משרד דיגיטלי - איך כדאי לעבור למתכונת משרד ללא נייר? 

המושג "משרד ללא נייר" מושמע כבר די הרבה שנים ובאיזשהו מקום הפך כבר לקלישאה. החזון היה שכמות השימוש בנייר תפחת אך בפועל המצב הפוך. 

העיתונים ממשיכים להיות מודפסים על נייר, פליירים ממשיכים להגיע לתיבות הדואר, מכתבים ממשיכים להישלח, חשבוניות ותעודות משלוח עדיין מצורפות למשלוחים והזמנות והמשרד הממוצע עמוס בקלסרים ומסמכים בכמויות ההולכות ומצטברות. 

בשנים האחרונות המגמה מתחילה להתהפך וניצנים ראשונים של משרדים, עסקים, מוסדות וארגונים החלו לסרוק את כל המסמכים שלהם ולהפוך אותם לקבצים דיגיטליים, ובכך הם חוסכים את הררי הנייר שהיו גדלים עם הזמן. 

המושג "משרד ללא נייר" (או משרד דיגיטלי) נשמע עבור אנשים מסוימים כאגדה אורבנית, אבל בפועל הוא הולך וקורם עור וגידים ומתחיל להפוך לעובדה מוגמרת במשרדים המבצעים סריקת מסמכים ושימוש בתוכנת ניהול מסמכים ו"ארכיון דיגיטלי". 

למרות התפיסה הרווחת כי "משרד ללא נייר" כשמו כן הוא, חשוב להבהיר שלא כך הוא. נכון, זה מבלבל מאוד אבל כדאי לשים את הדברים על דיוקם. 

להיות "משרד ללא נייר" זה לא אומר שאתה קם יום אחד, מבצע סריקת מסמכים לכל הקלסרים שלך, ממיר אותם לקבצים דיגיטליים, ואז מתחיל לזרוק כל פיסת נייר הנראית באופק לפח. זו הדרך שהרבה אנשים מציירים בעיניהם את המושג "משרד ללא נייר" ולכן זה ביטוי מוזר, כי לא תמיד הוא מבטא מה זה בדיוק. 

רק לידיעה כללית, כשמבצעים סריקת מסמכים אפשר לרכז את כל מסמכי הארגון בתקליטור אחד, או אפילו על דיסק און קי בנפח גדול, ולעשות שימוש בקבצים הללו בכל מקום ובכל זמן. קובץ סרוק ממוצע מגיע לגודל של כ- 100kb כך שבדיסק און קי בנפח של 16GB ניתן לאחסן מאות אלפי מסמכים. 

חברות רבות ברחבי העולם עשו בהצלחה הגירה למתכונת עבודה של "משרד דיגיטלי" הפועל כמעט ללא נייר. למרות שזה לא קל ולא פשוט, עסקים רבים הצליחו לבצע את התהליך וככל שהזמן חולף והעובדים מתרגלים לצורת העבודה החדשה,זה נהיה קל יותר. 

חברות עוברות למתכונת "משרד ללא נייר" מהרבה סיבות. הן תורמות לסביבה להיות ירוקה יותר, הן עובדות ביעילות גבוהה יותר, הן מפחיתות עלויות, הן נעשות מודרניות יותר והרשימה עוד ארוכה. 

כיוון שזה צעד גדול עבור עסק העושה שימוש בנייר על בסיס קבוע ובנקודת זמן קצרה מבטל כמעט לחלוטין את העבודה והתלות בנייר, רוב החברות רוצה לעשות צעד קיצוני פחות כשזה מגיע ל"משרד ללא נייר". 

אם ארגון רוצה להתחיל לבצע "ניהול מסמכים" בארכיון דיגיטלי ולעבור לפעול במתכונת "משרד ללא נייר" מומלץ לעשות זאת במספר שלבים כדי שתהליך הלימוד והעבודה יהיו קלים יותר עבור העובדים והמנהלים.