ניהול אירוע כרוך בעבודה צמודה ורציפה עם ספקים שונים – כל אותם אנשי מקצוע מומחים בתחומם אשר מבצעים את חלקם ותורמים להצלחת האירוע שלכם.
התנהלות מול ספקים היא לא תמיד עניין טבעי לכל אדם, וסביר שתעשו מספר טעויות עד אשר תכירו את השוק ותדעו איך הכי נכון להתנהל מולם.
הנה כמה טיפים שיסייעו לכם להפוך ל"שועלים" בשטח ולהתנהל כשורה למול ספקים:
- זכרו, מה שמוטל על מנהל אירועים הוא לחבר את הקצוות, לדאוג שהכל עובד, ושכל ספק מבצע את חלקו. הלקוח הסופי מתנהל תמיד מול גורם אחד - אתם, מנהלי האירוע, וכל התקשרות או דיאלוג עם הספקים השונים מתנהלים באמצעותכם.
- כמנהלי אירוע עליכם לבחור את הספקים המתאימים ביותר לאירוע, על פי המסגרת התקציבית, האיכות הנדרשת, הניסיון והתרשמותכם האישית. בחירה של ספק אינה דבר של מה בכך, ולכן עליכם לערוך סקר שוק, לדבר באופן ישיר עם הספק, ולהתרשם מעבודות קודמות שביצע.
- משא ומתן עם ספקים הוא מיומנות נרכשת הדרושה למנהל אירועים. חשוב שתדעו להתמקח, להציב תנאים, ולהשיג את העסקה הטובה ביותר עבור הלקוח שלכם. אל תשימו את כל הביצים בסל אחד, ואל תתביישו להודיע לספקים השונים שאתם מקבלים הצעות מספקים מתחרים, וכי תזמינו את שירותיו של זה שייתן לכם את ההצעה הטובה ביותר.
- חשוב מאוד לערוך תיאום ציפיות עם כל ספק, כך שלא תהיינה הפתעות בהמשך הדרך. כשהכל ברור וכתוב, אתם יכולים לצפות לאירוע חלק ללא תקלות מיותרות.
- יושר מקצועי הוא אבן היסוד בהתנהלות מול ספקים - אם ספק רימה אתכם או "עיגל פינות", יהיה עליכם ללבן איתו את הנושא, או אף להפסיק איתו כל התקשרות באופן מיידי.
- חשוב לעבוד עם ספקים שאתם סומכים על דעתם. זכרו, ספק בתחום מסוים מכיר את הענף בו הוא פועל, ולכן הוא יכול לייעץ לכם ולכוון אתכם לפתרון הטוב ביותר, גם אם מדובר במשהו שלא חשבתם עליו.
- הגדירו מראש ובכתב פרטים כמו תנאי תשלום, מה קורה כאשר יש חריגות מהתנאים המוסכמים (למשל, אם פתאום נוצר צורך בהגדלת כמויות וכדומה). תמיד עדיף להתכונן לכל סיטואציה, על כל מקרה שלא יבוא.
- בסופו של דבר, עבודתם של הספקים מהווה חלק מהשירות שאתם מעניקים ללקוחות שלכם. לכן, ככל שהספקים יעשו את חלקם נאמנה, אתם תהיו אלה שיקצרו מחמאות.
בית ספר דיפלומה מציע קורס בניהול, עיצובוהפקתאירועים לפרטים על הקורסלחץ
