חשוב ודחוף ומה שביניהם - עסקים קטנים בינוניים ובכלל 

חשוב ודחוף ומה שביניהם – עסקים קטנים בינוניים ובכלל

דילמת החשוב או דחוף היא דילמה ניהולית עתיקת יומין

מה לעשות קודם?

איך לוודא שהדחוף איננו דוחק את החשוב

יש אומרים שחלוקת הזמן הניהולי צריכה לאפשר כ- 20% זמן לטיפול בדברים החשובים

אלא שמנהלים רבים נסחפים לטיפול בדברים הדחופים ומזניחים את הדברים החשובים

בכדי בכלל לדון בדבר צריך ראשית לעשות רשימה של דברים וליד כל אחד מהם לציין מה דחוף ומה חשוב ובתוכם לסדר סדרי עדיפויות. כדאי אולי להשתמש אפילו במערכת אקסל פשוטה ולרשום. עצם הרישום והמעקב מייצר סדר.

יש מנהלים רבים שהשולחן או המחברת מלאים בפתקאות צהובות או לא, על מנת לתזכר להם את הדברים שהם צריכים לעשות. אין הבחנה בין דחוף לחשוב ואין מעקב. וכך הפתקים מתגלגלים על השולחן בתוך הארנק ואפילו עוברים לפתקאות ממוחשבות.

השבוע פגשתי מישהו שגילה את הפתקאות ב- iPhone שלו והעביר לשם 300 פתקאות. מי מסוגל לנהל דבר כזה?

בחיי המקצועיים בתפקידי הניהול שמילאתי כמנהל פיתחתי שיטות שונות על מנת לפנות לי זמן לדברים החשובים. כגון:
האצלת סמכויות – גייס מנהלים שאתה יכול להאציל עליהם סמכויות, שיש להם ראש גדול, שמוכנים ולוקחים אחריות.

אומרים שמנהל טוב נבחן באיכות המנהלים שמתחתיו.

וכן האם הוא מסוגל להעדר ממקום העבודה והעסק ממשיך להתנהל באופן שגרתי ברמת טובה מאוד.

ניהול לפי חריגים – אין צורך לעקוב אחר כל דבר שקורה בארגון או ביחידה שלך. בשביל זה בחרת אנשים מתאימים (מנהלים ועובדים) . צריך לבנות מנגנוני דווח ומעקב המתריעים בפני חריגים (לאו דווקא טכנולוגיה). כלומר דברים שלא מתנהלים לפי התוכנית (לו"ז, תקציב, משאבים).

השילוב של מנהלים טובים, האצלת סמכויות, ניהול לפי חריגים מפנה את המנהל לטיפול בדברים החשובים.

כל מנהל וכל בעל עסק צריך להגדיר לעצמו את הדברים החשובים. הדברים קשורים לחזון הארגון / העסק / לערכיו, יעדיו וכו . והם שונים בין כל ארגון או עסק או אפילו מנהל (הקובע את אופי ארגונו), האו יכול להיות מושפע מיעדיו העסקיים של העסק, מהכתבת מדיניות בעלים, או דירקטוריון וכו' .

עד כאן נראה לי שתפיסת עולמי לגבי הניהול שלי בארגונים שבהם עבדתי ברורה, ואני יכול להעיד על עצמי שהצלחתי לממש אותה בהצלחה ולשביעות רצוני.

בשנים האחרונות אני עוסק ביעוץ עסקי וניהולי וכן באימון עסקי ניהולי ואישי. בתור שכזה אני מנסה להנחיל ללקוחות שלי בעיקר בתחום העסקים הקטנים והבינוניים את תפיסות עולמי הניהוליות הן באמצעות אימון והן באמצעות יעוץ.

מסתבר שבעלי העסקים הקטנים והבינוניים (לדעתי גם הגדולים) עובדים באופן מאוד אינטואיטיבי ודחוף. אני משקיע לא מעט אנרגיות על מנת לכוון את תהליך הייעוץ והאימון לקביעת ערכים , חזון, יעדים ארוכי טווח, טווח בינוני, טווח קצר, מדדי הצלחה וכו' .

למרות שאני מצליח לשכנע שזה חשוב, לעיתים קרובות אני מגיע ואז אומרים לי "לפני שאנחנו ממשיכים יש לי משהו דחוף שאני רוצה לדבר איתך להתייעץ איתך וכו' ". האמת, בדרך כלל אלה דברים באמת דחופים. למשל התארגנות לשנה החדשה בעסק שעיסוקו הדרכת ילדים או קורסים לאנגלית . ברור שחודשי הקיץ הם חודשי התארגנות הקובעים את עתיד השנה  הבאה.

האתגר הוא להצליח לטפל בדברים הדחופים מתוך ראיה ארוכת טווח. כלומר לקבל החלטות שלכאורה נופלות בקטגוריית הדברים הדחופים אבל להסתכל עליהם מנקודת מבט הלוקחת בחשבון את חשיבות ההחלטה לטווח ארוך והשפעתו על עתיד העסק.

למשל גיוס מורים חדשים תוך חשיבה על שינוי אופי הסכמי השכר. הסכמי השכר משפיעים על עלויות העסק ועל רווחיותו בטווח הקצר והארוך. רווחיות העסק מפנה כסף לעשות דברים הנופלים בקטגוריית הדברים החשובים למשל הקמת מערכת מידע שתתמוך בתהליכים העסקיים של הארגון. רווחיות העסק תשחרר את בעל העסק מעיסוק באופן אישי בהוראה ותפנה לו זמן לטיפול בפתוח העסק  הקיים, פתוח תחומי פעילות נוספים, ושיפור ביצועי העסק.

בעצם נוצר מצב שבו רצף ההחלטות הדחופות יוצרות מציאות המשפיעה על הדברים החשובים.

לכאורה תהליך לא מסודר, עבודה שלא לפי הספר. אבל כיועץ ומאמן אתה ממלא את תפקיד "המשגיח" ועוזר למנהל / בעל העסק לקבל החלטות תוך חשיבה ארוכת טווח שהיא נופלת בקטגוריית הדברים החשובים.

גם אם אני נאלץ לטובת הלקוח לעבוד בשיטת הדברים הדחופים המשרתים את הדברים החשובים, הרי אני חוזר בכל פעם אל התהליך המתודי של הגדרת חזון ויעדים. וגם אם אני לא מצליח לשרטט תמונה מלאה כל פעם שנדרשת פעילות דחופה או החלטה דחופה אני מתזכר את הלקוח על ה- VISION  שדברנו עליו ו/או מתזכר אותו שההחלטה או הפעילות הדחופה נופלת בקטגוריית הדברים החשובים שטרם דברנו עליהם, וכדאי לדון בנושא לפני שמקבלים החלטה דחופה או עושים פעילות דחופה.

הלוליינות הזו של התנועה הבלתי פוסקת בין דחוף לחשוב יוצרת דינמיקה מאוד מעניינית בין הלקוח ליועץ / מאמן. ככל שהתרומה של היועץ / מאמן לבעל העסק בתחום "הדחוף," יותר גדולה, תוך כדי הפניית מבטו לכוונים החשובים / אסטרטגיים, כך גדלה נכונותו של הלקוח לעבור לתהליך המטפל בדברים החשובים, בכדי שיוכל לקבל החלטות דחופות מתוך אוריינטציה של "חשיבות" הדברים.