אז למה צריך את מחלקת הרכש? 

אני כלכלן (כשנרשמתי לנישואים הרב רשם את המקצוע שלי קלקלן – לא בטוח שהוא טעה). לא למדתי לוגיסטיקה ואין לי תואר בלוגיסטיקה. אבל אני עובד הרבה עם אנשי רכש וחושב שאחת הבעיות שיש למחלקות הרכש זה מוניטין שלילי, כגוף בירוקרטי, שלא תורם "למאמץ המלחמתי".

לכן, כששלחו לי כתבה עם הכותרת "למה צריך את מחלקת הרכש?" הסתקרנתי. אבל כשקראתי אותה הגעתי למסקנה שאיש הלוגיסטיקה שכתב אותה פיספס בגדול, את הסיבה בגללה נדרשת מחלקת הרכש.

בתחילת הכתבה נטען, שהאנשים הטכניים,  ולא רק הם, רואים את מחלקת הרכש כחבורת פקידים בירוקרטים ומסיבה זו האנשים הטכניים אוהבים לפעול ישירות מול הספק ולדלג מעל מחלקת הרכש.

עד כאן, לצערי, אני נאלץ להסכים. זה אכן המצב, הרבה פעמים. אפילו אני לא מתווכח עם המציאות.

לאחר פרוט הבעיה, הכותב מנסה להסביר מדוע בכל זאת מחלקת הרכש חשובה. וכל הסיבות שהוא מפרט הן... פעילות בירוקרטית.

שלא תהיה טעות, אני מסכים שהפעילות הבירוקרטית, שהוא מציג, היא מחויבת המציאות וחלקה נדרשת בגלל דרישות רגולטוריות כאלו ואחרות.

זה ש פעילות מסוימת היא פעילות בירוקרטית, לא אומר בהכרח שהוא מיותר

ועדין, זו פעולה בירוקרטית שמבחינת האיש הטכני והיצור לא תורמת להם דבר. בירוקרטיה.

אז מחלקת הרכש נדרשת בגלל פעילות בירוקרטית ואין לה כל תרומה מעבר לכך?

לדעתי, מחלקת רכש טובה תורמת הרבה מאוד לארגון.

ארגון עם מחלקת רכש כושלת יתקע כל הזמן בגלל תקלות ואם לא ידאגו להכשיר את המחלקה כמו שצריך, הטענות על גוף בירוקרטי מיותר רק יילכו ויגברו. הפרדוקס הוא, שככול שהמחלקה הזו תהפוך "למיותרת" יותר, כך יתגברו התקלות שיגררו יותר תלונות על גוף הרכש ואי נחיצותו.

אז מדוע נדרשת מחלקת הרכש?

קודם כל אני רוצה להגדיר את תפקיד הקניין בצורה קצת לא שיגרתית.

הקניין הוא מנהל פרויקט!!!

הפרויקט שלו זה לוודא שהציוד הנדרש מגיע בזמן, בכמות ובאיכות שנדרשים ע"י הארגון.

כן, מחיר הוא דבר רצוי בפרויקט הזה, אבל הוא לא המטרה.

אין אחד שלא היה במצב בו ניתנה הנחיה להביא את הסחורה בזמן, "הכסף לא חשוב". או שהתקבלה החלטה לא לקנות מהספק הזול כי הוא לא עמד בדרישות האיכות.

אבל אף אחד לא היה במצב שבו אמרו לרוכש "עזוב את דרישות האיכות, העיקר המחיר" או "שהספק יפגר בחודשיים, העיקר שיהיה במחיר הזול ביותר".

כמו כל פרויקט, גם הפרויקט של הרוכש מכיל פעילות של גופים שונים, וכמו כל מנהל פרויקט לא בכול התחומים הרלוונטים הוא מתמחה, והוא צריך להסתייע באנשים מגופים אחרים. אנחנו נרצה שלרוכש תהיה ידיעה ברמה מסוימת, בתחומים השונים, אבל אנחנו לא מצפים ממנו להיות מומחה בכולם.

ולכן, על מנת לדאוג להגעת הסחורה, נדרשת גם פעילות של האנשים הטכניים שיגדירו את המוצר. אבל זה רק השלב הראשון בפרויקט. גם אם הדרישות הוגדרו בצורה מעולה, אנחנו עדיין צריכים לדאוג שהמוצר יגיע ליעד במועד.

ולטובת זה, נדרש מנהל הפרויקט שלנו להתעסק בחוזים ותנאים מסחריים ומשפטיים, בקביעות לגבי מועדי אספקה, הדרכות, שרות לקוח, אחריות...

הוא צריך לתאם עם הספק את תנאי התשלום, אחרת הספק לא ישלח את הסחורה.

בנוסף, הוא צריך לתאם הובלה ולוודא שיודעים מה נדרש על מנת להוביל את הסחורה. אם מדובר ביבוא, האם יש דרישות מיוחדות והיתרים שנדרשים על מנת לייבא את הסחורה? ומה קורה אם הסחורה נשלחת ישירות ממדינה א' למדינה ב'?

מנהל הפרויקט שלנו צריך לוודא איך יודעים שמה שהוזמן זהה למה שמסופק, עוד לפני שהסחורה יוצאת מהספק...

לכול אחד מהסעיפים הללו יש גורם שהוא מקצוען בתחום.

מנהל הפרויקט שלנו, הרוכש, מהווה הגורם שמנצח על כל הקונצרט הזה. הוא זה שצריך לרכז את כל הידע והפעילות בנוגע לפרויקט הבאת הסחורה.

הוא צריך לוודא שהתנאים המסחריים לא פוגעים בדרישות הטכניות. שצורת ההובלה לא תפגע ביכולות של המוצר ושתתאים לתנאי התשלום, שהדרישות המסחריות מהספק מאפשרות להכניס את המוצר למדינת היעד...

אז נכון, האנשים הטכניים יכולים לדבר עם הספק באופן ישיר והם ממש לא צריכים את איש הרכש, שלא מבין בתחום.

אבל, האנשים הטכניים לא יידעו להשלים את המשימה שנדרשת ע"י הארגון, ושבגינה הם ניהלו את המו"מ הטכני עם הספק – להביא את הסחורה.

זו הסיבה שנדרשת מחלקת הרכש!.

על מנת שמחלקת הרכש תוכל למלא את יעודה, צריכים אנשי הרכש להיות בעלי ידע נרחב בכול הנושאים שנוגעים לתחום הפעילות שלהם, והגופים האחרים בארגון צריכים להבין את המטרה של גוף הרכש והמורכבות שלה.