מרכזיית טלפוניית IP וירטואלית הופכת להיות מרכיב חיוני בכל עסק, קטן כגדול, בזכות היעילות שלה, הזמינות והגמישות, ההקטנה המשמעותית בהוצאות ואפשרויות הניהול המתקדמות אשר משדרגות את כל מערך התקשורת הפנימי והחיצוני של החברה. טלפוניית IP מבוססת על תקשורת באמצעות תשתית האינטרנט, ולכן היא משחררת את בית העסק מהחזקת מרכזיית טלפוניה נפרדת בעסק, תשלום לחברת אחזקה וטכנאים ועלויות נלוות נוספות.
כאשר בית העסק משתמש במרכזייה וירטואלית הוא בעצם משתמש במעין שירות ענן בתחום הטלפוניה. המרכזיה יושבת בחוות שרתים מרוחקת והתקשורת של בית העסק מולה מתבצעת באמצעות פרוטוקול IP. כך, נחסכות חלק מעלויות התשתית (שכן משתמשים בתשתית אחודה לאינטרנט ולטלפוניה), הממשק בין המחשב לטלפון משתכלל, ועם זאת נעשה גם פשוט לניהול ותפעול.
חסכון בהוצאות הטלפוניה
לכל חברה יש צרכי תקשורת אחרים : יש חברות שמנהלות קשרים דחופים עם לקוחות או נציגים בחו"ל, יש עסקים שמנהלים מערך קשרי- לקוחות שדורש שיחות רבות ויש כאלה שמחייבים תקשורת מסביב לשעון של צוות העובדים, גם מהבית או מהסלולרי. כל אחד מהצרכים הללו יכול לקבל מענה באמצעות מרכזיות חדישות ומודרניות, שחותך דרמטית את ההוצאות. שיחה ב- IP לא עולה כסף מעבר להוצאה של גלישה ותשתית האינטרנט. לכן, שיחות לחו"ל, שיחות מרובות ללקוחות, או שיחות לטלפון הנייד של כל עובד באמצעות VOIP, כמעט ולא עולות כסף.
ניהול מערך התקשורת
הממשק המשולב עם מערכת המחשוב, מאפשר הרבה פונקציות ניהול מתקדמות שמייעלות מאוד את העבודה. מערך שירות הלקוחות יכול לנהל את כל התקשורת עם הצרכנים דרך המחשב, כך שכל נציג שירות יכול לראות מה הסטטוס של כל פניה, איזה מענה ניתן עד כה ואף לקוח לא יצא מקופח. צוות הניהול של החברה יכול לנתח את יעילות השירות או יעילות מחלקות אחרות על בסיס נתוני השיחות, למשל, זמן ההמתנה של כל לקוח עד שזכה למענה וטיפול.
תחזוקה יעילה וזולה
מרכזיית IP וירטואלית מתנהלת רובה ככולה באמצעות המחשב ורשת האינטרנט. באופן טבעי, מדובר במערך 'קל' יותר, חף מחיווט ומיכשור מיותר, שגם דורש הרבה פחות תחזוקה ומועד הרבה פחות לתקלות.
גמישות
תקשורת עיסקית וירטואלית ב – IP קל מאוד לשכלל ולשנות. ניתן בקלות להוסיף מכשירים או פונקציות ניהול למערכת בלחיצה על כפתור. לכן, חברה שמתרחבת או עוברת ארגון מחדש לא צריכה לבצע רכישות גדולות או להזמין טכנאיים לחיווט מחודש, כיוון שמערכת גמישה.
מרכזית IP וירטואלית מחליפה בהדרגה את המרכזיות הותיקות בעסקים וחברות רבות. היתרון הראשוני שלה, הקורץ לבעלי עסקים, הוא כלכלי, אך בשימוש נכון, השדרוג של מערך התקשורת ויעילותו, הם הערך המוסף המשמעותי של תקשורת IP חכמה.
