ניהול מסמכים - איך חוסכים בעלויות ההדפסה וצילום המסמכים במשרד? 

המציאות הכלכלית הנוכחית מחייבת להדק את החגורה בעסק ולהקטין עלויות שאינן קשורות באופן ישיר לייצור הכנסות. 

אחת ההוצאות הכבדות במשרד הממוצע היא הדפסת וצילום מסמכים. למרות שלפני שנים לא מעטות העריכו מומחים כי כמות המסמכים המודפסים תרד, בפועל אין כמעט שינוי וכמות הפלט והניירת המודפסת והמצולמת בעסקים קטנים ובינוניים ממשיכה להיות גבוהה ויקרה. 

חלק מהארגונים הגדולים ומוסדות הציבור בישראל, השכילו להטמיע פתרונות פלט והדפסה חכמים המייעלים את תהליך ההדפסה ועלותו הכוללת לארגון. בין הטכנולוגיות שהוטמעו ניתן למצוא מוצרים המאפשרים מעקב והגבלת הדפסה אצל עובדים, מוצרי שליטה ובקרה על תהליכי הדפסה, פתרונות חוסכי משאבים לניהול ואופטימיזציה של הדפסות, ניהול חכם ומתן הרשאות למשתמשים במדפסות, תוכנות המאפשרות חסכון בטונר של מדפסות לייזר ללא פגיעה באיכות המסמך, תוכנות לתקצוב וניהול עלויות ההדפסה וצילום המסמכים ועוד.

 כל הפתרונות הללו מאפשרים ניהול יעיל יותר של מערך הפלט וההדפסה בארגון והפחתה ממשית בהיקפי  ההדפסה ועלויותיה.

בנוסף, ארגונים גדולים שנהגו להוציא את החומר שלהם להפקה והדפסה אצל גורם חיצוני ושילמו כסף רב, הטמיעו טכנולוגיות מתקדמות ויצרו לשכת שירות פנים ארגונית (לעיתים בבעלות חברת שירות חיצונית) המשרתת את הארגון ומאפשרת לו את היכולת לייצר את הכמות המדויקת של המסמכים הרצויים לפי הצורך בפועל. 

העלות הגבוהה של חומרי ההדפסה המתכלים כגון דיו וטונרים למדפסות ומכונות צילום, מהווה פקטור משמעותי בקביעת העלות של כל מסמך המיוצר בארגון, בין אם בהדפסה או בין אם בצילום. 

משרדים מוציאים כסף רב ברכישת חומרים מתכלים וזו גם הסיבה ששוק המתכלים הממוחזרים פורח ומפחית באופן יחסי את עלות הייצור למסמך בודד בארגון (ולפעמים גם את איכות ההדפסה) לעומת שימוש במתכלים מקוריים. 

אחת השיטות הנפוצות להפחתת עלויות היא "הדפסה לפי פעימה" (או "פעימת מונה"). בשיטה זו מציבה חברת השירות מדפסת לייזר, מכונת צילום, או מכונת צילום משולבת, המתאימה לצרכי ההדפסה של משתמשי הארגון, והלקוח מחויב בגין כמות ההדפסה שביצע בפועל (עם מינימום הדפסות לתקופה).  בדרך זו הארגון חוסך את עלות רכישת המכשיר, עלויות תחזוקה ותיקון, רכש טונרים וכאב ראש הכרוך בקבלת תלונות של משתמשי קצה. 

בשיטה זו מחירי ההדפסות הנגבים מהלקוח משתנים בהתאם לגודלו, כמות וסוג הציוד המוצב, מיקומו הגיאוגרפי, התחרות בין החברות השונות בתחום ועוד. בדרך כלל המחיר לדף המודפס או מצולם בשחור לבן הוא אגורות ספורות, והמחיר לדף צבעוני מזנק לעשרות אגורות.

