לא בהכרח.
הרבה גורמים משפיעים על רווחיותה (או אי-רווחיותה) של המרפאת שיניים.
מאמר זה עוסק בכלים הדרושים לזיהוי מיידי של כמה מהגורמים האחראים לשינויים במגמות של רמת ההכנסות ותפוקת הטיפולים במרפאתך(*).
בפגישה הראשונה עם לקוחותינו, אנו שואלים את דעתם על מצב המרפאה: האם היא בתנופה? בקיבעון? או המרפאה גולשת מטה במדרון?
תהיה תשובתם אשר תהיה, השאלה השנייה שלנו היא: האם אתה יודע או אתה "חושב" שזה המצב?
עצם התשובה לשאלה היא מבחינתנו הצעד הראשון בתהליך העבודה.
כי בכל מצב, התנאי המוקדם להגברת התנופה או לתיקון של קיבעון או התדרדרות של המרפאה היא "מודעות" .
ועל מנת לפתח מודעות יש צורך להפעיל במרפאתך מנגנון בקרה פשוט ויעיל, שיתריע באופן שוטף על שינויים וסטיות בשניים מהפרמטרים העקריים הקובעים את הכנסותך ואת יעילות ב"תהליך הייצור" במרפאה:
? זרימת פציינטים למרפאה
? תפוקות של הגורמים המבצעים את הטיפולים
בוא נתרכז כאן בפציינטים החדשים:
• כמה פציינטים חדשים התקשרו למרפאה ב-24 החודשים האחרונים?
• איך הגיעו אלינו? (פרסום בעתונות, במדיה הדיגיטלית, המלצות, ביטוח, וכד')
• כמה מהמתקשרים הגיעו בפועל למרפאה לבדיקה ראשונה?
• מתוכם, כמה קיבלו תוכנית טיפול?
• מקרב אלה, כמה סגרו ושילמו?
• מה התפלגות הטיפולים שבצעו אצל הפציינטים החדשים שסגרו תוכניות?
• מה היחס בין כל שקל של הכנסה מפציינטים חדשים לבין השקעתך בשיווק ובפרסום בתקופה המדוברת, אם הייתה כזאת?
ניתוח חודשי של נתונים אלה יאפשר לנו לדעת ולהבין את כיוון המגמה של הכנסות מפציינטים חדשים ולבצע כל תיקון שידרש על מנת "לנווט את ספינתנו" למסלול הרצוי.
אם בקרת המגמות של הכנסות מפציינטים חדשים היא חשובה, לא פחות חיוני הוא הפיקוח על הצד השני של המטבע: ביצוע יעיל של הטיפולים עליהם התחייבנו על פי תוכניות הטיפול שנסגרו עם הפציינטים.
הצורך לבדוק תפוקות קיים הן אם במרפאתך יש כיסא יחיד, אליו רק אתה מטפל בפציינטים שלך, והן אם יש יותר כיסאות, בהם מטפלים רופאי שיניים שאתה מעסיק.
אנו מעוניינים לדעת כמה כל רופא וכל שיננית יצרו בכל שעה שהם נוכחו במרפאה, במשך 24 החודשים האחרונים:
מה התפוקה שלך לשעה?
מה התפוקה לשעה של כל רופא כללי שאתה מעסיק במרפאה?
מה התפוקה לשעה של כל רופא מומחה שהנך מעסיק במרפאה?
מה התפוקה לשעה של כל שיננית?
מה התקופה הממוצעת לשעה בכל כיסא?
בדיקת דוחות אלה יעזרו לנו להתמקד בנקודות התורפה ב"תהליך הייצור", הגורמות קיטון ברווחים כתוצאה מעלויות גבוהות בביצוע הטיפולים.
נוכל לגלות, לדוגמה, תופעה שכיחה כמו רופאים המבצעים טיפולים חוזרים שלא בוצעו כהלכה בעת הטיפול המקורי. כלומר, הכיסא תפוס ולא גורם הכנסה; ואף להיפך, גורם להוצאות שכר של סייעת ושימוש בחומרים, מכביד על צוות הקבלה ואדמיניסטרציה שחייב לטפל בפציינט החוזר לביצוע טיפול שעבורו מרפאתך לא תקבל תשלום.
לסיכום:
טוב לקבל הפתעות, כשהן נעימות. אך לא בריא לקבל הפתעה כמו מגמות שליליות בכיוון המרפאה. רצוי להקדים ולבנות בקרה מותאמת לצרכיך.
(*) המאמר נכתב בלשון זכר לנוחיות בלבד. הוא מיועד לרופאים ורופאות שיניים כאחד.
דוד גרוס - יועץ עסקי ושיווק למרפאות שיניים, תואר שני מנהל עסקים, רואה חשבון 054-696-4499 www.gross-david.com
