ניהול עסקי נכון יותר: איך לא לשרוף את כספי ההשקעה של חברות סטארט אפ? 

אחת הבעיות הגדולות של עולם היוזמות, הוא השלב שבו סטארט-טפ מקבל כספים, נח על זרי הדפנה ומתחיל לשרוף את כל המזומנים. הבעיה נפוצה וחוזרת על עצמה בארץ ובעולם, בטכנולוגיה ובתחומים אחרים. כאן תוכלו למצוא 25 טיפים, חלקם מבריקים וחלקם קצת פחות, אודות חיסכון וניהול נכון של עסק בחיתוליו. [המאמר מבוסס על ראיון שנערך עם מי שניהל, הקים יזם והזיז עולמות מקוונים – ג'ייסון, מנכ"ל מהלו (מנוע חיפוש מבוסס דעה אנושית), ממקימי שירות הבלוגים הראשון, מנהל בכיר בנטסקייפ ועוד יוזמות שונות] 1.      קנו מקינטוש ותראו את הוצאות ה IT שלכם צונחות. 2.      קנו מסך מחשב שני לכל העובדים: מסך דק טוב עולה כיום באיזור ה 1000 ש"ח. לעומתו, התפוקה עולה בהרבה וממוצעים עולמיים מדברים על חיסכון של חצי שעה ליום עבודה – 100 שעות לשנה שהם כ 6000 ש"ח בשנה, שהם כ 18000 ש"ח לשלוש שנים (הזמן בו חברות מחזיקות ציוד מסוג זה). יש לכם פה ROI מדהים וחברי צוות מרוצים. 3.      עדיף לספק את האוכל לאנשים מאשר לתת להם חופש בחירה/להקצות סכום. חדר אוכל מסודר חוסך כ 30 דקות לארוחה. אך אם אין זה באפשרותכם,  רצוי שתקבעו מדיניות שאין פגישות בין העובדים, אלא – בזמן הארוחות. בצורה הזו הביזבוז היומי הופך לתפעולי – 30 דקות ביום, 100 שעות לשנה...6000 ש"ח וכו... 4.      קנו שולחנות זולים וכיסאות יקרים: שולחן הוא אחת ההוצאות המיותרות שיש – אנו משלמים על משטח שתופס לנו מקום, ברובו לא פונקציונלי והדבר היחיד שמנחה אותנו הוא עיצוב, 'שיהיה מקום' ויוקרה. לעומת זאת, בעיני העובדים הכסא חשוב בהרבה. על השולחן להיות פונקציונלי, איכותי, נעים מראה וקטן. הכיסא צריך להיות מפנק מרגע שיושבים עליו ועד סוף יום העבודה. 'קוביית עבודה' ממוצעת עולה כ 1000-3000 ש"ח ב'אופן ספייס'. לעומתה, שולחן פלדת אל חלד של מסעדות עם כיסא איכותי של אנשי מחשב עולים ביחד באיזור ה 1000 ש"ח. 5.      אל תשקיעו במערכת טלפוניה מתוחכמת. פרט לעובדי תמיכה (מתוך הרגל שאפשר לשנות אגב) שזמינים רוב היום בטלפונים לעובדים הפנימיים של החברה והמזכירה הראשית, מעטים מוותרים על הסלולרי, הצ'אטים והכלים הדינאמיים שמספקת לנו כיום האינטרנט ליצירת קשר ותקשורת כתובה/בעל פה. החיסכון מתבטא ב כ 1500 ש"ח לעובד לשנה. ל 50 עובדים זה כ 75 אלף ש"ח בשנה. 6.      אם יש לכם מקום עודף במשרד – השכירו אותו. מקום עבודה של 5-10 עמדות שווה כ10000 ש"ח בחודש, 120 אלף ש"ח בשנה. 7.      שימוש במחלקת כוח אדם וחשבונאות חיצוניות ('אאוט סורסינג') חוסך המון הוצאות, טירחה ובעיקר אינטריגות פנים אירגוניות. 8.      אל תקנו לכולם 'אופיס'. בהנחה שעל הסעיף הראשון דילגתם ("מה?! מקינטוש!?....אי אפשר לעבור לזה עכשיו..."). תוכנת אופיס של מייקרוסופט היא הכרחית בהרבה מחשבים ומיותרת (ברובה) ברובם. היא עולה המון ולכן מציעות מתחרותיה שירותים לא פחות טובים בחינם. אם אתם חוששים מענייני תאימות, מפו את עובדי ותפקידי החברה שלכם ותיווכחו עד כמה מיותרת חבילת התוכנות על מספר רס של תחנות עבודה. בכלי החינמי של גוגל ('מסמכי גוגל') לדוגמא, תוכלו לפתוח ולשמור כל פורמט אל ומ...כל פורמט אחר של אופיס, PDF ואחרים. 9.      