הממליץ או לנדב אינפורמציה לגבי הדברים שאמר המועמד. בשיחת תשאול הממליצים אנו בעיקר מקשיבים וכמעט כלל לא מנדבים מידע. כמו בראיון, כדאי לא לשאול שאלות מנחות אלא שאלות פתוחות.

פרטים שמומלץ להצליב עם הממליץ

חשוב לקבל מידע לגבי תקופת ומשך ההיכרות, סוג ההיכרות (אישי/כפיף/עמית וכו'), תיאור התפקיד של המועמד ושל הממליץ, נסיבות העזיבה ולעתים גם חשוב לברר לגבי ממשקי עבודה. במהלך השיחה מומלץ להתייחס רק לדברים המרכזיים שנותרו פתוחים או שהטרידו אותנו במהלך הראיונות ולקבל תשובות ל 3-4 שאלות שרשמנו לפנינו טרם השיחה. בניגוד לראיון, לא נוכל להקיף את כל ההיבטים: המקצועיים, הניהוליים והאישיותיים של המועמד, אלא נתמקד במאפיינ/ים החשוב/ים ביותר שחסר לגביהם מידע.

שאלות לדוגמא :

התרשמות מקצועית:

"תאר את מידת בקיאותו, יכולתו וניסיונו של המועמד מבחינה מקצועית".

"מהם תחומי ההתמחות (תחומים ספציפיים) של המועמד, אתגרים מקצועיים שעימם התמודד"

"תאר פרוייקט שעשיתם ביחד, מה היתה תרומתו לפרוייקט?"

"דוגמאות להתמודדותו עם לקוחות" "דוגמא לאסקלציה שהגיעה אליך וכיצד הוא טיפל בנושא לאחר התערבותך?"

התרשמות אישיותית:

"מה הכי בולט אצל המועמד? במה הטביע חותמו? מה מניע אותו?"

"איפה הקושי שלו?" "מה המועמד פחות אוהב לעשות?"

"דוגמא לסיטואציה/ פרוייקט/ התבטאות/ תהליך שהיית מבקש ממנו לעשות אחרת"

התרשמות ניהולית:

"מהי הגישה הניהולית שמובילה את המועמד?"

"באילו כלים הוא השתמש להנעת עובדים"?

"תאר מקרה שבו המועמד נועץ עמך בהקשר של ניהול עובדים"?

שאלות שמומלץ לא לוותר עליהן בשלב תשאול הממליצים:

"לאיזה ארגון ותפקיד יתאים, לדעתך, באופן הטוב ביותר?"

"לאיזה ארגון ותפקיד המועמד פחות מתאים לדעתך?"

(אם הממליץ מודע לתיאור התפקיד ולארגון אליו הוא מועמד ניתן להתייחס לחלקים מתוך התפקיד ולממשקי עבודה).

"האם אתה מגדיר אותו כמועמד המצטיין שלך אי פעם? אם לא - מדוע?"

(ברור, שרובנו איננו מצטיינים וגם מועמד ממוצע הוא ראוי, אולם שאלה זו בודקת את רמת ההמלצה הספונטאנית. כדאי לשים לב האם הממליץ מהסס, מתפתל, מתנצל או עונה מיידית, בטון בטוח, ללא היסוס ועם הסבר מפורט).

"האם היית מגייס את המועמד בחזרה אליך לצוות/ לחברה?"

"אילו 'טיפים' היית נותן למעסיק לעתיד של המועמד?"

"האם יש דבר נוסף שברצונך לומר על המועמד שלא שאלתי אותך?"

למה עלינו לשים לב?

לטון הדיבור, לביטחון שבו נאמרים הדברים ולאופן תיאור המועמד והסיטואציות קיימת חשיבות רבה - לעתים אף יותר מהתוכן.

לא לשכוח לתעד את השיחה (מומלץ להיעזר בטופס קצר ולמלא במהלך השיחה), לסכם את ההתרשמות (מומלץ להמשיך בתהליך/ לא להמשיך/ קיימת התלבטות/ צריך לבדוק נושא מסויים) ולהצליב את המידע עם הממליצ/ים הנוספ/ים.

עלינו לזכור שאנחנו אמורים לנהל את השיחה ולנגד עיננו צריכות לעמוד המטרות והשאלות שהכנו מראש.

בהצלחה!

- המאמר נכתב בלשון זכר לצורך נוחות בלבד ופונה לזכר ונקבה כאחד.

----------------------------------------------------------------

מיכל שמר-דהן בעלת ניסיון רב בניהול משאבי אנוש, יועצת ארגונית ואישית ומרצה בתחומי ניהול ומשאבי אנוש.

M.A.במנהל ומדיניות ציבורית, אוניברסיטת ת"א

B.S.W בעבודה סוציאלית, אוניברסיטת ת"א

לימודי LL.B במשפטים, מכללת שערי משפט

בוגרת ניהול משאבי אנוש, היחידה ללימודי חוץ, אוניברסיטת בר -אילן

לקשר עמה יש לכתוב לדוא"ל mshemerd@gmail.com

הדברים הכתובים במאמריה מבוססים על הניסיון והידע המקצועי הרב שצברה כמנהלת, במסגרת תהליכי ייעוץ ארגוני ופיתוח מנהלים בחברות ובארגונים בתחומי ההייטק והתעשייה, ובעבור אנשים פרטיים. הדברים מיועדים להעשרת הידע בלבד, אינם מהווים תחליף לייעוץ מקצועי אישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם ואין להסתמך עליהם ככאלה.