ניהול פרויקט: יצירת תוכנית עבודה. 

יצירת תוכנית עבודה.

בחר את הדרך הטובה ביותר המתאימה לך, עבור יצירת תוכנית העבודה לפרויקט שלך.

תוכנית עבודה והגדרות הפרויקט.

אם הגדרות הפרויקט אומרת לך מה שהפרויקט שלך הולך להשיג, תכנית העבודה שלך אומרת לך איך אתה הולך לעשות את זה.

ישנן מספר דרכים ליצור את תכנית עבודה:

אתה לא אמור להתחיל את הביצוע של הפרויקט שלך בלי הגדרה ראשונית של הפרויקט ותכנית עבודה. הגדרת הפרויקט אומרת לך מה הפרויקט שלך הולך להשיג.

 תכנית העבודה שלך היא למעשה, סידרה של פעילויות שנדרשות כדי לגמור את הפרויקט.

 ישנן מספר דרכים ליצור את תכנית עבודה.

1.    Do it in your head או "בראש שלך"

יש אנשים שלא אוהבים את זה, אבל זה אפשרי לנהל פרויקטים קטנים בראש שלך.  במיוחד כשאתה המשאב היחיד העובד על הפרויקט. הרבה פרויקטים קטנים של שיפור הם כאלה. אם יש רק תריסר פעילויות ( או פחות ) אפשר לעקוב אחריהם "בראש שלך". רוב פרויקטים יותר מדי גדולים כדי לנהל אותם בראש שלך. הטכניקה הזאת כדאית רק אם הפרויקט מאוד קטן ורק בעל אחד או שני משאבים.

2. שימוש בתכנית קודמת.

הדרך הכי טובה לבנות תכנית עבודה היא להשתמש מחדש באחת שנוצרה מקודם לפרויקט דומה. אם פרויקט דומה נגמר בעבר, תתחיל  להשתמש בתכנית עבודה כתכנית בסיס תוך כדי שינוי מתאים. זה יחסוך כל המאמץ של 'לתכנן מחדש' את העבודה בפרויקט. זה כדאי במיוחד  אם מנהל הפרויקט הקודם החזיק את תכנית עבודה מדויק מעודכן ברחבי הפרויקט.

3. שימוש בתבנית (Template).

לפרויקטים בעלי מאפיינים דומים בדרך כלל יש תוכניות עבודה דומות. לכן, אתה יכול לבנות תוכניות עבודה מתבניות של פרויקטים דומים. למשל, אתה יכול לבנות מראש תבניות עבור פיתוח תוכנה, פרויקט מחקר (R&D), שדרוג תחנת עבודה, ברגע שתבנית תוכנית העבודה בנויה,תמיד תוכל לראות אם הגישה שאתה משתמש עבור הפרויקט שלך מתאימה לאחת התבניות.

כדאי להשתמש בתבנית כנקודת פתיחה. מכיוון שלפעמים  קורה שתבניות נוטות להיות גדולות ומורכבות ומכיוון שאתה רוצה שהם יהיו ישימות עבור כל הפרויקטים עם תכונות דומות. לפיכך, מנהל הפרויקט חייב להעריך את הפעילויות בתבנית ולקבוע אילו הם ספציפיות ומתאימות לפרויקט זה. הפעילויות שצריכות להישאר בתכנית עבודה ואלה שאין בהן צורך יש להסיר.

4.    תכנון מהתחלה Create from scratch

אם הפרויקט שלך גדול מדי כדי לנהל בראש (רובם כאלה), ואם אין לך תוכניות עבודה מוכנות מראש או תבניות של תוכניות עבודה, אתה תמיד יכול לבנות את תכנית עבודה  מהתחלה.

 אתה עושה זאת על ידי יצירת מבנה התפלגות עבודה (WBS) כדי לחשוף את כל העבודה, מעריך את המאמץ של כל פעילות, סידור את הפעילות לתוך דיאגרמת ברשת פרט, הוספת משאבים, והנה -  יש לך תכנית עבודה.

יצירת תכנית עבודה מהתחלה דורשת ללא ספק זמן רב. הגישה היותר טובה אומרת שכדאי לשמור תכניות עבודה של פרויקטים על מנת ליצור תבניות של תכניות עבודה. בסופו של דבר

מנהלי פרויקטים נתקלים בתוכניות עבודה שסביר להניח דומות לאלו שנוצרו בעבר.