ניהול זמן הוא עניין חשוב באופן כללי בחיים, אך כאשר מדובר בעבודה, בייחוד בניהול עסקים קטנים ובינוניים, שבמסגרתם אנו נאלצים לבצע מטלות רבות, ניהול זמן נכון ויעיל הוא מרכיב מכריע בהצלחה ובצמיחה של העסק. קורס מינהל עסקים מעניק לכם טיפים שונים לגבי ניהול זמן נכון ומועיל.
חשוב להבהיר: אין אנו מנהלים את הזמן, שכן הזמן הוא נתון קיים; אנחנו מנהלים את עצמנו בתוך הזמן הקיים. ככל שננהל את עצמנו בצורה טובה יותר, כך נהיה פרודוקטיביים יותר.
להלן עצות נבחרות לניהול יעיל של עצמנו בזמן:
- "זוללי זמן" – כל אדם מתמודד עם "זוללי זמן" – אותם משימות או דברים אחרים אשר גוזלים מאיתנו זמן רב: גלישה ברשת, קריאת הודעות דואר אלקטרוני, שיחות טלפון אישיות וכדומה. על מנת להתנהל באופן יעיל בזמן, עלינו לאתר את "זוללי הזמן" הללו ולהגביל אותם. אם למשל אני יודע שאני זקוק ל-40 דקותכדי לקרוא הודעות דואל ולהגיב עליהן, זהו "זולל זמן" מבחינתי. לאחר שאיתרתי אותו, עלי לחשוב כיצד להגביל אותו ולחסוך זמן.
- רשימת מטלות – אחד הטיפים החשובים ביותר בכל הקשור לניהול זמן הוא עריכת רשימת מטלות. אפשר לרשום את כל המטלות לפי סדר דחיפותן, וליד כל מטלה ניתן לסמן מה מצבה: בוצעה, בוצעה בחלקה ויש להשלימה, לא בוצעה – ומה הסיבה לכך. כך נוכל לראות לנגדעינינו מה הספקנו, מה עלינו להשלים, מה לא הספקנו - ומדוע.
- סדר עדיפויות – ביצוע מטלות על פי סדר עדיפויות הוא חשוב ביותר. ניהול זמן על פי סדר עדיפויות הוא גם פרודוקטיבי יותר, וגם יכול לאפשר לכם להתמודד עם "זוללי זמן" והפרעות חיצוניות. למשל, אם נחזור לקריאת הודעות הדואל: אני יכול לבחור לקרוא את ההודעות החשובות ביותר ולהגיב עליהן (גם כאן ניתן לחסוך זמן אם, למשל, בוחרים לאילו הודעות להגיב באמצעות הדואל ולאילו באמצעות הטלפון), ואת שאר ההודעות להשאיר לסוף היום. סדר עדיפויות מאפשר לנו לארגן את המשימות על פי סדר מסוים שבו הן אמורות להתבצע, וכן על פי חשיבותן.
- ניהול יומן – ניהול יומן היא המשימה החשובה ביותר בהקשר של ניהול זמן. אם לא נרשום את כל המטלות שלנו ביומן באופן מפורט, לפי ימים ושעות, נמצא את עצמנו רודפים אחרי הזנב של עצמנו שוב ושוב. הדרך הטובה ביותר לנהל יומן, ולמי שנמצא מול המחשב כל הזמן הדרך הנוחה ביותר היא באמצעות יומן אלקטרוני (Outlook למשל), היא עריכת רשימה מסודרת של כל מטלות השבוע ושיבוצן ביומן.
את המטלות השגרתיות הקבועות (למשל, לאסוף את הילדה ב-16:00 מהגן בכל יום שלישי, חוג קדרות ביום חמישי ב-20:00, ישיבת צוות שבועית ביום ראשון ב-10:00) רושמים ראשונות. לאחר מכן משבצים את המטלות הדחופות ביותר. אחר כך יבואו שאר המטלות, ולבסוף - התחביבים. גם אותם יש לרשום ביומן, ולכך יש שתי סיבות: האחת, כדי שלא תגיעו למצב שאין לכם זמן אליהם (ואז תרגישו מתוסכלים), והשנייה – תחביבים הם "זוללי זמן" מובהקים, ויש להקציב להם זמן מוגדר מראש (21:00-22:00 בכל יום קריאת ספר או צפייה בטלוויזיה וכדומה).
ניהול זמן נראה בעינינו פעמים רבות כעניין פשוט. כל אחד מרגיש, כי מספיק שהוא ירשום פגישות חשובות ביומן ואת כל השאר הוא כבר יוכל לתכנן בראשו. אך למעשה, התנהלות שכזו עלולה להביא לבלגן ולבזבוז זמן הרבה יותר מאשר ניהול זמן.
כאשר לומדים קורס מינהל עסקים, לומדים גם באופן יסודי כיצד לנהל זמן באופן יעיל, נכון ופרודוקטיבי, דבר המאפשר לכם גם לעמוד בכל המטלות וגם להשאיר מקום וזמן לעצמכם.
בית ספר תפנית מציע קורס מנהל עסקים לפרטים על הקורס לחץ
