מהו התהליך הנכון לביצוע סריקת ארכיון מסמכים ומעבר לארכיון דיגיטלי? 

היכולות לשמר מסמכים, לאחסן אותם, לנהל, לבצע חיפוש או שיתוף של מסמכים הן חלק מהיתרונות בשימוש במערכת ניהול מסמכים אלקטרונית (או בשם השני שלה – מערכת ארכיון דיגיטלי ממוחשב). כל ארגון, קטן כגדול, יכול להפיק תועלת רבה משימוש במערכת כזו והוא עשוי לחסוך הרבה זמן וכסף.

מערכת תוכנה לניהול ארכיון מסמכים עוזרת ללייעל את כל הפעולות שהארגון עושה עם מסמכים, ובנוסף, היא מגדילה את התפוקה כוללת של הארגון. 

אבל כדי שניתן יהיה לנהל את כל מסמכי הארגון, ולא רק את המסמכים האלקטרוניים שנוצרו במחשבי הארגון, יש צורך לשלב במערכת הארכיון הדיגיטלי גם מסמכים שלא נוצרו במחשב, מסמכים שהתקבלו מחוץ לארגון (מכתבים, טפסים שונים, תעודות משלוח, חשבוניות וכדומה). 

אחת הבעיות הגדולות ביותר בתוך הארגון הוא הצטברות מסמכים ללא יכולת שליטה ותיוק ממוחשבים. כאשר בכל משרד בארגון נערמים מסמכים, ואין מנגנון מובנה המחייב סריקה ותיוק דיגיטלי של המסמכים, נוצרת אנדרלמוסיה של נייר. זה עלול להוביל לאיבוד מסמכים חשובים ולבזבוז זמן רב בחיפוש אחר מסמכים הנדרשים מפעם לפעם.

סריקת מסמכים למחשב לתוכנת ניהול מסמכים חכמה היא הדרך הבטוחה למניעת היעלמות מסמכים ובזבוז זמן של עובדים בחיפוש ושליפה.

אחד הדברים הגדולים שתוכנה לניהול מסמכים עושה הוא רישום הפעילות שנעשתה במסמך שנסרק והועלה לתיקיה המתאימה. רישום זה מתעד את כל האנשים שניגשים למסמכים הסרוקים, עורכים אותם ומשתמשים בהם. תכונה זו מספקת דרך מצוינת לארגונים לשמור על המסמכים הרגישים ביותר שלהם ולהתחקות אחר ההיסטוריה שלהם במערכת הארכיון הדיגיטלי. עובדים כבר לא יכולים להסיר מעליהם אחריות ולהטיח האשמות זה בזה כשמסמך נייר הולך לאיבוד. כאשר מתבצע בארגון סריקת מסמכים ישירות לתוכנה לניהול מסמכים, כל הפעילות הקשורה למסמך מסוים מתועדת וברורה.

מדוע כדאי לעבור לניהול מסמכים בארכיון דיגיטלי? 

קיימות סיבות רבות לעבור לשיטת ה"משרד ללא נייר", אבל הסיבות העיקריות והבולטות בגינן ארגונים רבים עוברים לנהל את המסמכים שלהם בארכיון דיגיטלי ממוחשב המבוסס על תוכנת ניהול מסמכים חכמה (שהותאמה לצרכי הארגון) הן כדלקמן: 

א.      חסכון של כסף. שכירת שטחי משרד המשמשים לאחסון קלסרים ומסמכים עולה כסף. ברגע שמייתרים את השימוש במסמכים, אין צורך בתשלומי שכירות של שטחי המשרד הללו. חסכון בשטחי האחסון במשרדים מביא גם לחסכון בתשלומי הארנונה המשולמת על שטחים אלה.

ב.      אם החלטתם לסרוק את הקלסרים ולבער אותם, איהכם צריכים להוציא כסף גל על אחסון בבתי ארכיב ובתי גניזה. נכון שהאחסון שם חשוב ונותן בטחון שהמסמכים קיימים, אך כדאי לשקול לבטל אותו בהתאם לחשיבות המסמכים לארגון.

ג.       חיסכון ברכישת קלסרים, מדפים, ארוניות וכו'.

ד.      חסכון בזמן (המתורגם לכסף) המבוזבז על חיפוש מסמכים בקלסרים, הוצאתם, החזרתם למקום.

ה.     שליטה על מסמכי הארגון בלחיצת כפתור.

ו.        שליטה על מתן הרשאות לעובדים לצפייה, עריכה, יצירה, שינוי וכו'. כמו כן שמירת ההיסטוריה של המסמכים.

ז.       הפניית המשאבים שהתפנו למשימות אחרות שתכנסנה כסף לארגון.