סריקת מסמכים - ארכיון דיגיטלי כבר עשית? 

עסקים, מוסדות וארגונים צוברים במהלך השנים כמויות עצומות של ניירת ומסמכים. בדרך כלל רוב המסמכים הללו מאוכסנים בקלסרים שמנים המוצבים על ספריות מדפים ברחבי הארגון. לעיתים, כשלארגון יש שפע של מקום, הארגון מקצה חדר או מחסן גדול ובו הוא מאכסן את כל ארכיון המסמכים שלו.

אחסון המסמכים בארכיון דורש משאבי כוח אדם, שטח אכסון, זמן תיוק ושליפה יקרים. במקרה הצורך, כשמחפשים מסמך מסוים, אפשר והחיפוש יארך דקות ארוכות, אם לא למעלה מזה.

כדי לאפשר גישה נוחה ומהירה למסמכים, ארגונים רבים עוברים לשיטת הארכיון הדיגיטלי, ארכיון ממוחשב שנוצר לאחר הליך סריקת מסמכים. הארכיון מבוסס על אינדקס חכם המוגדר לצרכי המשתמש. האינדקס הוא סוג של תוכן עניינים דיגיטלי המאפשר ניהול מסמכים במחשב עם יכולת שליפה ואחזור מהירים.

אם ארגון מסוים ירצה שהמסמכים שלו ינוהלו לפי חשבוניות, תעודות משלוח, משפחות מוצרים או שארגון אחר יחליט לנהל את המסמכים שלו לפי שמות הלקוחות, אזורים וכדומה. כך או כך, בעת הצורך היכולת לשלוף נתונים או מסמכים קשורים לפרמטר הנבחר, תהיה קלה, זמינה ומהירה.

מהו ארכיון דיגיטלי?

ארכיון דיגיטלי משמש לניהול קבצי מסמכים, קבצי תמונות, קבצי ספרים דיגיטליים ועוד. הוא מאפשר העלאת הקבצים וניהולם לפי פרמטרים מסוימים. ארכיון דיגיטלי יכול להיות מיושם בארגונים עסקיים מחד ובבתים פרטיים מאידך. אם אתה חובב ספרות אתה יכול לבצע סריקת ספרים לקובץ דיגיטלי ולאחסן את קבצי הספרים בארכיון הדיגיטלי.

כשתרצה לאתר ספר דיגיטלי במחשב לקריאה או לכל מטרה, תקליד את שם הספר, או מילה מסוימת המופיעה בו ובתוצאות החיפוש שתקבל יופיע קובץ הספר הדיגיטלי הרצוי. באותה המידה אתה יכול לנהל את התמונות הפרטיות שלך במחשב. לאחר שתבצע סריקת תמונות ותיצור את הארכיון הדיגיטלי שלך, אתה תוכל לנהל את התמונות בהתאם להגדרות שתרצה, כך שאיתור תמונה יהיה מהיר וקל.

אחד היתרונות של ארכיון דיגיטלי על ארכיון נייר הוא ביצוע גיבוי מהיר של המידע. ברגע שהמידע הוא דיגיטלי (לצורך העניין קבצי מחשב), כל שיש לעשות הוא להגדיר מתודולוגיית גיבוי קבועה באמצעי הגיבוי הזמינים כיום, תוך פיזור נכון של מדיית הגיבוי במספר מקומות.  דמיינו לעצמכם כיצד יוצרים גיבוי לארכיון מסמכים פיזי המכיל מיליון דפים. אין צורך שתצלם כל דף ותאכסן אותו בארכיון נייר או בבית גניזה, על כל העלויות הנובעות מכך.