קיימות מספר גישות ניהול מסמכים. קיימת גישה הטוענת כי יש צורך בהקמת מאגר מידע ארגוני אחד כך שכל משתמש שקיבל את ההרשאה המתאימה, יוכל לגשת למסמכים, לצפות בהם ולבצע בהם שינויים, תוך שמירה על הגרסה של המסמכים המקוריים.
גישה נוספת מאפשרת ליצור מערכת ניהול מסמכים המתאימה לצורך מסוים בלבד ולא מחייבת הקמת מערכת ניהול מסמכיםלכלל הארגון. גישה שלישית דוגלת בהקמת מערכת ניהול מסמכים המשלבת בין שתי הגישות כך שכלל מסמכי הארגון יהיו מנוהלים במקום מרכזי ובנוסף קיימות מחיצות בהן מנוהלים מסמכים פרוייקטאלים כאלה ואחרים.
חברה המעוניינת להתחיל לעבוד עם מערכת ניהול מסמכים, צריכה לחשוב על מספר דברים:
בכמה תתבטא התועלת לארגון? האם ההשקעה מוצדקת? האם ניתן להטמיע את המערכת בסביבה האנושית בארגון? האם מערכת חדשה לניהול מסמכים תכביד ותאט את עבודת המשתמשים או תייעל אותה? מה התהליכים והשיטות שעליה לנקוט כדי לשלב את המערכת בהצלחה? ושאלות נוספות.
לאחר מכן עליה לבחור בתוכנה הנכונה והמתאימה לארגון. בהמשך עליה לתכנן את המסלול הנכון בו תשולב המערכת לניהול מסמכים בארגון. יש צורך להחליט על ההיבט המחשובי של הטמעת מערכת ניהול מסמכים במערכות המידע בארגון, כולל מחשבה על שרידות, אבטחת וגיבוי הנתונים במערכת.
דוקיומנטס
ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, חתימה אלקטרונית, ארכיון אלקטרוני,
טל: 054-5880060
href="mailto:info@documents.co.ilinfo@documents.co.il">">info@documents.co.il
