כלל 80-20 לאופטימיזצית ביצועי מכירות 

כלל 80/20 הוא אחד הכללים המדהימים הפועל בעסקים היום. יש דוגמאות רבות של הכלל הזה(הידוע גם כחוק פרטו על שם כלכלן איטלקי מהמאה ה 19 בשם זה). האחד שאתמקד בו הוא זה שקובע ש 80 אחוז מההכנסות אתה משיג מ 20 אחוז של פעילויותיך.

לדוגמא: רשום את 10 הפעולות שאתה צריך לבצע היום. הסיכוי הוא ש 2 מתוך 10 הפעולות האלו יניבו 80 אחוז תוצאות לחברה שלך. שתי הפעולות הללו הן העדיפות הראשונה שלך.

מנהלים רבים לא מבינים כיצד כלל פרטו עובד, ולכן לא גובים את היתרונות שלו. המפתח הראשון לכלל 80/20 הוא לזהות את ה 20 אחוז של הפעילויות שמובילות ל 80 אחוז מהכנסותיך. המפתח השני הוא להבטיח שהפעילויות הללו יתבצעו.

לדוגמא: אם לפניך 10 מטלות שלהלן, תפקידך יהיה להחליט מי הן שתי המטלות שיניבו את התמורה הגדולה ביותר ולהבטיח שהן תתבצענה בעדיפות ראשונה:

1. הכנת מלאי
2. כתיבת פרסומות
3. לבצע פגישות מכירה אחד על אחד
4. לכתוב תכנית עבודה
5. לפתוח את הדואר האלקטרוני
6. לענות לטלפונים נכנסים
7. לבחון ספקים
8. לטפל בתלונות לקוחות
9. להכין דוחו"ת
10. לארגן תצוגות

מנהלים רבים מכינים רשימות של מטלות לפעולה בהתיחסות מעטה לשאלה אם הם עושים את הדברים החשובים תחילה. הם עסוקים בעשייה ולעתים רחוקות מסיימים את הפעילויות שמביאות את התועלת הגבוהה ביותר.
להלן מספר דרכי ביצוע של מנהלים:

הדברים הפחות נעימים הם הראשונים

זה המצב כאשר אתה ראשית עושה את הדברים השנואים עליך, רק כדי לסלק אותם מדרכך. זה בסדר כל עוד המטלה הלא נעימה תביא את ההחזר הטוב ביותר להקדשת זמנך בה. אחרת אינך מנצל ביעילות מירבית את זמנך.

הדברים שלא סיימת הם הראשונים

זה המצב כאשר אתה ממשיך ברשימתך ומבצע מחר מהמקום בו הפסקת אתמול. אם הדבר נעשה ללא התיחסות לדברים במקומות הראשונים בסדר העדיפות, אזי אתה מקריב את הדברים החשובים ביותר על מזבח הדברים החשובים פחות. לאורך זמן, איזו השפעה יש לכך על אנשיך, לקוחותיך וארגונך ?

הדברים הדחופים הם הראשונים

עתה אתה עובד היכן שיש את הצרחות הגבוהות ביותר, אף אם המטלה היא בעדיפות נמוכה. תגלה שאם תעשה את הדברים הראשונים בסדר העדיפות תחילה, תצטרך פחות להתעסק בענינים "דחופים".

הדברים הראשונים תחילה

זיהית את האזורים שלהם החשיבות וההשפעה הגדולה ביותר לארגון שלך. וקבעת שהן יהיו הראשונים לביצוע. לדוגמא, מעשרת המטלות ברשימתך, נניח שהחלטת להקדיש זמנך יחד עם אנשי המכירות שלך בפגישות מכירה אחד על אחד. כדי שזה יתבצע תצטרך לתכנן זמן להיפגש עם אנשיך, לא רק לקוות שיתפנה לך זמן תוך עשיית דברים אחרים. תמצא גם שכאשר אתה מטפח את אנשיך, הם יוכלו לקבל על עצמם אחריות למטלות הפחות חשובות וכשאתה מקדיש יותר זמן איכות עם אנשי המכירות שלך, תמצא, קרוב לוודאי, שיהיו לך פחות לקוחות לא מרוצים לטפל בהם בעצמך.

המטלה שבה אתה משיג את התמורה הגבוהה ביותר שונה מזו של האחרים. הדבר החשוב הוא שתקדיש זמן לזיהוי המטלות הללו ותמלא אותן. מנהלים רבים נותנים עדיפות להכין תוכנית, במקום לתכנן את העדיפויות שלהם. אחרי שהחלטת מה הם "הדברים הראשונים" אתה צריך לדאוג שהן מתבצעות, אחרת תמצא את עצמך אובד בים המטלות לעשיה. כשתתחיל לעשות זאת על בסיס יומי, תשיג תוצאות טובות יותר ויותר עשייה בפחות זמן, כי אתה עושה את מה שבאמת חשוב.

תן לכלל 80/20 לעבוד בשבילך בנתינת ערך ליום הממוצע שלך. היכן אתה מקבל את התמורה הגבוהה ביותר? כמה זמן הקדשת למטלות החשובות באמת? מה ביכולתך לעשות להגדיל את הזמן שאתה מקדיש לענינים שבאמת חשובים? מצא זאת ותהיה ראשך ורובך מעל המנהל הממוצע הממשיך בגדול בדברים הפעוטים