"ישיבות יעילות רק אם אינך רוצה לעשות דבר", גון קנט גלברייט, כלכלן.
במהלך חיי המקצועיים נכחתי בלא מעט ישיבות שקטעו רצף עבודה פרודוקטיבי. כשנכנסתי לפגישה, מצאתי את עצמי מקשיבה להרצאה בנושא שעליו היה מופקד מנהל הישיבה. שתפקידו היה להקריא חומר מתוך שקפים, שאותם לא זכיתי לראות לפני הישיבה. לפעמים עלו שאלות. חשובות יותר, חשובות פחות. התשובות שניתנו במהלך הפגישה היו מבוססות בעיקר על זיכרון ואינטיליגנציה ופחות או כמעט ולא על בדיקת עובדות. הרבה מילים כבר נכתבו בנושא של פגישות עבודה ואיך להפוך אותן ליעילות יותר. אני מביאה פה את התובנות שאספתי במהלך השנים מתוך תקווה שהן ישרתו גם אתכם.
איך איזה ישיבות מבזבזות לנו את הזמן?
• ישיבות עידכון שכל מטרתן לספר לאנשים את מה שהם כבר יודעים או לחילופין את מה שהיו יכולים לקרוא
• ישיבות לצורך קבלת החלטה. ישיבות כאלו אינן יעילות מכיוון שקשה מאוד לקבל החלטה תוך כדי פגישה וזאת מכיוון שמשאבי הניהול של רובינו נוטים להיגמר בישיבות ארוכות וכתוצאה מכך מתקבלות החלטות שהן פחות ממוצלחות.
שלושה כללי זהב לבחינת הצורך בישיבה:
• האם הישיבה תומכת בהחלטה שכבר נלקחה? לדוגמא ישיבה שבמהלכה נדונה הדרך להוציא לפועל החלטה בין הגופים הרלוונטים
• האם ניתן להוציא מהישיבה תוכנית פעולה מחייבת?
• האם לנוכחים יש מה לתרום לפגישה? או שמא זו פגישת עידכון בתחפושת ועדיף לטובת כולם של לקיימה?
אז איך ננהל פגישה מוצלחת?
• תמיד נתחיל פגישה בזמן. מי שמאחר לא יקבל עידכון על פרק הזמן שהחמיץ.
• קצרו את משך הזמן של הפגישה, עד כדי משך זמן שיאתגר אתכם. 30 דקות, 15 דקות או אפילו 10 דקות.
• סיימו את הפגישות בזמן, אפילו אם לא סיימתם לעבור על המתווה של הפגישה.
• זמנו מה שפחות אנשים לפגישה. היעילות יורדת עם הכמות.
• אפשרו לאנשים לא להגיע, אם הם סבורים שאין להם מה לתרום.
• ציינו את לו שמגיעים לפגישה בזמן או לפני הזמן.
• באחריות המנהל של הפגישה לוודא שכולם מדברים קצר ולעניין ושאף חד לא משתלט על הדיון
• סיימו את הפגישה מוקדם ככל האפשר. אפילו לפני תום הזמן שהוקצה במקור.
• ודאו שהנוכחים מגיעים מוכנים לפגישה.
• הגדירו את מטרת הפגישה כבר בתחילתה.
• צמצמו את סעיפי הפעולה הנובעים מהפגישה לשלושה.
• באחריות מנהל הפגישה לעצור את אלו שחוזרים על דבריהם או חוזרים על דבריהם של אחרים.
• באחריותו של זה שזימן את הפגישה לנהל אותה. אל תיתנו למישהו אחר להשתלט על הפגישה.
• עיצרו כל דיון שאינו רלוונטי לפגישה.
ועוד הצעה אחת שהיא מעט שנויה במחלוקת בימים אלו: להשאיר טלפונים ומחשבים מחוץ לפגישה...
מניסיוני, ככל שיותר סעיפים מקויימים, היעילות הכללית של האירגון משתפרת.