שרתי דומינו ואקסצ'יינג' של לוטוס ומייקרוסופט הם חומרה ותוכנה יקרות שעושות עבודת ניהול האימיילים הפניימים של החברה בצורה יפה. אבל למה לא לקבל מגוגל (בחמישים דולר או חינם – תלוי בכמה מידע תהיו מוכנים לחשוף אל מחוץ לארגון) תיבה כמעט לא מוגבלת עבור כל משתמש במערכת דוא"ל שנחשבת לטובה ביותר כיום? 10.  קנו לעובדים המצטיינים שלכם תחנות עבודה הביתה. כל עובד טוב ונאמן שיהיה מוכן לעבודה שעה נוספת ביום מהבית – רצוי שיקבל את התחנה הטובה ביותר שתוכלו לתת לו בעבור זה. 11.  במקו לפטר עובדים שאינם מכורי עבודה, פטר את אלה שפשוט לא אוהבים את העבודה. 12.  קנו מכונת קפה איכותית. זה עולה לכם 20 דקות ביום לכל עובד שיורד ל'ארומה' או 'קפה X' כזה או אחר. כדי להגביר את שביעות הרצון ספקו פולים איכותיים וחלב דל שומן/לסכרתיים/סויה. 13.  שתייה קלה – אותו סיפור, שימו פחיות/בקבוקי חיסכון במקרר ותראו את הצריכה יורדת והזמן לא מבוזבז. 14.  התקהלות הבוקר היא לפעמים מעיקה ותמיד ביזבוז זמן. תוכלו לחתוך אותה לפחות בחצי אם תאפשרו שעות גמישות כך שכל אחד מתחיל ומסיים במסגרת שונה. 15.  בכל שישה עד תישעה חודשים דברו עם הספקים שלכם ובקשו הנחות של 10-30 אחוז. אם חצי מהם יגידו כן, תחסכו כ 5-15 אחוז מעלות הספקים השנתית שלכם. 16.  אל תבזבזו כסף על מגייסים. השתמשו בלינקדאין, פייסבוק וכד'. בכל מקרה, זה יעזור לכם למצוא אנשים ופרטים שאין בשום מקום אחר. 17.  חברות PR גובות בממוצע 5000 ש"ח בחודש (לחברות מסדר גודל בינוני-קטן-קטן מאד במושגים ישראליים). במקום להוציא 60 אלף ש"ח בשנה עליהן, תשכרו את שירותי החברות לצורך פרוייקט שניים או שלושה במהלך השנה עבור 5000-10000  ש"ח לאחד. החיסכון מדהים. 18.  לא חייבים משרד – לתקשר ולהעביר מידע ברשת הופך מיום ליום לדבר קל שבשיגרה. ככל ששלב זה ארוך יותר (וסופו תמיד מגיע עם גדילת החברה), תחסכו יותר. יש לא מעט חברות שמשלבות את העבודה מהבית בתוך העסקים היומיומיים. תשאלו את העובדים מהבית והבוסים המתקדמים: כולם מרוצים! 19.  אל תשקיעו בכרטיסי ביקור, ניירות עם לוגו של החברה וכד', אלא אם יש שימוש קבוע ומעבר לסביר בהם. זה ביזבוז כסף, זמן ויוצר מתח מיותר ופיקטיבי בין אלו שיש להם לאלו שאין. 20.  ככל שהמטה רחוק מהמרכז, הוצאותיו השוטפות פוחתות. 21.  צמצמו פגישות מרובות משתתפים והעלימו שיחות ועידה מסדר היום שלכם ושל העובדים. 22.  אם אנשי החברה טסים הרבה, הפכו את אחד מהם למקצוען בתחום, זה סוג של אמנות. 23.  אתם עסק שעתיד לפרוץ ולגייס/להימכר במיליונים? בידקו אחת לזמן סביר בסקר אנונימי את דעת העובדים: האם העסק הולך בכיוון הנכון? הם אלו שסוחבים את הרעיון שלכם על גבם, הם אלו שבסופו של דבר יחליטו אם הוא יגיע ליעדו. 24.  אל תדכאו יוזמות – להיפך. עובד שיזם וקיבל פידבק כלשהוא חיובי (שלא לדבר על מימוש מוצלח), יזום שוב. אתם רוצים עובדים יוזמים. חברות מצליחות מוציאות נייר עמדה פנים ארגוני העוסק שאלות היוזמה האישית ומעודד אותה. 25.  בין אם העסק שלכם מקוון ובין אם לא, ב 99.9% רצוי/צריך/חסר לכם שלא יהיה לכם אתר אינטרנט. תעשו לעצמכם טובה ושיכרו את שירותיה של חברת קידום אתרים/פרילאנסר/'אין האוס' בתחום ה SEO, SMO, שיווק ברשתות חברתיות, מיתוג וקמפיינים מקוונים. זה יחסוך לכם את השנה שתחשבו שאתם יודעים לעשות את זה לבד, את השנה שבה תכו על חטא מדוע עשיתם את זה לבד ואת הכסף שיעלה לחפש ולשכור שירותי קידום כי המחירים בשלוש שנים עולים... אני בטוחה שגם לכם יש לא מעט טיפים לתרום...שתפו את כולם.