מה זה ERP?
זו תוכנה לניהול משאבי הארגון באנגלית ראשי התיבות הם: Enterprise Resources Planning. למעשה ERP משלב מספר רב של תוכנות כמו CRM, Exchange, הנהלת חשבונות ניהול תקציב ועוד. בארגונים גדולים זהו הכרח, במקום לעבוד עם מערכות לא מתואמות ישנה מערכת אחת שאחראית על כול הפעילות. ישנם ארגונים שמפתחים לעצמם ERP אבל בדרך כלל יהיה מדובר על הוצאה גדולה יותר מאשר הניסיון להטמיע מערכת קיימת. בארץ ישנן מספר מערכות מוכרות ביניהן: priority, zoom, oracle וכמובן sap business one. לכול אחת היתרונות והחסרונות שלה.
תהליך התאמה והטמעה
התהליך של ההתאמה של התוכנה לצורכי החברה עורך זמן ודורש מקצוענות. הרבה תלוי פה במידת הניסיון של המתכנתים ויכולת האנליזה שלהם. כאשר מדובר על חברה קטנה זה עשוי להיות פחות מסובך אבל בחברה גדולה עם מחלקות רבות, וסוגי פעילות מגוונים זה עשוי להיות אתגר של ממש. כחלק מהתהליך חשוב מאוד גם שיתוף הפעולה של צוות הניהול של החברה והגדרה מדויקת של הצרכים. גמישות יכולה להוות יתרון גדול במקרה של ERP.
תמיכה
אחד הדברים שמוכרחים לחשוב עליו כאשר נכנסים לפרויקט מעיין זה הוא התמיכה. אין ספק שניתקל במכשולים בתוך החברה בניהול הפעילות בעזרת התוכנה, חייבים להרגיש שיש ארגון רציני שעומד מאחורינו ויודע לתת תשובות לתקלות בזמן אמת. אין כמעט מערכת שאין לה תקלות (אפילו לפייסבוק יש :-)). לכן מומלץ לברר בטרם אנחנו חותמים על פרויקט מתי זמין מרכז התמיכה והאם ישנן פעולות שדורשות עלות נוספת.
הכנת העובדים
בסוף הכול אנשים בחיים, ה ERP מסמל שינוי במקום העבודה, ובדרך כלל שינויים מעוררים התנגדויות. לכן צריך ליצור הדרכות מסודרות כדי שבראש ובראשונה יבינו כיצד להשתמש בתוכנה. בשלב השני יצטרכו להילחם בהתנגדויות ולעמוד על כך שעובדים רק בדרך הזו. השלב האחרון הוא החשוב ביותר, לוודא שלא חוזרים אחורה ומשתמשים באמצעים הישנים.
איל פרומו
