בהנחה שהארגון ביצע הליך רציני של סריקת מסמכים בעזרת סורק ארכיון מקצועי והתקבלו קבצים דיגיטליים באיכות טובה, זה הזמן לתת זיהוי לכל מסמך כדי שנוכל למקם אותו במקום הנכון ובעת הצורך נוכל לשלוף אותו במהירות.
הפיכת מסמכי נייר לקבצי תמונה איכותיים (הזהים למקור או משופרים באמצעות תוכנה נוספת) באמצעות סורקי מסמכים אופטיים, מהווים את הבסיס ליצירת אינדקס מסמכים המאפשר לשלוף בכל עת את המסמך הרצוי.
ראשית, חשוב לרכוש תוכנת ניהול מסמכים איכותית וחכמה. בשלב השני לבצע את הליך הסריקה, ובשלב השלישי למזג הכל לכדי יחידה אחת. לצורך כך יש לשמור את המסמך במסדי הנתונים המתאימים, בהתאם לנושא המסמך.
לדוגמה: תעודת משלוח המכילה חתימת לקוח המאשר קבלת טובין שלנו תאוכסן במקום שונה ממסמך המאשר קבלת טובין של ספק חיצוני במחסן שלנו. ישנם מסמכים שיאוכסנו בתיקיות משנה, יוצמדו למסמכים אחרים ויוצגו בעת הצורך.
דוגמה נפוצה במערכת הבנקאות האינטרנטית היא צ'קים הנסרקים בהליך מיוחד של סריקת מסמכים לאחר סליקתם ומשולבים בחשבון הלקוח. כשהלקוח מעוניין לצפות בפריט המצורף הוא מקליק עליו והמערכת יוצרת גישה לצ'ק הסרוק המאוחסן בתיקיית משנה מתאימה. ניתן גם לשמור את המסמך הרצוי בארכיון הדיגיטלי, אך חשוב להגדיר זאת במערכת.
מהיר ועצבני 2
ככל שמשך אחזור המסמך קצר יותר, המערכת טובה יותר. בנייה נכונה של אינדקס המסמכים של הארגון בשילוב תוכנת ניהול מסמכים איכותית, היא שתקבע האם הארגון ייהנה מחסכון כספי בגין שימוש בארכיון דיגיטלי מודרני או יסבול מעבודה איטית ומסורבלת.
לצורך כך חשוב לבצע אפיון מקדים שיבחן את צרכי הארגון. לאחר שבוצע האפיון יש להחליט באיזה פרמטרים יוגדרו המסמכים שישולבו באינדקס המסמכים. לכל ארגון יש העדפות ייחודיות לצרכים שלו ולכן חשוב שהארגון יידע להגדירן באופן המדויק ביותר.ככל שההגדרות תהיינה מדויקות יותר, כך המערכת תהיה יעילה יותר.
בניה נכונה של מערכת לניהול מסמכים מצריכה ניסיון וידע בתחום. יש לשכור את שירותיה של חברה מתאימה שתדע לשלב בין צרכי הארגון לבין הפתרונות הטכנולוגיים הזמינים והמתאימים ביותר עבורה. במידה והחברה תדע לתת לארגון גם שירותי סריקה, מה טוב.
בניית אינדקס מסמכים חכם מהווה את הבסיס של כל תורת ניהול המסמכים. חשוב לדעת ליצור שדות חיפוש שונים בהתאם למסמך. במידה והמסמכים הוגדרו כראוי, משך מציאת המסמך יהיה קצר.
דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי http://www.documents.co.il סקאנבוק - שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים. http://www.scanbook.co.il Rent A Scanner – סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכיםhttp://rentascanner.co.il מסמכים - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכיםhttp://mismachim.co.il טל: 054-5880060
