חשבונית מס דיגיטלית מהווה מסמך רשמי ומוכר לדרישת תשלום מטעם העסק ללקוח, החשבונית הממוחשבת למעשה מורה על סיום העסקה, ומפיקים אותה בתום העבודה או לאחר אספקת המוצר ללקוח. כל חשבונית חייבת לכלול את פרטי העסק, סכום התשלום הנדרש מהלקוח ופרטים נוספים.
את חשבונית המס מפיקים ברוב המקרים בשני העתקים, כאשר עותק מקורי נמסר ללקוח לאחר חתימת נציג מורשה מטעם החברה, ואת ההעתק שומרים לצורך תיעוד ודיווח להנהלת חשבונות ולרשויות המסים.
מי צריך להפיק חשבונית מס דיגיטלית על פי חוקי המס?
לא כל עסק חייב להפיק חשבוניות מס אונליין, למעשה רק עוסק מורשה עצמאי וחברה בע"מ מחויבים להפיק חשבוניות מס אונליין באמצעות תוכנה מוכרת מאושרת להנהלת חשבונות או באמצעות מילוי ידני של פנקס חשבוניות. עוסק פטור עצמאי אינו רשאי להפיק חשבוניות מס אונליין אלא רק קבלות ירוקות ו/או חשבונית עסקה, כיוון שהוא לא יכול לקזז מע"מ.
חשוב להדגיש כי החוק קובע שיש להפיק חשבונית מס דיגיטלית בכל עסקה מסוג מכירת מוצר, שירות או נכס מסוים, אגב יש להפיק את החשבונית הממוחשבת גם בעסקת בארטר, כלומר כאשר משלמים בסחורה תמורה סחורה. את חשבונית המס יש להפיק על פי הקריטריונים שנקבעו על ידי רשויות המסים בישראל, החוק קובע כי עוסק פטור עצמאי רשאי להפיק רק קבלות ירוקות או חשבונית עסקה שאינה כוללת מע"מ. הדפסת חשבוניות עוסק פטור עצמאי אפשרית גם באמצעות תוכנה להנהלת חשבונות ברשת האינטרנט.
מתי מוציאים חשבונית מס דיגיטלית?
מאחר וחשבונית מס דיגיטלית מהווה הוכחה לביצוע של עסקה, בעל העסק נדרש להפיק את המסמך בכל מכירת שירות או מוצר. מאחר ויש מספר סוגי חשבוניות קיים בלבול רב בקרב בעלי עסקים, לכן כדאי להבין מהם ההבדלים בין המסמכים השונים ומתי להפיק חשבונית מס דיגיטלית, חשבונית עסקה או קבלה ירוקה. כדי לעשות סדר בנושא לפניכם סוגי החשבוניות המוכרות ברשויות המסים:
• חשבונית עסקה – המסמך מופק בדרך כלל על ידי עוסק פטור עצמאי, ללא מע"מ, ומהווה דרישת תשלום מהלקוח.
• חשבונית מס דיגיטלית – המסמך מהווה דרישת תשלום מהלקוח בגין עסקה שהושלמה, ולאחר התשלום יש להפיק קבלה ירוקה.
• קבלה ירוקה – המסמך מהווה אישור על קבלת התשלום מהלקוח.
כמו כן, עסקים רבים מפיקים חשבונית מס דיגיטלית/קבלה ירוקה במקום להדפיס שני מסמכים נפרדים, אפשר להפיק חשבונית מס דיגיטלית/קבלה ירוקה רק אם התשלום מתקבל במעמד ביצוע העסקה.
מבחינת העסקה עצמה, חשבונית מס דיגיטלית מופקת באמצעות תוכנה לחשבוניות מס אונליין בכל מכירה של שירות, מוצר ואפילו נכס. למעשה, כל עסקה שנעשית – גם אם מדובר בתשלום של סחורה תמורת סחורה (מה שנקרא בעגה המקצועית בארטר) – מחייבת הנפקת חשבונית כזו.
מבחינת בעל העסק, הוא יכול להפיק חשבונית מס דיגיטלית אך ורק אם הוא מוגדר כעוסק מורשה עצמאי, על פי קריטריונים שנקבעו על ידי רשויות המסים. לעוסק פטור עצמאי או זעיר אסור להוציא חשבוניות מס אונליין, משום שהוא פטור ממע"מ.
מבנה תקני של חשבונית מס דיגיטלית
המבנה של חשבונית מס דיגיטלית תקינה נקבע על ידי רשויות המסים בישראל, המבנה התקני כולל את הפרטים הבאים:
• פרטי בעל העסק, לרבות מספר עוסק מורשה עצמאי.
• פרטי הלקוח.
• מספר סידורי של החשבונית הממוחשבת.
• תאריך ביצוע העסקה.
• פרטי העסקה.
• מקור + שני העתקים (או העתק אחד).
• תשלום מלא, מקובל לציין גם את סכום המע"מ וסכום התשלום ללא מע"מ בנפרד.
כדאי לדעת כי בעבר היה נהוג להפיק חשבוניות מס רגילות מפנקסים המודפסים בבתי דפוס, הפנקס מגיע עם שלושה העתקים ופרטי בית העסק. כיום, רוב העסקים מפיקים חשבוניות מס אונליין באמצעות תוכנה ייעודית, הפתרון המשתלם ביותר לעסקים הוא על ידי תוכנה להנהלת חשבונות ברשת האינטרנט, זהו פתרון ירוק וידידותי לסביבה, ואין צורך לשלוח את החשבונית הממוחשבת בדואר כיוון ששולחים אותה באימייל.
תוכנת AccountIT הינה התוכנה המתקדמת בשוק להפקת חשבוניות, ניהול עסק והנהלת חשבונות. ניתן להצטרף עכשיו ולקבל תקופת ניסיון של 45 יום בחינם.
