לפתרונות הטלקומוניקציה שמפעילה החברה ישנה חשיבות גבוהה בנוגע לאיכות הבקרה והניהול של התקשורת הפנימית (בין עובדי החברה לבין עצמם) והתקשורת החיצונית (בין עובדי החברה ללקוחות ולהיפך).
לכן, על הארגון, או החברה אשר מעוניינים בייעול מבנה התקשורת, הבקרה והניהול בחברה, לבדוק התאמת פתרונות תקשורת מתקדמים למבנה הארגוני הייחודי של החברה, בהתאם לצרכים הספציפיים ולאופי המיוחד של הנישה העסקית.
ישנן לא מעט חברות תקשורת וטלקומוניקציה שעוסקות בהתאם פתרונות תקשורת כגון עמדות תקשורת חכמות, מרכזיות טלפון וכדומה, אך לפני שפונים לחברה מסוג זה, יש לבצע אפיון ראשוני של דרישות החברה ממערכת התקשורת. אפיון זה יהווה הכנה של הקרקע לאפיון המקיף יותר שהחברה תערוך בכדי להתאים מרכזיות טלפונים ופתרונות תקשורת אחרים.
שתי נקודות שכדאי לקחת בחשבון בעת האפיון:
1. יש להתאים את אופי המרכזיה לאופי העסק. יש להתחשב בגודל העסק, במספר הקווים הנדרשים, באופי הפעילות הפנימית של עובדי החברה, או החיצונית מול לקוחות. שאלה זו הינה הראשונה אותה צריך לשאול ולבדוק.
2. יש לבדוק מהו ציוד התקשורת הנדרש: עמדות תקשורת, מרכזיות טלפון מסוג מסוים, קווים מסוגים שונים (קווי חוץ, קווי IP, קווים סלולאריים), טלפונים חכמים, וכדומה. מערכות שונות כגון מערכות ניהול תורים, מערכות ניהול חדרי ועידה וירטואליים, מרכזיות IP, בקרת ורישום שיחות וכדומה.
לאחר שגובש אפיון מקדים של דרישות העסק, יש לפנות לחברות מקצועיות העוסקות בהתאמת מרכזיות טלפון חכמות ולבקש הצעת מחיר.
כאשר פונים לחברות תקשורת יש לוודא כי מדובר בחברה מקצועית, בעלת ניסיון בתחום זה וכי ביכולתה לתפור חבילה מתאימה לצרכי העסק.
חשוב לזכור כי כאשר זה מגיע להתאמת מרכזיית טלפון, לניסיונה המקצועי של החברה חשיבות רבה ולכן יש לבחור בחוכמה חברה מתאימה.
בר-עוז מערכות תקשורת בע"מ מתמחה בפתרונות תקשורת לחברות ועסקים, כגון: שרתי פקסים, מרכזיות טלפון, מרכזיות IP