  למשרד המעוניין להפחית בהוצאות ההדפסה שלו אני רוצה להמליץ על מספר צעדים:

1. אם אתם משתמשים היום במדפסות זוללות מתכלים, היפטרו מהן.
2. הימנעו ככל האפשר מהדפסת מסמכים במדפסות צבעוניות (לייזר ו/או הזרקת דיו). החזיקו מדפסת אחת הממוקמת במקום מרכזי שייעודה היחיד הוא להדפיס מסמכים המכילים אלמנטים צבעוניים כגון גרפים, תמונות, כותרות וכדומה. אישית, אני מעדיף וממליץ על מדפסות שעווה צבעוניות.
3. את ההדפסות המסיביות בצעו במדפסות לייזר או במכונות צילום משולבות אשר כמות האבקה במיכל הטונר שלהן מספיק להדפסות רבות והיחס בין מחיר הטונר לכמות ההדפסה הוא הטוב ביותר. דאגו למקם אותם במקומות מרכזיים ולנתב אליהן את כל ההדפסות. מדפסת לכל פועל זה טוב, אבל לא הכרחי.
4. שקלו להשתמש במתכלים ממוחזרים או תואמים, וזאת בתנאי שהם איכותיים. השוק רווי במתכלים ממוחזרים - חלקם טוב וחלקם מתחת לכל ביקורת. מאידך, ישנם דגמים מסוימים של מדפסות אשר עלות המתכלים המקוריים שלהם סבירה ואין סיבה להחליף אותם במתכלים ממוחזרים.
5. בקשו מעובדי המשרד לגלות הבנה ולהימנע מצילום והדפסות פרטיות מרובות מסמכים. הדפסת עבודות שורשים וספרי בישול שמועברים במייל עולים לא מעט.
6. השתדלו לצמצם ככל האפשר שילוב של תמונות במסמכים. היחס המקובל לצורך חישוב עלות ההדפסה נע בסביבות 5% שטח כיסוי של הדף. ככל שיש פחות תמונות שטח הכיסוי הכללי יורד ואיתו יורדת גם צריכת הטונר.
7. בדקו אחת לרבעון את עלות המתכלים מול כמות ההדפסות. את עלות המתכלים תמצאו בספרים ואת מספר ההדפסות תמצאו בתפריט הקונפיגורציה של המדפסת או מכונת הצילום. נתקלתם במדפסת זוללת משאבים, קראו שוב את סעיף 1.
8. בדקו את האפשרות להשתמש בשירותי חברות שירות חיצוניות לתפעול מדפסות הלייזר ו/או מכונות הצילום במשרד. בצעו תמחור ביניהן ובחרו רק חברה איכותית. עבור שירות טוב כדאי לשלם אגורה יותר. זה עשוי להשתלם.
9. אם תרצו להימנע משירות של חברה חיצונית או לחסוך ברכישת מדפסות חדשות, מומלץ לרכוש מדפסות לייזר יד שנייה. ישנם מספר דגמי מדפסות לייזר שחור לבן שאינן מיוצרות עוד. דגמים אלה זולים לרכישה ותפעול ואיכותיים מאוד (כדי להימנע מפרסום לא אציין את שם המותג, אך מדובר בדגמים 4100 ו- 4200).
10. עשו שימוש מושכל במכונות צילום המכילות סורק מסמכים. אם אינכם זקוקים ברגע זה למסמך מסוים, סרקו אותו ושמרו בתיקייה במחשב. בעת הצורך תוכלו לאתר ולהדפיס אותו. עלות הסריקה זולה לאין שיעור מעלות ההדפסה.

מידע נוסף על חברות וספקים בתחום המדפסות, מכונות הצילום, מתכלים ופתרונות הדפסה תוכלו למצוא באתר פרינטרס. פרינטרס, פורטל המדפסות הראשון בישראל, הוקם במטרה להיות צומת מרכזי של מידע בתחום. ככזה פרינטרס מציע מידע על רוב הספקים בתחום המדפסות ומכונות הצילום בישראל,  מידע העשוי לסייע ללקוחות המחפשים פתרון מתאים.